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Wo die Unterscheidung liegt

Artikel 2214 bestimmt die pflichtmäßigen Buchführungsunterlagen: das Journal, das Inventarbuch und die weiteren Unterlagen, die nach Art und Größe des Unternehmens erforderlich sind, zusammen mit der geordneten Aufbewahrung von Briefen, Telegrammen und erhaltenen und versandten Rechnungen. Artikel 2215-bis schafft keine andere Kategorie von 'Verwaltungsdaten', sondern legt fest, dass diese Unterlagen, wenn sie mit digitalen Mitteln geführt werden, jederzeit einsehbar bleiben müssen und primäre und originale Information darstellen. Die für Kontrollen nützliche Unterscheidung liegt daher zwischen der formellen Pflicht (2214) und der digitalen Methode, die sie erfüllt (2215-bis).

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Verbundene Vorschriften, die man kennen sollte

  • Artikel 2215 verlangt fortlaufende Nummerierung und, soweit Spezialgesetze dies vorsehen, die Stempelung oder Beglaubigung der Buchführungsunterlagen.
  • Artikel 2216 legt fest, dass das Journal die Geschäftsvorgänge Tag für Tag erfassen muss.
  • Artikel 2217 schreibt die jährliche Erstellung des Inventars vor, das mit der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen wird.
  • Artikel 2220 legt die Aufbewahrung von Unterlagen und erhaltenen oder versandten Dokumenten auf zehn Jahre nach der letzten Eintragung fest.
  • Für Gesellschaften mit beschränkter Haftung fügt Artikel 2478 pflichtmäßige Gesellschaftsbücher hinzu, die von den Unterlagen nach Artikel 2214 zu unterscheiden sind.

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Prüfungsablauf

Schritte

  1. Erstellen Sie eine Liste der pflichtmäßigen Unterlagen nach Artikel 2214 für die spezifische Tätigkeit des Unternehmens.
  2. Prüfen Sie, ob die Unterlagen mit digitalen Mitteln gemäß Artikel 2215-bis geführt werden und jederzeit einsehbar bleiben.
  3. Kontrollieren Sie, dass die fortlaufende Nummerierung und, falls erforderlich, die Stempelung Artikel 2215 entspricht.
  4. Stellen Sie sicher, dass Zeitstempel und digitale Signatur mindestens einmal jährlich auf digitale Einträge angewendet werden.
  5. Prüfen Sie die Einhaltung der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist nach Artikel 2220.

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Hypothetisches Beispiel

Hypothetisches Beispiel: Ein Handelsunternehmen führt das Journal und das Inventarbuch mit digitalen Mitteln, wie es Artikel 2215-bis erlaubt. Jedes Jahr wendet es Zeitstempel und digitale Signatur auf die Einträge an und erfüllt damit die für die digitale Führung geltende Nummerierungs- und Beglaubigungspflicht. Erhaltene und versandte Rechnungen werden zusammen mit der Korrespondenz archiviert und zehn Jahre lang aufbewahrt, wie von Artikel 2220 verlangt. Bei einer Prüfung weist das Unternehmen nach, dass die digitalen Einträge primäre und originale Information darstellen, nicht bloß nebensächliche Verwaltungsdaten.

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Prüfungscheckliste

  • Werden das Journal und das Inventarbuch gemäß Artikel 2214 geführt und aktualisiert?
  • Sind die weiteren Unterlagen, die nach Art oder Größe des Unternehmens erforderlich sind, identifiziert und geführt?
  • Werden Korrespondenz und erhaltene bzw. versandte Rechnungen für jeden Vorgang geordnet aufbewahrt?
  • Werden bei digitaler Führung Zeitstempel und digitale Signatur mindestens einmal jährlich angewendet?
  • Wird die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nach Artikel 2220 für alle Unterlagen und Dokumente eingehalten?

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Wie Software diese Unterscheidung unterstützen kann

  • Ein Verwaltungssystem kann so konfiguriert werden, dass Register, die pflichtmäßige Unterlagen darstellen, von nebensächlichen Betriebsdaten getrennt werden.
  • Es ist sinnvoll, klare Rollen für Personen zuzuweisen, die digitale Einträge erfassen, prüfen und mit Zeitstempel versehen, als betriebliche Entscheidung im Einklang mit Artikel 2215-bis.
  • Man kann den Softwareanbieter bitten, das Datum jeder Eintragung nachzuverfolgen und die Unterlagen jederzeit einsehbar zu halten.
  • Die Aufbewahrung für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum kann als Aufbewahrungsrichtlinie im Dokumentenverwaltungssystem festgelegt werden.

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Kurze Erläuterungen

  • Die Hauptunterscheidung liegt zwischen der formellen Pflicht (Art. 2214) und der digitalen Methode der Führung (Art. 2215-bis).
  • Kleinunternehmer sind von den Führungspflichten nach dieser Regelung ausgeschlossen.
  • Die digitale Führung hebt die zehnjährige Aufbewahrungspflicht nach Artikel 2220 nicht auf.

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Nächster Schritt

Schritte

  1. Erfassen Sie die pflichtmäßigen Unterlagen Ihres Unternehmens nach Artikel 2214.
  2. Prüfen Sie mit Ihrem Berater, ob die digitale Führung Artikel 2215-bis entspricht.
  3. Richten Sie eine regelmäßige Kontrolle der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist nach Artikel 2220 ein.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Welche Unterlagen sind nach Artikel 2214 pflichtmäßig?

Ein Unternehmen, das eine gewerbliche Tätigkeit ausübt, muss das Journal, das Inventarbuch und die weiteren nach Art und Größe des Unternehmens erforderlichen Unterlagen führen sowie Korrespondenz und Rechnungen geordnet aufbewahren.

Ändert die digitale Führung die Natur der Unterlagen?

Nein: Artikel 2215-bis erlaubt die Führung von Unterlagen mit digitalen Mitteln, aber die Einträge bleiben primäre und originale Information mit derselben Beweiskraft, die das Zivilgesetzbuch vorsieht.

Wie lange müssen Buchführungsunterlagen aufbewahrt werden?

Artikel 2220 verlangt, dass Unterlagen, Rechnungen und erhaltene bzw. versandte Korrespondenz zehn Jahre ab dem Datum der letzten Eintragung aufbewahrt werden.

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Quellen und Prüfung