Nachvollziehbare Mehrwertsteuerkorrektur: welche Angaben laut europäischer Richtlinie erforderlich sind

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Was eine Mehrwertsteuerkorrektur nachvollziehbar macht

Die Nachvollziehbarkeit hängt davon ab, ob die korrigierte Rechnung überprüfbar mit dem ursprünglichen Geschäftsvorgang verknüpft werden kann. Die Richtlinie verlangt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung von der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind, auch durch Verwaltungskontrollen, die eine zuverlässige Prüfspur zwischen Rechnung und Lieferung von Gegenständen oder Erbringung von Dienstleistungen schaffen. Der zu entrichtende oder zu berichtigende Mehrwertsteuerbetrag muss in der Landeswährung ausgedrückt werden. Eine hinreichend detaillierte Buchführung ermöglicht der Steuerverwaltung, die Anwendung der Steuer zu überprüfen.

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Der rechtliche Bezugsrahmen

Bezugspunkt ist die Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem, die Erklärungen, Rechnungsstellung und Archivierung in allen Mitgliedstaaten regelt. Die Mehrwertsteuererklärung muss alle Angaben enthalten, die zur Feststellung des Steuerbetrags und der vorzunehmenden Abzüge erforderlich sind, einschließlich befreiter Umsätze, innerhalb einer von jedem Mitgliedstaat festgelegten Frist und bezogen auf einen Steuerzeitraum von einem, zwei oder drei Monaten, sofern nicht eine andere, ein Jahr nicht übersteigende Dauer festgelegt wird. Werden Rechnungen elektronisch archiviert, kann der Mitgliedstaat auch die Daten verlangen, die Echtheit und Unversehrtheit garantieren, und den Behörden ein Zugangsrecht einräumen.

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Ablauf für eine überprüfbare Korrektur

Schritte

1. Prüfen, ob die ursprüngliche Rechnung alle in Artikel 226 genannten Angaben enthält, einschließlich der Steuerbemessungsgrundlage je Steuersatz.
2. Die Korrektur durch Verwaltungskontrollen mit dem Geschäftsvorgang verknüpfen, die eine zuverlässige Prüfspur bilden.
3. Den zu berichtigenden Mehrwertsteuerbetrag in der Landeswährung erfassen, auch wenn die ursprüngliche Rechnung in einer anderen Währung ausgestellt war.
4. Die Buchführung mit ausreichendem Detailgrad aktualisieren, damit die Steuerverwaltung die Kontrolle durchführen kann.
5. Die Kopie der korrigierten Rechnung zusammen mit der ursprünglichen archivieren, bereit für den Zugang der Behörden.

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Ein hypothetischer Fall

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen stellt eine Rechnung mit falschem Mehrwertsteuersatz aus und muss diese korrigieren. Um sie nachvollziehbar zu machen, weist die neue Rechnung dasselbe Datum des Geschäftsvorgangs, die Menge und Art der gelieferten Gegenstände, die korrekte Steuerbemessungsgrundlage für den angewandten Satz sowie einen Verweis auf, der sie über die Verwaltungskontrollen des Unternehmens mit der ursprünglichen Rechnung verbindet, sodass die Prüfspur zwischen Korrektur und Lieferung nachvollzogen werden kann.

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Zu prüfende Elemente vor Erfassung der Korrektur

• Die korrigierte Rechnung enthält Datum, Menge und Art der Gegenstände oder Dienstleistungen.
• Die Steuerbemessungsgrundlage je Satz und der Mehrwertsteuerbetrag sind korrekt angegeben.
• Die Buchführung verknüpft die Korrektur mit der ursprünglichen Rechnung in überprüfbarem Detail.
• Kopien beider Rechnungen sind archiviert und für die Behörden zugänglich.
• Die Korrekturdaten sind in der Mehrwertsteuererklärung des richtigen Zeitraums berücksichtigt.

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Wie eine Verwaltungssoftware diese Anforderungen unterstützen kann

Eine Verwaltungssoftware kann so konfiguriert werden, dass sie diese Anforderungen unterstützt, ohne die rechtliche Bewertung des Unternehmens zu ersetzen. Für jede Korrektur kann eine verantwortliche Rolle zugewiesen werden, die neue Rechnung kann mit der ursprünglichen über einen eindeutigen Verweis verknüpft werden, und beide Versionen können mit Ausstellungs- und Archivierungsdatum aufbewahrt werden. Ein Prüfworkflow kann die Verifizierung der Elemente von Artikel 226 vor der Erfassung verlangen, während ein Änderungsprotokoll zeigen kann, wer die Korrektur erstellt hat und wann, sodass die Prüfspur bei einer Anfrage der Steuerverwaltung abrufbar ist. Dies sind vorgeschlagene betriebliche Optionen, keine von der Software garantierten Anforderungen.

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Häufige Fragen zur Nachvollziehbarkeit

• Die von Artikel 233 verlangte Prüfspur kann auf internen Verwaltungskontrollen beruhen, nicht nur auf technischen Werkzeugen.
• Die Archivierungspflicht betrifft sowohl ausgestellte als auch empfangene Rechnungen, einschließlich Korrekturen.
• Der korrigierte Mehrwertsteuerbetrag muss stets in der Landeswährung des Mitgliedstaats angegeben werden.

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Vor der Erfassung Ihrer nächsten Korrektur

Prüfen Sie, dass die neue Rechnung die in Artikel 226 genannten Elemente enthält, dass sie durch eine zuverlässige Prüfspur mit der ursprünglichen verknüpft ist und dass beide Versionen so archiviert sind, dass sie für die Behörden zugänglich sind.