Ricevute, notifiche ed esiti della fattura elettronica: la checklist decisionale

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La risposta in breve

Le ricevute e gli esiti delle fatture elettroniche si controllano nel portale 'Fatture e Corrispettivi' dell'Agenzia delle Entrate, nella sezione dedicata alla consultazione delle fatture emesse, trasmesse o ricevute.

Impostando un intervallo di date non superiore a 7 giorni si ottiene l'elenco delle ricevute di scarto, di consegna o di impossibilità di consegna relative a tutte le fatture (o note di variazione) transitate dal Sistema di Interscambio in quel periodo.

È inoltre possibile effettuare una ricerca avanzata con la partita IVA del cliente o del fornitore, oppure con il numero identificativo assegnato alla fattura dal SdI.

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Il contesto normativo e tecnico

Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche tra privati sono definite dal provvedimento n. 433608 del 24 novembre 2022 (come successivamente modificato), pubblicato sul sito dell'Agenzia delle Entrate.

Queste regole tecniche valgono solo per le fatture elettroniche tra privati: per le fatture emesse verso le Pubbliche Amministrazioni restano valide le regole del Decreto Ministeriale n. 55/2013 e le indicazioni del sito www.fatturapa.gov.it.

L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione servizi gratuiti che permettono di predisporre, trasmettere e ricevere le fatture in modo semplice e sicuro, di conservarle nel tempo in maniera conforme, sicura e inalterabile, e di consultare e acquisire la copia originale delle fatture correttamente emesse e ricevute. È sempre possibile, in alternativa, utilizzare software di mercato purché conformi alle specifiche tecniche allegate al provvedimento del 24 novembre 2022.

Per le operazioni verso l'estero, chi decide di non emettere fattura elettronica deve trasmettere i dati tramite il cosiddetto esterometro, con l'eccezione delle operazioni supportate da bolletta doganale e degli acquisti di importo non superiore a 5.000 euro.

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Il flusso operativo passo per passo

Passaggi

1. Predisporre la fattura scegliendo lo strumento coerente con la propria connettività: la procedura web sul portale 'Fatture e Corrispettivi' (richiede connessione), il software scaricabile su PC (funziona anche offline) oppure l'App FatturAE per smartphone e tablet (richiede connessione e si accede con le stesse credenziali del portale).
2. Trasmettere la fattura: se predisposta con il software offline, ci si collega poi al portale per usare la funzione di sola 'Trasmissione' nella sezione 'Fatturazione elettronica e Conservazione', oppure si invia via PEC all'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it. L'App FatturAE consente invece sia di predisporre sia di trasmettere direttamente al SdI.
3. Consultare le ricevute selezionando la voce relativa alle fatture emesse, trasmesse o ricevute, impostando un intervallo di date non superiore a 7 giorni per ottenere l'elenco delle ricevute di scarto, di consegna o di impossibilità di consegna.
4. Verificare l'elenco 'Le tue fatture emesse', che mostra le fatture dell'ultimo trimestre o del periodo selezionato con i dati di sintesi (numero, data, identificativo fiscale, imponibile, imposta, identificativo univoco SdI, applicazione del bollo).
5. Distinguere visivamente le fatture consegnate (simbolo verde di spunta, ricevuta di consegna emessa) da quelle non consegnate ma messe a disposizione sul portale per problemi del canale di ricezione del cliente (simbolo rosso di alert, ricevuta di impossibilità di consegna).
6. Usare la funzione 'Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi' per un controllo più ampio delle ricevute su tutte le fatture transitate dal SdI.

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Esempio ipotetico

Esempio ipotetico: un'impresa emette una fattura tramite l'App FatturAE, autenticandosi con le stesse credenziali del portale Fatture e Corrispettivi. Dopo la trasmissione, il responsabile amministrativo accede alla sezione delle ricevute, imposta un intervallo di 5 giorni e controlla l'elenco 'Le tue fatture emesse': la fattura appare marcata con il simbolo verde di spunta, segno che è stata regolarmente consegnata e che è stata emessa la relativa ricevuta di consegna.

In un secondo caso ipotetico, una fattura risulta marcata con il simbolo rosso di alert perché il canale di ricezione del cliente ha avuto un problema: la fattura è stata comunque messa a disposizione sul portale, con ricevuta di impossibilità di consegna, e va presa in visione dal destinatario.

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Checklist decisionale per il controllo delle ricevute

• Hai scelto lo strumento di predisposizione coerente con la disponibilità di connessione (portale web, software PC offline o App FatturAE)?
• Hai verificato, dopo la trasmissione, se serve completare l'invio dal portale (funzione 'Trasmissione') o se hai usato la PEC all'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it?
• Hai impostato un intervallo di date non superiore a 7 giorni quando consulti le ricevute di scarto, consegna o impossibilità di consegna?
• Hai controllato l'elenco 'Le tue fatture emesse' per verificare i simboli verde (consegnata) e rosso (non consegnata, da prendere in visione)?
• Hai usato la ricerca avanzata per partita IVA, codice fiscale o identificativo SdI quando devi rintracciare una fattura specifica?
• Hai verificato se la fattura riguarda una Pubblica Amministrazione, nel qual caso si applicano le regole del DM 55/2013 e non quelle del provvedimento del 24 novembre 2022?
• Hai considerato l'obbligo di esterometro per le operazioni con l'estero, tenendo conto delle eccezioni per bolletta doganale e acquisti fino a 5.000 euro?

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Come impostare il controllo delle ricevute in un software gestionale

Un'azienda può chiedere al proprio partner software di configurare un flusso che registri, per ogni fattura elettronica, lo stato riportato dal Sistema di Interscambio: predisposta, trasmessa, consegnata o messa a disposizione con impossibilità di consegna. Questa è una scelta operativa suggerita, non una funzione descritta come già presente in un prodotto specifico.

È utile assegnare ruoli chiari: chi predispone la fattura, chi la trasmette (dal portale, da software di mercato conforme alle specifiche tecniche, o via PEC) e chi verifica periodicamente le ricevute con la ricerca per partita IVA o identificativo SdI.

Per la tracciabilità, si può prevedere che ogni controllo delle ricevute (intervallo di date consultato, esito verde/rosso, eventuale ricevuta di scarto) sia registrato con data e responsabile, così da poter ricostruire in ogni momento chi ha verificato cosa e quando.

Un passaggio di revisione periodico (ad esempio settimanale, coerente con il limite di 7 giorni per la consultazione) permette di individuare rapidamente le fatture non consegnate da riprendere in visione, distinguendo i casi verso privati da quelli verso Pubbliche Amministrazioni, che seguono regole diverse.

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Domande frequenti sul controllo di ricevute e notifiche

• Quanto tempo indietro posso consultare le ricevute in un'unica ricerca? Il portale consente di impostare un intervallo di date non superiore a 7 giorni per ottenere l'elenco delle ricevute di scarto, consegna o impossibilità di consegna.
• Cosa significa il simbolo rosso di alert su una fattura emessa? Indica che la fattura non è stata consegnata per problemi del canale di ricezione del cliente, ma è stata messa a disposizione sul portale con una ricevuta di impossibilità di consegna, e va presa in visione.
• Posso trasmettere una fattura senza usare il portale web? Sì: il software per PC permette di predisporre la fattura offline, per poi trasmetterla collegandosi al portale oppure inviandola via PEC all'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.

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Prossimo passo

Rivedi con il tuo team amministrativo quale strumento di predisposizione e trasmissione state usando (portale, software PC o App FatturAE) e verificate insieme, con un intervallo di 7 giorni, l'elenco delle ricevute più recenti per individuare eventuali fatture non consegnate da riprendere in visione.