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Das Glossar in vier Punkten
Ein Mehrwertsteuerprozess ist kontrollierbar, wenn er vier Datenarten zusammenführt: die in Artikel 226 vorgeschriebenen Pflichtangaben jeder Rechnung, eine für die Anwendung und Kontrolle der Steuer hinreichend detaillierte Buchhaltung, archivierte und den Behörden zur Verfügung gestellte Rechnungskopien sowie die für die periodische Erklärung nötigen Daten.
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Warum die Richtlinie dies verlangt
Die Richtlinie 2006/112/EG legt das gemeinsame Mehrwertsteuersystem der Europäischen Union fest und verlangt, dass jeder Steuerpflichtige eine detaillierte Buchhaltung führt und sicherstellt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung vom Ausstellungszeitpunkt bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind, auch durch Geschäftskontrollen, die einen zuverlässigen Prüfpfad schaffen.
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Die operative Abfolge, Punkt für Punkt
Schritte
- Jede Rechnung mit den Angaben gemäß Artikel 226 ausfüllen: Identifikatoren der Parteien, Beschreibung der Güter oder Dienstleistungen, Datum, Steuerbemessungsgrundlage, Satz und Mehrwertsteuerbetrag.
- Den Vorgang in einer hinreichend detaillierten Buchhaltung erfassen, die eine Kontrolle durch die Steuerbehörde unterstützt.
- Kopien ausgestellter und erhaltener Rechnungen an einem Ort archivieren, der den Behörden ohne Verzögerung zugänglich bleibt.
- Jede Rechnung über nachvollziehbare Geschäftskontrollen mit dem zugrunde liegenden Vorgang verknüpfen.
- In der periodischen Erklärung die zur Bestimmung der zu entrichtenden Steuer und der Abzüge nötigen Daten angeben.
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Ein hypothetischer Fall, anders als eine Selbstabrechnungsrechnung
Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen erbringt eine Dienstleistung im Reverse-Charge-Verfahren für einen in einem anderen Mitgliedstaat ansässigen Kunden. Die Rechnung trägt den für die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft vorgeschriebenen Hinweis, die Bemessungsgrundlage je Satz und den Mehrwertsteuerbetrag; danach wird das Dokument archiviert und bleibt für die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar und unversehrt.
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Abschließende Prüfungen der Dokumentenakte
- Enthält die Rechnung alle in Artikel 226 vorgeschriebenen Pflichtangaben?
- Ist die Buchung detailliert genug, um einer Steuerprüfung zu widerstehen?
- Ist die Rechnungskopie archiviert und ohne Verzögerung abrufbar?
- Sind Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments für die gesamte Aufbewahrungsfrist gewährleistet?
- Sind die Vorgangsdaten mit den Angaben in der periodischen Erklärung konsistent?
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Wie man das Glossar in Softwareeinstellungen übersetzt
Eine Verwaltungssoftware kann so eingerichtet werden, dass für jede Rechnung Felder gemäß Artikel 226 erfasst werden, klare Rollen für Erstellung, Prüfung und Archivierung des Dokuments vergeben werden und eine Spur erhalten bleibt, die die Rechnung mit dem zugrunde liegenden Vorgang verknüpft. Dies sind empfohlene betriebliche Entscheidungen, die zusammen mit dem Softwarepartner festzulegen sind, keine spezifischen Funktionen oder gesetzlichen Pflichten.
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Häufig gestellte Fragen
Die Buchhaltung muss so detailliert sein, dass die Steuerverwaltung die Mehrwertsteuer anwenden und kontrollieren kann; es gibt kein festes Niveau, aber sie muss die Überprüfung unterstützen.
Die elektronische Archivierung ist zulässig, und der Steuerpflichtige kann den Ort wählen, sofern die Dokumente den zuständigen Behörden ohne Verzögerung zugänglich bleiben.
Der Prüfpfad zwischen Rechnung und Vorgang kann durch interne Geschäftskontrollen aufgebaut werden, wie zur Gewährleistung von Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments vorgesehen.
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Nächster Schritt
Prüfen Sie mit Ihrem Buchhaltungsteam, ob jede ausgestellte Rechnung bereits alle Angaben gemäß Artikel 226 enthält und ob die Archivierung den Behörden auf Anfrage schnellen Zugriff ermöglicht.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Welche Mindestdaten muss eine Rechnung gemäß der Mehrwertsteuerrichtlinie enthalten?
Artikel 226 verlangt unter anderem Identifikatoren der Parteien, Beschreibung der Güter oder Dienstleistungen, Datum des Vorgangs, Bemessungsgrundlage je Satz, angewandten Satz und zu zahlenden Mehrwertsteuerbetrag.
Wer entscheidet, wie die Echtheit archivierter Rechnungen gewährleistet wird?
Die Richtlinie überlässt es dem Steuerpflichtigen zu entscheiden, wie er die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung vom Ausstellungszeitpunkt bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet.
Was wird für die periodische Mehrwertsteuererklärung benötigt?
Die Erklärung muss alle Daten enthalten, die zur Bestimmung der zu entrichtenden Steuer und der Abzüge nötig sind, einschließlich des Gesamtbetrags der Vorgänge und der befreiten Vorgänge.
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