Facture par facture : quelles données rendent un processus de TVA contrôlable

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Les données qui rendent un processus de TVA contrôlable

Un processus de TVA est contrôlable lorsque chaque facture émise contient les données prévues par l'article 226 : numéro d'identification, date, données du fournisseur et du client, quantité et nature des biens ou services, base d'imposition par taux, taux appliqué et montant de la TVA due.

Ces éléments permettent de reconstituer l'opération et d'alimenter la déclaration de TVA, qui doit comporter toutes les données nécessaires pour déterminer l'impôt exigible et les déductions à effectuer.

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Pourquoi la traçabilité commence par les données de facture

La directive impose à tout assujetti de tenir une comptabilité suffisamment détaillée pour permettre l'application de la TVA et son contrôle par l'administration fiscale.

Les factures, papier ou électroniques, doivent garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité depuis leur émission jusqu'à la fin de la période d'archivage, y compris par des contrôles de gestion créant une piste d'audit fiable.

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Comment construire le processus étape par étape

Étapes

1. Recueillir pour chaque facture les données obligatoires de l'article 226 : identifiants, dates, quantités, base d'imposition, taux, impôt.
2. Vérifier si l'accord du destinataire est nécessaire pour la facture électronique, sous réserve des dérogations fixées par l'État membre.
3. Assurer l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité de la facture par des contrôles de gestion documentés.
4. Archiver les copies des factures émises et reçues, en les rendant disponibles à l'administration sur demande.
5. Reporter les données agrégées dans la déclaration de TVA dans le délai fixé par l'État membre.

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Un exemple reconstruit (hypothétique)

Exemple hypothétique : une entreprise qui vend des machines applique l'autoliquidation pour une livraison intracommunautaire. La facture porte la mention « autoliquidation », le numéro de TVA de l'acheteur, la quantité des biens et la base d'imposition par taux, comme prévu par l'article 226.

Ces éléments, associés à l'archivage électronique des données garantissant authenticité et intégrité, permettent de reconstituer l'opération en cas de contrôle.

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Liste de contrôle des vérifications documentaires

• Numéro d'identification et date de la facture présents et cohérents.
• Données du fournisseur et du client complètes, y compris le numéro de TVA lorsque requis.
• Base d'imposition, taux et montant de TVA calculés pour chaque taux appliqué.
• Authenticité, intégrité et lisibilité de la facture garanties jusqu'à la fin de l'archivage.
• Copies des factures archivées et accessibles sur demande de l'administration.

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Comment configurer le logiciel pour soutenir ce contrôle

• Définir un rôle responsable de la vérification des données de facture avant l'enregistrement comptable.
• Configurer des champs correspondant aux indications de l'article 226 pour chaque facture émise.
• Prévoir un registre d'archivage suivant le lieu, le format et l'accessibilité des factures.
• Mettre en place une révision périodique vérifiant l'authenticité et l'intégrité avant la déclaration de TVA.

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Clarifications rapides

• La comptabilité doit être suffisamment détaillée pour permettre le contrôle de la TVA par l'administration.
• La déclaration de TVA doit contenir toutes les données nécessaires pour déterminer l'impôt et les déductions.

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Prochaine étape opérationnelle

L'étape utile consiste à répertorier, facture par facture, quels champs de l'article 226 sont déjà collectés par le système de gestion et lesquels nécessitent un contrôle manuel supplémentaire avant l'archivage.