Artikel 226 der MwSt-Richtlinie: welche Rechnungsdaten in Software-Kontrollen übersetzt werden müssen

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Was Artikel 226 vorschreibt und was die Software prüfen muss

Artikel 226 der MwSt-Richtlinie listet die Angaben auf, die eine Rechnung enthalten muss: Ausstellungsdatum, eindeutige fortlaufende Nummer, MwSt-Identifikationsnummer des Lieferanten und, wenn vorgeschrieben, MwSt-Identifikationsnummer des Erwerbers. Ein Rechnungssystem muss diese Pflichten in automatische Kontrollen übersetzen, die das Vorhandensein und die Konsistenz jeder Angabe vor der Buchung prüfen.

Hinzu kommen die Regeln zur Währung des MwSt-Betrags, zur Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Rechnung und zur Gewährleistung der Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit des Dokuments vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist.

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Warum diese Daten im MwSt-Prozess wichtig sind

Die Rechnungspflicht betrifft Lieferungen von Gegenständen und Dienstleistungen an einen anderen Steuerpflichtigen oder an eine nichtsteuerpflichtige juristische Person, einschließlich innergemeinschaftlicher Lieferungen und vor der Leistung erhaltener Anzahlungen.

Jeder Steuerpflichtige muss außerdem eine ausreichend detaillierte Buchführung führen, die die Anwendung der MwSt und deren Kontrolle durch die Steuerverwaltung ermöglicht, und muss Kopien ausgestellter und erhaltener Rechnungen aufbewahren.

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Kontrollablauf vor der Buchung

Schritte

1. Prüfen, dass jede Rechnung Ausstellungsdatum und eindeutige fortlaufende Nummer vor der Buchung aufweist.
2. Vorhandensein der MwSt-Identifikationsnummer des Lieferanten und, wenn erforderlich, des Erwerbers prüfen.
3. Den MwSt-Betrag zum vorgesehenen Kurs in die Landeswährung umrechnen, wenn die Rechnung in einer anderen Währung ausgestellt ist.
4. Die Zustimmung des Empfängers zur Nutzung der elektronischen Rechnung erfassen, vorbehaltlich der vom Mitgliedstaat vorgesehenen Ausnahmen.
5. Geschäftskontrollen einrichten, die eine verlässliche Prüfspur zwischen Rechnung und zugrunde liegendem Vorgang schaffen.

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Hypothetisches Beispiel einer automatischen Prüfung

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen, das Dienstleistungen an einen anderen Steuerpflichtigen verkauft, stellt eine Rechnung mit Datum, fortlaufender Nummer und eigener MwSt-Nummer aus. Das System prüft, ob die MwSt-Nummer des Erwerbers vorhanden ist, wie von Artikel 226 gefordert, und blockiert die Buchung, wenn ein Pflichtfeld fehlt.

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Checkliste der zu prüfenden Felder

• Ausstellungsdatum vorhanden und mit der fortlaufenden Nummerierung konsistent.
• MwSt-Nummer des Lieferanten und, falls erforderlich, des Erwerbers erfasst.
• MwSt-Betrag in Landeswährung umgerechnet, wenn die Rechnung in anderer Währung ausgestellt ist.
• Prüfspur der Geschäftskontrollen, die die Rechnung mit dem Vorgang verknüpft.
• Rechnungskopie aufbewahrt und auf Anfrage der Steuerverwaltung zugänglich.

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Kontrollen mit einem Software-Partner einrichten

Ohne hier dokumentierte Produktfunktionen kann ein Unternehmen seinen Software-Partner bitten, Pflichtfelder für Datum, fortlaufende Nummer und MwSt-Nummer zu konfigurieren, mit unterschiedlichen Rollen für Ersteller und Genehmiger der Rechnung, um jeden Schritt nachvollziehbar zu machen.

Dies ist eine empfohlene operative Entscheidung, kein gesetzliches Software-Erfordernis: eine automatische Prüfung vorsehen, die unvollständige Rechnungen meldet und ein Änderungsprotokoll führt, im Einklang mit den von der Richtlinie geforderten Anforderungen an Echtheit und Unversehrtheit.

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Schnelle Klärungen zu den Pflichtangaben

• Die Pflichtangaben nach Artikel 226 gelten, sofern die Richtlinie keine besonderen Vorschriften vorsieht.
• Die Pflicht zur elektronischen Rechnung erfordert die Zustimmung des Empfängers, mit möglichen nationalen Ausnahmen.

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Nächster Schritt

Die Felder nach Artikel 226 in die Rechnungsvorlage des Verwaltungssystems übertragen und von einem Steuerberater die Übereinstimmung mit den Aufbewahrungsregeln der Artikel 244 und 245 prüfen lassen.