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Was man durch die korrekte Verbindung von Stunden und Projekt erhält

Wer Stunden mit Bezug auf ein Projekt und eine WBS-Aktivität erfasst, erhält überprüfbare Ist-Werte: Man weiß, wie viel gearbeitet wurde, an welcher Phase und mit welcher Abweichung gegenüber dem geplanten Stundenbudget in der Projektstruktur.

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Wie die Verbindung zwischen Stunden und Projekt funktioniert

Schritte

  1. Die Zeiterfassung organisiert Einträge nach Datum, Projekt und WBS-Aktivität.
  2. Jede WBS-Aktivität trägt Verantwortlichkeit, Status, Priorität, Termine, Meilensteine und Stundenbudget.
  3. Tages-, Wochen- und Monatsansichten zeigen Details und Summen der Ist-Werte.
  4. Der Auftrag behält während der gesamten Erfassung den Kontext von Kunde, Personen, Zuweisungen und Tags.

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Was vor der Stundenerfassung nötig ist

Voraussetzungen

  • Ein im Projektregister vorhandener Auftrag mit definiertem Status und Kunde.
  • Eine Work Breakdown Structure mit Phasen, Unterphasen und zugewiesenen Aktivitäten.
  • Stundenbudget und Meilensteine, die für die zu erfassenden Aktivitäten festgelegt sind.
  • Autorisierter Plattformzugang für die Personen, die Stunden erfassen.

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Hypothetisches Beispiel: Wochenist-Werte einer Phase

Annahme: Ein Team arbeitet an einer WBS-Phase mit definiertem Stundenbudget. Jede Person erfasst Stunden in der Zeiterfassung unter Angabe von Projekt und Aktivität. In der Wochenansicht vergleicht die verantwortliche Person die erfassten Gesamtstunden mit dem Stundenbudget der Phase und prüft den Fortschrittsstatus auf dem Board.

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Was zu prüfen ist, um die Daten verlässlich zu halten

  • Stunden werden auf das richtige Projekt und die richtige WBS-Aktivität erfasst, nicht allgemein.
  • Die Stundensumme in der Wochen- oder Monatsansicht entspricht dem Erwarteten.
  • Der Fortschritt der Aktivität auf dem Board ist mit den erfassten Stunden konsistent.
  • Kunde, Personen und Zuweisungen des Auftrags bleiben im Zeitverlauf konsistent.

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Wie man Rollen, Nachverfolgbarkeit und Prüfung der Zeiterfassung festlegt

Ein Unternehmen kann festlegen, wer Stunden erfasst, wer sie prüft und wie oft die Ist-Werte mit dem WBS-Stundenbudget verglichen werden. Dies ist eine zu konfigurierende betriebliche Entscheidung, keine Produktbeschränkung.

Es ist sinnvoll festzulegen, wer Zugang zu den Tages-, Wochen- und Monatsansichten hat und wer die Konsistenz zwischen erfassten Stunden, WBS-Aktivität und Board-Status prüft, wobei die Nachverfolgbarkeit der Einträge erhalten bleibt.

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Praktische Schritte für verlässliche Ist-Werte

Schritte

  1. Prüfen, ob jede WBS-Aktivität ein Stundenbudget, eine verantwortliche Person und einen aktuellen Status hat.
  2. Das Team bitten, Stunden immer unter Angabe von Projekt und konkreter Aktivität zu erfassen.
  3. Wöchentlich die Zeiterfassungsansicht prüfen, um Summen und Stundenbudget zu vergleichen.
  4. Vor Abschluss der Phase den Board-Status der Aktivität mit den erfassten Stunden abgleichen.

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Nächster Schritt

Organisieren Sie die WBS des nächsten Auftrags mit einem Stundenbudget pro Phase und richten Sie dann eine wöchentliche Prüfung der Zeiterfassung ein, um die Ist-Werte stets lesbar zu halten.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Werden Stunden nur auf das Projekt oder auch auf die konkrete Aktivität erfasst?

Die Zeiterfassung organisiert Einträge nach Datum, Projekt und WBS-Aktivität, sodass jede Stunde sowohl mit dem Auftrag als auch mit der konkreten Aktivität verbunden ist.

Wie prüft man, ob die Ist-Werte das geplante Stundenbudget einhalten?

Die Tages-, Wochen- und Monatsansichten der Zeiterfassung zeigen Details und Summen, die mit dem in der WBS definierten Stundenbudget verglichen werden können.

Bleibt der Auftragskontext bei der Stundenerfassung verbunden?

Ja, der Auftrag behält den Kontext von Kunde, Personen, Zuweisungen, Typen, Status und Tags und respektiert dabei den autorisierten Zugang während der gesamten Erfassung.

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Quellen und Prüfung