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Was eine Mehrwertsteuerkorrektur nachverfolgbar macht

Eine Mehrwertsteuerkorrektur ist nachverfolgbar, wenn der zu korrigierende Betrag in der Landeswährung des Mitgliedstaats mittels des vorgesehenen Umrechnungsmechanismus ausgedrückt wird, auch wenn die Ursprungsrechnung in einer anderen Währung ausgestellt war, und wenn ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Lieferung von Gegenständen oder Dienstleistung erhalten bleibt.

Erforderlich sind außerdem eine ausreichend detaillierte Buchführung, die eine Kontrolle durch die Finanzverwaltung ermöglicht, sowie die Archivierung von Rechnungskopien mit sofortigem Zugriff für die zuständigen Behörden.

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Der Rahmen der Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG)

Die Richtlinie verlangt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer Rechnung vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende des Aufbewahrungszeitraums durch betriebliche Kontrollen gewährleistet werden, die einen verlässlichen Prüfpfad schaffen.

Elektronisch archivierte Rechnungen müssen für die Behörden elektronisch zugänglich, herunterladbar und nutzbar bleiben, und der Steuerpflichtige kann den Aufbewahrungsort wählen, sofern er die Rechnungen unverzüglich zur Verfügung stellt.

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Rollen, die die Korrektur überprüfbar machen

  • Ausstellungsrolle: gewährleistet Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung ab dem Zeitpunkt der Ausstellung.
  • Buchhaltungsrolle: führt eine für die Anwendung und Kontrolle der Mehrwertsteuer ausreichend detaillierte Buchführung.
  • Archivierungsrolle: bewahrt Kopien ausgestellter und empfangener Rechnungen auf und gewährleistet sofortigen Zugriff für Behörden.
  • Meldungsrolle: erstellt die Mehrwertsteuererklärung mit allen Angaben, die zur Bestimmung der zu entrichtenden Steuer und der Abzüge innerhalb der festgelegten Frist erforderlich sind.
  • Währungsumrechnungsrolle: drückt den zu korrigierenden Mehrwertsteuerbetrag in der Landeswährung mittels des vorgesehenen Umrechnungsmechanismus aus.

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Hypothetisches Beispiel

Annahme: Ein Unternehmen hat eine Rechnung in US-Dollar ausgestellt und muss den Mehrwertsteuerbetrag korrigieren. In diesem hypothetischen Fall muss der zu korrigierende Betrag neu berechnet und in der Landeswährung des Mitgliedstaats ausgedrückt werden, wobei die Verbindung zwischen der korrigierten Rechnung und der ursprünglichen Lieferung von Gegenständen erhalten bleibt.

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Prüfungen vor der Erfassung der Korrektur

  • Der korrigierte Mehrwertsteuerbetrag wird in der Landeswährung mittels des vorgesehenen Umrechnungsmechanismus ausgedrückt.
  • Der Prüfpfad verbindet die korrigierte Rechnung mit der ursprünglichen Lieferung von Gegenständen oder Dienstleistung.
  • Die Buchführung bleibt ausreichend detailliert für die Kontrolle durch die Finanzverwaltung.
  • Kopien der korrigierten Rechnungen werden zusammen mit den Originalen archiviert.
  • Der elektronische Zugriff auf archivierte Rechnungen bleibt auf Anfrage der Behörden verfügbar.

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Nachverfolgbarkeit in der eigenen Software einrichten

Es ist eine sinnvolle operative Entscheidung, den Software-Partner zu bitten, für jede Mehrwertsteuerkorrektur die Verbindung zwischen Ursprungsrechnung und korrigierter Rechnung zu erfassen, um den erforderlichen Prüfpfad aufrechtzuerhalten.

Ebenso sinnvoll ist es, getrennte Rollen zuzuweisen — Ausstellung, Buchhaltung, Archivierung, Meldung — und ein Protokoll einzurichten, das nachverfolgt, wer den Mehrwertsteuerbetrag wann geändert hat, damit die Dokumentation den Behörden auf Anfrage zur Verfügung steht.

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Häufig gestellte Fragen zu diesem Thema

  • Die Richtlinie verlangt die Landeswährung für den zu korrigierenden Mehrwertsteuerbetrag, unabhängig von der Währung der Ursprungsrechnung.
  • Die Pflicht zur Archivierung und zum sofortigen Zugriff liegt beim Steuerpflichtigen, der den Aufbewahrungsort wählen kann.
  • Der verlässliche Prüfpfad ist das, was die Verbindung zwischen Rechnung und zugrunde liegendem wirtschaftlichem Vorgang belegt.

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Nächster Schritt

Prüfen Sie mit Ihrem Buchhaltungsteam, welche Daten heute korrigierte Rechnungen mit den Originalrechnungen verknüpfen und ob die Archivierung sofortigen Zugriff für Behörden gewährleistet: Das ist der Ausgangspunkt, um die Nachverfolgbarkeit von Mehrwertsteuerkorrekturen zu stärken.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

In welcher Währung muss der korrigierte Mehrwertsteuerbetrag ausgedrückt werden?

Er muss in der Landeswährung des Mitgliedstaats mittels des vorgesehenen Umrechnungsmechanismus ausgedrückt werden, auch wenn die Ursprungsrechnung in einer anderen Währung ausgestellt war.

Wer muss korrigierte Rechnungen aufbewahren?

Jeder Steuerpflichtige archiviert Kopien ausgestellter und empfangener Rechnungen, wählt den Aufbewahrungsort und gewährleistet auf Anfrage sofortigen Zugriff für Behörden.

Was gewährleistet der Prüfpfad zwischen Rechnung und Vorgang?

Er belegt Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende des Aufbewahrungszeitraums.

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Quellen und Prüfung