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Was es bedeutet, einen Beleg vor der Erfassung zu prüfen
Die Mehrwertsteuerrichtlinie verlangt, dass jede Rechnung, ob papierbasiert oder elektronisch, die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist bewahrt. Einen Beleg vor der Erfassung zu prüfen bedeutet, diese drei Bedingungen zu kontrollieren und sie mit einem verlässlichen Prüfpfad zum zugrunde liegenden Vorgang zu verknüpfen.
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Warum die Richtlinie dies verlangt
Jeder Steuerpflichtige muss eine Buchführung führen, die hinreichend detailliert ist, um die Anwendung der Mehrwertsteuer und ihre Kontrolle durch die Finanzverwaltung zu ermöglichen. Diese Pflicht macht einen Prüfschritt erforderlich, bevor ein Beleg in die Bücher eingeht, denn ein vorgelagerter Fehler setzt sich in der periodischen Erklärung fort.
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Die Prüfabfolge
Schritte
- Echtheit der Herkunft prüfen: die Identität des Lieferanten oder Ausstellers der Rechnung nachweisen.
- Unversehrtheit des Inhalts prüfen: sicherstellen, dass die erforderlichen Angaben nicht verändert wurden.
- Lesbarkeit prüfen und den Prüfpfad zwischen Rechnung und entsprechender Lieferung oder Dienstleistung rekonstruieren.
- Den Beleg mit der detaillierten Buchführung verknüpfen, die für die Anwendung und Kontrolle der Mehrwertsteuer erforderlich ist.
- Die Aufbewahrung der Kopie am festgelegten Ort vorbereiten, bereit für eine etwaige Anfrage der zuständigen Behörde.
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Ein hypothetischer Fall
Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen erhält eine elektronische Rechnung, die per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird. Vor der Erfassung prüft die Buchhaltungsverantwortliche, ob die Übermittlungsvereinbarung Verfahren vorsieht, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten, und bewahrt die Kopie anschließend gemäß den vom Niederlassungsmitgliedstaat festgelegten Bedingungen auf.
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Checkliste vor der Erfassung
- Identität des Ausstellers geprüft und dokumentiert.
- Inhalt der Rechnung als unverändert bestätigt.
- Prüfpfad zwischen Rechnung und Vorgang rekonstruierbar.
- Kopie am festgelegten Ort gespeichert und den Behörden ohne Verzögerung zugänglich.
- Daten bereit zur Aufnahme in die Umsatzsteuererklärung innerhalb der vom Mitgliedstaat festgelegten Frist.
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Wie Software diese Prüfung unterstützen kann
Ein Unternehmen kann seinen Softwarepartner bitten, einen Ablauf einzurichten, der für jeden ausstehenden Beleg festhält, wer die Identität des Ausstellers geprüft hat, wer die Unversehrtheit des Inhalts bestätigt hat und wo die gespeicherte Kopie aufbewahrt wird. Dies ist eine empfohlene operative Entscheidung, keine aus der Software selbst entstehende Pflicht: Die Verantwortung für die Prüfung bleibt bei den festgelegten betrieblichen Rollen, mit Nachvollziehbarkeit der Freigaben, bevor der Beleg zur Erfassung übergeht.
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Häufige Fragen zur Prüfabfolge
Die Prüfung betrifft sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen, da die Richtlinie Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit für beide Formen verlangt.
Die mit der Rechnung verknüpfte detaillierte Buchführung dient dazu, die Steuer anwendbar und für die Finanzverwaltung kontrollierbar zu machen.
Die gespeicherte Kopie muss den zuständigen Behörden ohne Verzögerung zur Verfügung stehen, am Ort, den der Steuerpflichtige festlegt.
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Punkte zum Merken
- Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen von der Ausstellung bis zum Ende der gesamten Aufbewahrungsfrist geprüft werden.
- Der Prüfpfad verknüpft die Rechnung stets mit dem tatsächlichen Vorgang.
- Die Aufbewahrung muss den zuständigen Behörden ohne Verzögerung zugänglich bleiben.
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Nächster Schritt
Erfassen Sie die an der Belegprüfung Ihres Unternehmens beteiligten Rollen und fragen Sie Ihren Softwarepartner, wie jeder Schritt vor der Erfassung nachvollziehbar gemacht werden kann.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Gilt die Belegprüfung nur für elektronische Rechnungen?
Nein: Die Richtlinie verlangt Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sowohl für Papier- als auch für elektronische Rechnungen, von der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrung.
Was muss vor der Erfassung mit der Rechnung verknüpft werden?
Sie muss mit der detaillierten Buchführung verknüpft werden, die für die Anwendung und Kontrolle der Mehrwertsteuer durch die Finanzverwaltung erforderlich ist.
Wo muss die gespeicherte Kopie verfügbar sein?
Sie muss den zuständigen Behörden ohne Verzögerung zur Verfügung gestellt werden, am Ort, den der Steuerpflichtige gemäß den vom Mitgliedstaat festgelegten Bedingungen bestimmt.
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