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Die Unterscheidung im Überblick
Art. 2214 ZGB verpflichtet den Handelsunternehmer zur Führung des Journalbuchs, des Inventarbuchs und weiterer Buchführungsunterlagen, die nach Art und Größe des Unternehmens erforderlich sind, sowie zur geordneten Aufbewahrung von Briefen, Telegrammen und erhaltenen bzw. versandten Rechnungen.
Art. 2215-bis erlaubt die Erstellung und Führung dieser Bücher mit digitalen Mitteln, sofern die Einträge stets einsehbar bleiben und primäre und originäre Informationen darstellen; dies unterscheidet die formellen Pflichten unterliegenden Aufzeichnungen von der übrigen, aus betrieblichen Gründen aufbewahrten Verwaltungsdokumentation.
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Wer verpflichtet ist und was für Gesellschaften zusätzlich gilt
Die Pflichtaufzeichnungen nach Art. 2214 betreffen jeden Unternehmer, der eine Handelstätigkeit ausübt, mit Ausnahme von Kleinunternehmern. Für Gesellschaften mit beschränkter Haftung fügt Art. 2478 spezifische Gesellschaftsbücher hinzu - Beschlüsse der Gesellschafter, Beschlüsse der Geschäftsführer, Beschlüsse des Aufsichtsrats -, die von Geschäftsführern bzw. Prüfern geführt werden und die allgemeinen Buchführungsunterlagen ergänzen, ohne sie zu ersetzen.
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Wie man die Prüfung organisiert
Schritte
- Erfassen, welche Aufzeichnungen gesetzlich verpflichtend sind (Journalbuch, Inventare, Gesellschaftsbücher) im Vergleich zur internen Verwaltungsdokumentation
- Prüfen der erforderlichen Führungsmodalitäten: fortlaufende Nummerierung und, wo vorgesehen, Stempelung oder Beglaubigung
- Bei digitaler Führung dauerhafte Einsehbarkeit sicherstellen und mindestens jährlich Zeitstempel und digitale Signatur anwenden
- Verantwortung für die Führung zuweisen: Geschäftsführer für die Beschlussbücher, Prüfer für das Buch des Aufsichtsrats
- Die jährliche Erstellung des Inventars und dessen Unterzeichnung innerhalb der vorgesehenen Fristen planen
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Hypothetisches Beispiel
Eine GmbH (hypothetisches Beispiel) führt das Journalbuch und das Inventarbuch, wie in Art. 2214 vorgeschrieben, sowie das Buch der Gesellschafter- und Geschäftsführerbeschlüsse nach Art. 2478. Die täglichen Verwaltungsdaten bleiben von den Pflichtaufzeichnungen getrennt, doch Briefe, Telegramme und Rechnungen müssen weiterhin geordnet für jeden Vorgang aufbewahrt werden.
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Durchzuführende Kontrollen
- Verzeichnet das Journalbuch die Vorgänge Tag für Tag?
- Wird das Inventar zu Beginn der Tätigkeit erstellt und jährlich erneuert?
- Sind die digital geführten Aufzeichnungen stets einsehbar?
- Werden Zeitstempel und digitale Signatur mindestens einmal jährlich angebracht?
- Werden die Aufzeichnungen zehn Jahre ab dem letzten Eintrag aufbewahrt?
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Wie man die Information mit einem Softwarepartner strukturiert
Um diese Unterscheidung zu unterstützen, kann ein Unternehmen eine Informationsstruktur konfigurieren - oder einen Softwarepartner damit beauftragen -, die die gesetzlich verpflichteten Aufzeichnungen von den Verwaltungsdaten trennt und für erstere Nachvollziehbarkeit, fortlaufende Nummerierung und dauerhafte Einsehbarkeit gewährleistet. Es ist eine operative Entscheidung, klare Rollen zu definieren (wer erfasst, wer digital signiert, wer den Zeitstempel prüft) und eine periodische Überprüfung vorzusehen, ohne dass dies eine aus der Software selbst entstehende Pflicht darstellt.
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Häufig gestellte Fragen
Die folgenden Antworten erläutern nur das bereits im Artikel Genannte auf Grundlage der zitierten Artikel des Zivilgesetzbuchs.
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Nächster Schritt
Prüfen Sie mit Ihrem Berater, welche Aufzeichnungen Ihres Unternehmens unter die Pflichten von Art. 2214 fallen und welche Verwaltungsdokumentation bleiben, und nutzen Sie die Checkliste, um die digitale Führung nach Art. 2215-bis zu organisieren.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Sind erhaltene Briefe und Rechnungen Pflichtaufzeichnungen?
Nein, aber Art. 2214 verlangt, sie geordnet für jeden Vorgang zusammen mit Kopien der versandten aufzubewahren; sie sind nicht dem Journalbuch oder dem Inventar gleichgestellt.
Ersetzt die digitale Führung Nummerierung und Beglaubigung?
Die Pflichten zur fortlaufenden Nummerierung und Beglaubigung werden, wo vorgesehen, durch mindestens jährlich angebrachten Zeitstempel und digitale Signatur erfüllt.
Ersetzen die Gesellschaftsbücher der GmbH die Aufzeichnungen nach Art. 2214?
Nein, Art. 2478 verlangt sie zusätzlich zu den in Art. 2214 vorgeschriebenen Büchern und Aufzeichnungen, nicht als Ersatz.
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