Rechnung für Rechnung: Welche Daten machen einen MwSt-Prozess kontrollierbar

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Die Daten, die einen MwSt-Prozess kontrollierbar machen

Ein MwSt-Prozess ist kontrollierbar, wenn jede ausgestellte Rechnung die in Artikel 226 vorgesehenen Angaben enthält: Identifikationsnummer, Datum, Angaben zum Lieferanten und zum Kunden, Menge und Art der Gegenstände oder Dienstleistungen, Steuerbemessungsgrundlage je Satz, angewendeter Satz und geschuldeter MwSt-Betrag.

Diese Elemente ermöglichen die Rekonstruktion des Vorgangs und speisen die MwSt-Erklärung, die alle notwendigen Angaben zur Bestimmung der geschuldeten Steuer und der vorzunehmenden Abzüge enthalten muss.

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Warum die Nachverfolgbarkeit bei den Rechnungsdaten beginnt

Die Richtlinie verlangt, dass jeder Steuerpflichtige eine ausreichend detaillierte Buchführung führt, die die Anwendung der MwSt und deren Kontrolle durch die Finanzverwaltung ermöglicht.

Rechnungen, ob auf Papier oder elektronisch, müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleisten, auch durch Geschäftskontrollen, die einen verlässlichen Prüfpfad schaffen.

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Wie man den Prozess Schritt für Schritt aufbaut

Schritte

1. Für jede Rechnung die in Artikel 226 vorgeschriebenen Daten erfassen: Kennungen, Daten, Mengen, Steuerbemessungsgrundlage, Satz, Steuer.
2. Prüfen, ob die Zustimmung des Empfängers für die elektronische Rechnung erforderlich ist, vorbehaltlich vom Mitgliedstaat festgelegter Ausnahmen.
3. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung durch dokumentierte Geschäftskontrollen sicherstellen.
4. Kopien der ausgestellten und erhaltenen Rechnungen archivieren und der Verwaltung auf Anfrage zur Verfügung stellen.
5. Die aggregierten Daten innerhalb der vom Mitgliedstaat festgelegten Frist in der MwSt-Erklärung angeben.

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Ein rekonstruiertes Beispiel (hypothetisch)

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen, das Maschinen verkauft, wendet die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers auf eine innergemeinschaftliche Lieferung an. Die Rechnung enthält den Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, die MwSt-Nummer des Käufers, die Menge der Waren und die Steuerbemessungsgrundlage je Satz, wie in Artikel 226 vorgesehen.

Diese Elemente ermöglichen zusammen mit der elektronischen Archivierung von Daten, die Echtheit und Unversehrtheit gewährleisten, die Rekonstruktion des Vorgangs im Falle einer Prüfung.

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Checkliste der Dokumentenkontrollen

• Identifikationsnummer und Datum der Rechnung vorhanden und konsistent.
• Angaben zu Lieferant und Kunde vollständig, einschließlich MwSt-Nummer, wo erforderlich.
• Steuerbemessungsgrundlage, Satz und MwSt-Betrag für jeden angewendeten Satz berechnet.
• Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet.
• Kopien der Rechnungen archiviert und auf Anfrage der Verwaltung zugänglich.

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Wie man die Software einrichtet, um diese Kontrolle zu unterstützen

• Eine Rolle festlegen, die für die Prüfung der Rechnungsdaten vor der buchhalterischen Erfassung verantwortlich ist.
• Felder konfigurieren, die den Angaben von Artikel 226 für jede ausgestellte Rechnung entsprechen.
• Ein Archivierungsregister vorsehen, das Ort, Format und Zugänglichkeit der Rechnungen erfasst.
• Eine regelmäßige Überprüfung einrichten, die Echtheit und Unversehrtheit vor der MwSt-Erklärung prüft.

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Kurze Klarstellungen

• Die Buchführung muss so detailliert sein, dass die Kontrolle der MwSt durch die Finanzverwaltung möglich ist.
• Die MwSt-Erklärung muss alle notwendigen Angaben zur Bestimmung der Steuer und der Abzüge enthalten.

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Nächster operativer Schritt

Der nützliche nächste Schritt ist, Rechnung für Rechnung zu erfassen, welche der Felder von Artikel 226 bereits vom Verwaltungssystem erfasst werden und welche vor der Archivierung eine zusätzliche manuelle Prüfung erfordern.