Privacy dei servizi Google

1. Informazioni generali

Questa informativa descrive come BETA Technologies SRL, titolare per i trattamenti di propria competenza, raccoglie, utilizza, conserva, protegge e condivide i dati personali degli utenti del gestionale ERP Nebulas.

Nebulas è destinato principalmente a imprese, professionisti e organizzazioni. Gestisce clienti e fornitori, preventivi, ordini, fatturazione, pagamenti, prodotti, servizi, magazzino, documenti, comunicazioni e appuntamenti e può integrarsi con Google Authentication, Gmail, Google Drive e Google Calendar.

2. Titolare del trattamento

3. Ruoli privacy nell’uso di Nebulas

Per i dati inseriti dagli utenti per conto della propria organizzazione, il cliente Nebulas determina normalmente finalità e mezzi essenziali e agisce da titolare. BETA Technologies SRL opera normalmente come responsabile ai sensi dell’articolo 28 GDPR, sulla base del contratto e dell’accordo sul trattamento applicabili.

Per finalità proprie, tra cui gestione contrattuale, sicurezza della piattaforma, amministrazione degli account e adempimenti di legge, BETA Technologies SRL opera come titolare autonomo.

4. Categorie di dati trattati

I dati dell’account comprendono nome, contatti, organizzazione, ruolo, permessi, identificativi di autenticazione, preferenze ed eventi di accesso. I dati aziendali possono comprendere dati identificativi, fiscali e di contatto; preventivi, ordini, contratti, fatture e pagamenti; prodotti, magazzino, documenti, note, comunicazioni e appuntamenti.

I dati tecnici e di sicurezza includono IP e sessione, browser e dispositivo, date delle operazioni, funzioni utilizzate, log di autenticazione e sincronizzazione, eventi di sicurezza, errori e diagnostica. Le richieste di assistenza possono includere contatti, comunicazioni, screenshot, file e informazioni tecniche necessarie alla risoluzione.

Il cliente è responsabile della liceità, esattezza, pertinenza e aggiornamento dei dati inseriti e delle informazioni fornite agli interessati.

5. Dati ottenuti tramite Google e Google Workspace

Gli utenti possono collegare un account Google tramite OAuth 2.0 e OpenID Connect per autenticarsi e abilitare integrazioni specifiche. L’accesso avviene solo dopo che la schermata di consenso Google ha mostrato i permessi richiesti e l’utente li ha autorizzati. Nebulas richiede solo gli ambiti necessari alle funzioni abilitate.

5.1 Autenticazione Google

“Accedi con Google” può fornire l’identificativo univoco dell’account, nome, email verificata, immagine del profilo e informazioni di base mostrate nella schermata di consenso. Nebulas usa questi dati per identificare l’utente, creare o associare l’account, gestire la sessione e prevenire accessi non autorizzati. Non riceve né conserva la password Google.

5.2 Gmail

Nei limiti degli ambiti autorizzati, Nebulas può accedere a mittenti e destinatari, oggetto e corpo, intestazioni, metadati, date, etichette, stato, conversazioni, identificativi, allegati, bozze e informazioni necessarie all’invio.

Le funzioni abilitate possono mostrare e cercare messaggi aziendali, associarli ai record ERP, importare contenuti selezionati, creare bozze, inviare, rispondere o inoltrare, aggiornare etichette o stato e sincronizzare le informazioni necessarie.

I dati Gmail non vengono usati per pubblicità personalizzata, vendita, profilazione commerciale non richiesta, valutazione del merito creditizio o addestramento generale di modelli di IA. Messaggi e allegati sono conservati solo quando richiesti da una funzione o associati a un record aziendale.

5.3 Google Drive

Nei limiti autorizzati, Nebulas può accedere a nomi, identificativi, tipi, dimensioni, date, proprietari, condivisioni, metadati, link, struttura delle cartelle e contenuto dei file selezionati, creati o accessibili.

Le funzioni abilitate possono selezionare, importare, associare, creare, esportare, aggiornare, sostituire, condividere o cancellare espressamente file. Dove possibile, l’accesso è limitato ai file creati o selezionati tramite l’applicazione, ad esempio con l’ambito drive.file e gli strumenti di selezione Google.

5.4 Google Calendar

Nei limiti autorizzati, Nebulas può accedere a nomi e impostazioni dei calendari e a titoli, descrizioni, date, orari, fusi orari, luoghi, organizzatori, partecipanti, risposte, disponibilità, ricorrenze, promemoria, allegati, collegamenti per videoconferenza e identificativi degli eventi.

Le funzioni abilitate possono mostrare disponibilità, sincronizzare, creare, modificare o cancellare eventi, invitare partecipanti, aggiornare risposte, gestire ricorrenze e associare eventi ad attività o record aziendali.

5.5 Token e autorizzazioni

Per mantenere attive le integrazioni, Nebulas può conservare in modo protetto token di accesso e refresh, identificativi dell’account, ambiti concessi, stato dell’integrazione, data dell’ultima sincronizzazione ed errori tecnici. I token sono usati solo con le API Google autorizzate.

6. Finalità e basi giuridiche

7. Uso e protezione dei dati Google

L’uso delle informazioni ricevute dalle API Google rispetta la Google API Services User Data Policy e i requisiti Limited Use. I dati Google servono esclusivamente a fornire o migliorare funzioni richieste e visibili nell’applicazione.

• Sono richiesti solo i permessi necessari.
• I dati Google non sono venduti, ceduti a data broker o piattaforme pubblicitarie, né usati per pubblicità personalizzata o finalità incompatibili.
• L’accesso interno è limitato alle persone e ai sistemi che ne hanno effettiva necessità.
• I dati sono conservati solo per il tempo necessario e poi cancellati o anonimizzati, salvo obblighi di legge o contrattuali.

7.1 Accesso umano e intelligenza artificiale

Il personale non accede normalmente ai contenuti di email, file o calendari Google. L’accesso umano può avvenire solo con consenso esplicito per l’assistenza, per risolvere un problema segnalato, indagare su incidenti o frodi, adempiere a un obbligo di legge o su dati aggregati o anonimizzati.

I dati Google non sono usati per addestrare modelli di IA generalisti. Se una funzione di IA richiesta dall’utente tratta dati Google, il trattamento è limitato alla funzione e ai dati necessari e i fornitori sono vincolati a obblighi di protezione e limitazione d’uso. L’addestramento richiederebbe un consenso separato ed esplicito e l’aggiornamento dell’informativa.

8. Destinatari e condivisione

I responsabili sono nominati quando richiesto. I dati Google non sono trasferiti a piattaforme pubblicitarie, data broker o soggetti che li usano per proprie finalità commerciali indipendenti.

• Fornitori di hosting, cloud, backup e sicurezza.
• Google, per autenticazione e API autorizzate.
• Fornitori di email, comunicazione, monitoraggio e assistenza.
• Consulenti tecnici, legali, fiscali e amministrativi.
• Società collegate o partner coinvolti nell’erogazione.
• Autorità pubbliche, giudiziarie o di controllo quando previsto dalla legge.

9. Trasferimenti internazionali

Quando fornitori trattano dati fuori dallo Spazio economico europeo, il titolare applica le garanzie degli articoli 44 e seguenti GDPR, tra cui decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard, Data Privacy Framework se applicabile e misure supplementari.

10. Modalità e sicurezza

Nessun sistema garantisce sicurezza assoluta. Gli utenti devono proteggere le credenziali, utilizzare dispositivi affidabili e segnalare tempestivamente sospetti accessi non autorizzati.

• Cifratura HTTPS/TLS e protezione di credenziali, segreti e token OAuth.
• Autenticazione, accessi per ruolo e separazione logica tra clienti.
• Log, monitoraggio, backup, ripristino e continuità operativa.
• Aggiornamenti, gestione vulnerabilità e incidenti e limitazione degli accessi amministrativi.

11. Tempi di conservazione

12. Revoca delle autorizzazioni Google

L’utente può revocare le autorizzazioni dalle impostazioni di Nebulas, disconnettendo l’account, dalle impostazioni di sicurezza Google o tramite il portale di assistenza. I nuovi accessi e le sincronizzazioni cessano e i token vengono revocati o cancellati.

La revoca non cancella automaticamente l’account Nebulas o le informazioni importate che fanno parte di registrazioni aziendali, contabili o soggette a conservazione legale.

13. Cancellazione dell’account e dei dati Google

La cancellazione può essere richiesta tramite il portale di assistenza. Verificate identità e autorità, Nebulas, ove applicabile, revoca i token, disconnette l’account, ferma le sincronizzazioni, cancella o anonimizza i dati non più necessari, elimina le copie temporanee secondo i cicli tecnici e conferma l’esecuzione.

Alcune informazioni possono essere conservate per obblighi contabili, fiscali o legali, istruzioni del cliente, tutela dei diritti, prevenzione delle frodi, sicurezza o rotazione dei backup.

14. Conferimento dei dati

I dati necessari a registrazione, autenticazione ed erogazione sono obbligatori. Il collegamento dei singoli servizi Google è facoltativo, salvo che una funzione acquistata o configurata ne dipenda.

15. Diritti degli interessati

Nei casi previsti, gli interessati possono chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità, revoca del consenso e tutela rispetto a decisioni unicamente automatizzate. Le richieste possono essere presentate tramite assistenza e può essere verificata l’identità. Se il titolare è il cliente, la richiesta può dover essere rivolta o inoltrata al cliente.

16. Reclamo all’autorità di controllo

L’interessato può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità dello Stato membro in cui vive o lavora. Restano disponibili i rimedi giudiziari.

17. Cookie e tecnologie simili

Nebulas può usare tecnologie strettamente necessarie per autenticazione, sessioni, sicurezza, preferenze tecniche, prevenzione delle frodi e funzionamento. Analytics o profilazione non essenziali sono usati solo nel rispetto della legge e, quando richiesto, previo consenso.

18. Minori

Nebulas è destinato a imprese, professionisti e utenti autorizzati in ambito organizzativo e non è rivolto specificamente ai minori. Il cliente che inserisce dati di minori deve disporre di una base giuridica adeguata e rispettare gli obblighi applicabili.

19. Servizi e link di terze parti

I servizi esterni svolgono trattamenti autonomi secondo i propri termini e informative. L’uso dei servizi Google comporta anche trattamenti di Google secondo le condizioni applicabili all’account dell’utente.

20. Modifiche all’informativa

Il titolare può aggiornare la policy per cambiamenti normativi, funzionali, tecnici, organizzativi, dei fornitori o dei trattamenti. Saranno pubblicate versione e data correnti e le modifiche sostanziali potranno essere comunicate tramite Nebulas, email o altri canali appropriati.