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La risposta in breve
Prima di registrare un'operazione, la fattura va verificata su tre piani: autenticità dell'origine, integrità del contenuto e leggibilità, mantenute dall'emissione fino al termine del periodo di archiviazione. Questo si realizza con controlli di gestione che creano una pista di controllo affidabile tra la fattura e la cessione o prestazione sottostante.
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Perché la direttiva IVA lo richiede
Ogni soggetto passivo deve tenere una contabilità sufficientemente dettagliata da consentire l'applicazione dell'IVA e il suo controllo da parte dell'amministrazione fiscale, oltre ad archiviare copie delle fatture emesse e ricevute in un luogo che consenta l'accesso senza indugio alle autorità competenti.
La dichiarazione IVA deve contenere tutti i dati necessari a determinare l'imposta esigibile, le detrazioni e le operazioni esenti, entro un termine fissato dagli Stati membri non superiore a due mesi dalla scadenza del periodo d'imposta.
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La sequenza di verifica
Passaggi
- Confermare l'identità del fornitore o dell'emittente della fattura (autenticità dell'origine).
- Verificare che il contenuto richiesto dalla direttiva non sia stato alterato dall'emissione.
- Controllare che la fattura sia leggibile e resti tale fino al termine dell'archiviazione.
- Applicare controlli di gestione che collegano la fattura alla cessione o prestazione reale.
- Per lotti di fatture elettroniche allo stesso destinatario, verificare che i dati comuni siano accessibili per ciascuna fattura.
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Un caso ipotetico
Un'azienda riceve un lotto di fatture elettroniche dallo stesso fornitore. Le indicazioni comuni vengono menzionate una sola volta, purché per ogni fattura l'intera informazione resti accessibile. L'amministrazione verifica autenticità e integrità tramite firma elettronica avanzata o trasmissione EDI, poi archivia le copie in un luogo che garantisca l'accesso rapido alle autorità competenti, prima di procedere alla registrazione.
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Checklist prima della registrazione
- Identità del fornitore o emittente confermata (autenticità dell'origine).
- Contenuto della fattura non alterato dall'emissione.
- Leggibilità garantita dall'emissione al termine dell'archiviazione.
- Copie archiviate e accessibili senza indugio alle autorità competenti.
- Dati necessari alla dichiarazione IVA (imposta, detrazioni, operazioni esenti) individuati.
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Come impostare i controlli con un partner software
Un'azienda può chiedere al proprio partner software di configurare ruoli distinti per chi verifica l'identità del fornitore, chi controlla l'integrità del contenuto e chi conferma la leggibilità nel tempo, con tracciabilità delle verifiche svolte prima della registrazione. È una scelta operativa suggerita, non un requisito derivante dal prodotto: la responsabilità di stabilire il modo in cui garantire autenticità, integrità e leggibilità resta del soggetto passivo.
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Domande frequenti sul processo
Chi stabilisce il metodo di verifica? Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare autenticità, integrità e leggibilità della fattura, cartacea o elettronica.
Cosa succede con i lotti di fatture allo stesso destinatario? Le indicazioni comuni possono essere menzionate una sola volta, se ogni fattura resta interamente accessibile.
Qual è il termine massimo per la dichiarazione IVA? Non può superare di oltre due mesi la scadenza del periodo d'imposta stabilito dallo Stato membro.
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Prossimo passo
Definisci con il tuo team quali ruoli verificano origine, contenuto e leggibilità di ciascuna fattura prima della registrazione, e verifica con un professionista i termini di recepimento nazionale della direttiva applicabili alla tua azienda.
FAQ
Domande frequenti
Quali tre verifiche vanno fatte su ogni fattura prima di registrarla?
Autenticità dell'origine, integrità del contenuto e leggibilità, garantite dall'emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura.
Come si gestisce un lotto di fatture elettroniche allo stesso destinatario?
Le indicazioni comuni alle diverse fatture possono essere menzionate una sola volta, a condizione che per ogni fattura l'intera informazione resti accessibile.
Entro quando va presentata la dichiarazione IVA relativa al periodo verificato?
Entro un termine fissato dallo Stato membro, che non può superare di oltre due mesi la scadenza del periodo d'imposta.
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