Fattura e articolo 226: la checklist dei controlli software obbligatori

01

Cosa dice l'articolo 226

L'articolo 226 della direttiva IVA elenca le indicazioni obbligatorie che una fattura deve contenere, salvo disposizioni speciali: data di emissione, numero sequenziale unico, numero di identificazione IVA del cedente o prestatore e, quando previsto, del destinatario. Un sistema gestionale può tradurre questi obblighi in controlli automatici che verificano presenza e coerenza di questi campi prima dell'emissione, riducendo il rischio di fatture incomplete.

02

Da dove nasce l'obbligo

L'obbligo di emettere fattura nasce dall'articolo 220 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi verso altri soggetti passivi o enti non soggetti passivi, incluse le operazioni con acconto. L'articolo 226 fissa poi il contenuto minimo obbligatorio. L'articolo 230 ammette importi in valute diverse, purché l'IVA sia espressa nella moneta nazionale dello Stato membro. L'articolo 232 subordina la fattura elettronica all'accordo del destinatario, salvo deroghe nazionali.

03

Dalle indicazioni obbligatorie ai controlli

Passaggi

1. Verificare che ogni fattura emessa riporti data, numero sequenziale unico e numero IVA del cedente, come richiesto dall'articolo 226.
2. Controllare la coerenza del numero IVA del destinatario quando l'operazione lo richiede.
3. Garantire autenticità dell'origine, integrità del contenuto e leggibilità dall'emissione fino al termine dell'archiviazione, come previsto dall'articolo 233.
4. Predisporre una pista di controllo affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione sottostante.
5. Archiviare copia di ogni fattura emessa e ricevuta secondo l'articolo 244, scegliendo liberamente il luogo di archiviazione secondo l'articolo 245.

04

Esempio ipotetico

Esempio ipotetico: un'azienda che emette fatture elettroniche verso altri soggetti passivi configura un controllo che blocca l'invio se manca il numero sequenziale o il numero IVA del destinatario, e verifica che l'importo IVA sia espresso nella moneta nazionale anche quando il documento è emesso in valuta estera.

05

Checklist dei controlli minimi

• Data di emissione presente e coerente con la numerazione sequenziale (art. 226).
• Numero IVA del cedente/prestatore e, se richiesto, del destinatario (art. 226, art. 220).
• Importo IVA espresso nella moneta nazionale quando la fattura è in valuta estera (art. 230).
• Accordo del destinatario registrato prima dell'invio di fatture elettroniche, salvo deroghe nazionali (art. 232).
• Pista di controllo e archiviazione di ogni copia emessa o ricevuta (art. 233, art. 244).

06

Come un software gestionale può supportare questi controlli

Un'azienda può chiedere al proprio fornitore software di configurare campi obbligatori per data, numero sequenziale e numero IVA, con blocco dell'emissione in caso di dati mancanti, in linea con l'articolo 226. È una scelta operativa, non un obbligo imposto dal software.

Per sostenere la pista di controllo richiesta dall'articolo 233, è utile assegnare ruoli chiari a chi predispone, verifica e archivia la fattura, e conservare un registro delle modifiche. L'archiviazione delle copie, secondo l'articolo 244, può essere organizzata in un repository tracciabile scelto dall'azienda, come previsto dall'articolo 245.

07

In sintesi

• Le indicazioni obbligatorie dell'articolo 226 riguardano data, numero sequenziale, numero IVA del cedente e, se richiesto, del destinatario.
• L'articolo 233 richiede autenticità, integrità e leggibilità della fattura dall'emissione fino al termine dell'archiviazione.
• L'articolo 244 impone l'archiviazione di copie di ogni fattura emessa o ricevuta.

08

Prossimo passo

Prima di automatizzare l'emissione delle fatture, mappa quali campi dell'articolo 226 il tuo gestionale verifica già e quali richiedono un controllo manuale aggiuntivo.

Risultato atteso: Una checklist di controlli software allineata alle indicazioni obbligatorie dell'articolo 226.