Wie man eine Dokumentenprüfung vor der Erfassung eines Umsatzes organisiert

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Die kurze Antwort

Vor der Erfassung eines Umsatzes muss die Rechnung auf drei Ebenen geprüft werden: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit, die von der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben müssen. Dies wird durch Geschäftskontrollen erreicht, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Lieferung oder Dienstleistung schaffen.

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Warum die MwSt-Richtlinie dies verlangt

Jeder Steuerpflichtige muss eine Buchführung führen, die detailliert genug ist, um die Anwendung der MwSt und ihre Kontrolle durch die Steuerbehörde zu ermöglichen, und muss Kopien der ausgestellten und erhaltenen Rechnungen an einem Ort archivieren, der den zuständigen Behörden unverzüglichen Zugang ermöglicht.

Die MwSt-Erklärung muss alle Angaben enthalten, die zur Bestimmung der geschuldeten Steuer, der vorzunehmenden Abzüge und der befreiten Umsätze notwendig sind, innerhalb einer von den Mitgliedstaaten festgelegten Frist von höchstens zwei Monaten nach Ablauf des Steuerzeitraums.

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Die Prüfabfolge

Schritte

1. Die Identität des Lieferanten oder Rechnungsausstellers bestätigen (Echtheit der Herkunft).
2. Prüfen, dass der von der Richtlinie geforderte Inhalt seit der Ausstellung nicht verändert wurde.
3. Kontrollieren, dass die Rechnung lesbar ist und bis zum Ende der Aufbewahrung bleibt.
4. Geschäftskontrollen anwenden, die die Rechnung mit der tatsächlichen Lieferung oder Dienstleistung verknüpfen.
5. Bei Sammelrechnungen elektronischer Rechnungen an denselben Empfänger prüfen, dass gemeinsame Daten für jede Rechnung zugänglich sind.

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Ein hypothetischer Fall

Ein Unternehmen erhält eine Sammlung elektronischer Rechnungen desselben Lieferanten. Gemeinsame Angaben werden nur einmal genannt, sofern für jede Rechnung die gesamte Information zugänglich bleibt. Die Verwaltung prüft Echtheit und Unversehrtheit durch fortgeschrittene elektronische Signatur oder EDI-Übertragung und archiviert die Kopien anschließend an einem Ort, der den zuständigen Behörden schnellen Zugang garantiert, bevor die Erfassung erfolgt.

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Checkliste vor der Erfassung

• Identität des Lieferanten oder Ausstellers bestätigt (Echtheit der Herkunft).
• Rechnungsinhalt seit Ausstellung unverändert.
• Lesbarkeit von der Ausstellung bis zum Ende der Archivierung gewährleistet.
• Kopien archiviert und den zuständigen Behörden unverzüglich zugänglich.
• Für die MwSt-Erklärung erforderliche Daten (Steuer, Abzüge, befreite Umsätze) identifiziert.

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Kontrollen mit einem Softwarepartner einrichten

Ein Unternehmen kann seinen Softwarepartner bitten, getrennte Rollen einzurichten für diejenigen, die die Identität des Lieferanten prüfen, diejenigen, die die Unversehrtheit des Inhalts kontrollieren, und diejenigen, die die Lesbarkeit über die Zeit bestätigen, mit Nachvollziehbarkeit der vor der Erfassung durchgeführten Prüfungen. Dies ist eine vorgeschlagene organisatorische Entscheidung, keine Produktanforderung: Die Verantwortung dafür, wie Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet werden, bleibt beim Steuerpflichtigen.

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Häufige Fragen zum Prozess

Wer legt die Prüfmethode fest? Jeder Steuerpflichtige legt fest, wie er die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung, ob Papier oder elektronisch, gewährleistet.

Was passiert bei Sammelrechnungen an denselben Empfänger? Gemeinsame Angaben können nur einmal genannt werden, wenn jede Rechnung vollständig zugänglich bleibt.

Wie lautet die Höchstfrist für die MwSt-Erklärung? Sie darf das Ende des vom Mitgliedstaat festgelegten Steuerzeitraums um höchstens zwei Monate überschreiten.

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Nächster Schritt

Legen Sie mit Ihrem Team fest, welche Rollen Herkunft, Inhalt und Lesbarkeit jeder Rechnung vor der Erfassung prüfen, und klären Sie mit einem Fachmann die für Ihr Unternehmen geltenden nationalen Umsetzungsfristen der Richtlinie.