Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Zahlung: die Kette, die die Unternehmenssoftware zusammenhalten muss

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Warum die Dokumentenkette wichtiger ist, als es scheint

Ein Auftrag, der sich in E-Mails verliert, ein Lieferschein, der die passende Rechnung nicht findet, eine Zahlung, die niemand dem richtigen Dokument zuordnet: Das sind die Reibungspunkte, die ein Unternehmen langsamer machen, als es sein müsste. Nebulas ERP verbindet Kunden, Lieferanten, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungen, Lagerbestand, Analysen und Projekte im selben Arbeitsablauf. Daten, Positionen, Preise, Bedingungen und Beziehungen zwischen Dokumenten begleiten die Arbeit vom ersten Angebot bis zum Zahlungsabschluss. Module, Berechtigungen, Ausdrucke, Regeln und Integrationen werden rund um die Prozesse des Unternehmens konfiguriert, sodass die Verkaufskette für alle nachvollziehbar bleibt, die sie täglich verfolgen, vom Vertrieb bis zur Verwaltung.

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Die fünf Schritte des Verkaufszyklus

Schritte

1. Das Angebot eröffnet den Zyklus: Positionen, Preise und Bedingungen werden erfasst und bleiben mit allen nachfolgenden Dokumenten des Kunden verknüpft.
2. Der Auftrag übernimmt die Daten des bestätigten Angebots und hält Preise und Bedingungen entlang der gesamten Dokumentenkette konsistent.
3. Der Lieferschein erfasst die Lieferung und aktualisiert automatisch die mit dem ursprünglichen Auftrag verknüpfte Lagerbewegung.
4. Die elektronische Rechnung entsteht aus den vorherigen Dokumenten, wobei Positionen und Beziehungen bis zur endgültigen Zahlung nachvollziehbar bleiben.
5. Die Zahlung schließt den Zyklus ab und aktualisiert Fälligkeitsplan, Kassenbuch und Kundenhistorie.

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Was vor der Verknüpfung der Dokumente nötig ist

Voraussetzungen

• Aktivierte Module für Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Lagerbestand und Analysen, die mit demselben Ablauf verbunden sind.
• Definierte Rollen und Berechtigungen für alle, die jedes Dokument erstellen, genehmigen, ändern und abschließen.
• Konfigurierte Preislisten, Vorlagen und Regeln, um Preise und Bedingungen im gesamten Zyklus konsistent zu halten.
• Eingerichtete benutzerdefinierte Felder für die spezifischen Informationen, die von den Unternehmensprozessen benötigt werden.
• Verbundene Integrationen und APIs zu externen Diensten, die für den Dokumentenfluss nützlich sind, falls erforderlich.

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Ein hypothetischer Fall: vom wiederkehrenden Auftrag zur Zahlung

Hypothetisches Beispiel: Ein Vertriebsunternehmen erhält einen wiederkehrenden Auftrag von einem Stammkunden. Das bereits genehmigte Angebot erzeugt den Auftrag mit denselben vereinbarten Bedingungen. Der Lieferschein begleitet die Lieferung und aktualisiert automatisch Wareneingänge und -ausgänge. Die elektronische Rechnung wird erstellt, gesendet und über das Austauschsystem überwacht, mit Status und Benachrichtigungen nahe am Dokumentenzyklus. Die Zahlung wird erfasst, und der Fälligkeitsplan aktualisiert sich zusammen mit dem Kassenbuch. Jeder Schritt bleibt mit dem vorherigen verknüpft, sodass diejenigen, die den Kunden betreuen, die gesamte Kette vom ersten Angebot bis zum Zahlungsabschluss nachvollziehen können, ohne Informationen in getrennten Werkzeugen suchen zu müssen.

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Was zu prüfen ist, um die Kette stabil zu halten

• Prüfen, ob der Fälligkeitsplan die tatsächlichen Zahlungs- und Einzugsfristen widerspiegelt, die in den Dokumenten erfasst sind.
• Status und Benachrichtigungen der über das Austauschsystem gesendeten und empfangenen elektronischen Rechnungen für jeden Fall kontrollieren.
• Lagerverfügbarkeit mit zu erledigenden Aufträgen und aktualisierten reservierten Mengen vergleichen.
• Kosten- und Erlösstellen sowie Umsatzsteuerübersichten regelmäßig auf Konsistenz der Daten überprüfen.
• Prüfen, ob automatische Lagerbewegungen den im Zyklus ausgestellten und empfangenen Lieferscheinen entsprechen.

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Wie Nebulas ERP den Ablauf konkret unterstützt

Nebulas ERP erstellt, sendet, empfängt und überwacht elektronische XML-Rechnungen über das Austauschsystem für unterstützte Fälle im öffentlichen Sektor, im Geschäftskundenbereich und im Endkundenbereich, wobei Status, Benachrichtigungen, Suche und Verlauf nahe am Dokumentenzyklus bleiben. Wareneingänge, -ausgänge, Korrekturen und automatische Bewegungen aktualisieren Verfügbarkeit, reservierte Mengen, zu erledigende Aufträge und Verlauf, während Nachbestellungs- und Wareneingangsvorschläge den Bedarf mit dem Lieferantenzyklus verknüpfen. Fälligkeitsplan, Zahlungseingänge, Zahlungen, Mahnungen, Kassenbuch, Kosten- und Erlösstellen, Umsatzsteuerübersichten, Widgets und Analysen machen Verwaltungstätigkeiten und operative Ergebnisse über den gesamten Verkaufszyklus hinweg nachvollziehbar.

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Wie man den Ablauf Schritt für Schritt einrichtet

Schritte

1. Die für den Verkaufszyklus nützlichen Module aktivieren: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Lagerbestand und Analysen.
2. Rollen und Berechtigungen für jede Phase des Dokumentenprozesses konfigurieren, vom Angebot bis zur Zahlung.
3. Preislisten, Vorlagen und Regeln einrichten, um Preise und Bedingungen in den Dokumenten konsistent zu halten.
4. Externe Dienste über verfügbare Integrationen und APIs verbinden, falls für den Arbeitsablauf nützlich.
5. Daten importieren oder exportieren, um Stammdaten, Preislisten und Dokumente im Zeitverlauf konsistent zu halten.

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Der nächste Schritt

Wer sehen möchte, wie Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Zahlung in einem einzigen Arbeitsablauf verbunden bleiben, kann einen Überblick über Nebulas ERP anfordern und bewerten, welche Module für den eigenen Verkaufszyklus zu aktivieren sind. Rollen, Berechtigungen, Preislisten und Regeln rund um bestehende Prozesse zu konfigurieren, ist der erste Schritt, um die Dokumentenkette für das gesamte Unternehmen nachvollziehbar zu machen, vom Vertrieb bis zur Verwaltung, ohne verstreute Informationen in verschiedenen Werkzeugen suchen zu müssen.