Verwaltungsdaten und gesetzliche Buchführungspflichten: wie man sie nach den Artikeln 2214 und 2215-bis unterscheidet

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Die Unterscheidung im Überblick

Artikel 2214 des Zivilgesetzbuchs verpflichtet den Handelsunternehmer, das Journal und das Inventarbuch zu führen, sowie die weiteren Buchführungsunterlagen, die aufgrund der Art und Größe des Unternehmens erforderlich sind, und für jedes Geschäft geordnet die erhaltenen und versandten Briefe, Telegramme und Rechnungen aufzubewahren.

Artikel 2215-bis betrifft dagegen die Art der Führung: Bücher, Register, Aufzeichnungen und Dokumentation, deren Führung gesetzlich, per Verordnung oder aufgrund der Art und Größe des Unternehmens vorgeschrieben ist, können mit elektronischen Mitteln erstellt und geführt werden, sofern sie jederzeit als primäre und ursprüngliche Information einsehbar bleiben.

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Warum die Unterscheidung wichtig ist

Die Vorschriften des Artikels 2214 über gesetzlich vorgeschriebene Buchführungsunterlagen, einschließlich der Pflicht zur geordneten Aufbewahrung der Dokumente zu jedem Geschäft, gelten nicht für Kleinunternehmer. Für andere Unternehmer müssen Aufzeichnungen und Dokumente zehn Jahre ab dem Datum der letzten Eintragung aufbewahrt werden, einschließlich erhaltener Rechnungen, Briefe und Telegramme sowie der entsprechenden versandten Kopien.

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Ein rollenbasiertes Verfahren

Schritte

1. Die Verwaltung identifiziert die gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen: das Journal, das die Geschäfte Tag für Tag zeigt, und das Inventarbuch, das zu Beginn und jedes Jahr erstellt wird.
2. Der Buchhaltungsverantwortliche organisiert die geordnete Aufbewahrung für jedes Geschäft von erhaltenen und versandten Briefen, Telegrammen und Rechnungen und unterscheidet sie von den gesetzlich vorgeschriebenen Büchern.
3. Bei elektronischer Führung wendet die beauftragte Person mindestens einmal jährlich einen Zeitstempel und eine digitale Signatur an, oder bei der ersten Eintragung nach einem Zeitraum ohne Bewegungen.
4. Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung (s.r.l.) führen die Gesellschaftsorgane getrennte Bücher, die von bestimmten Rollen verwaltet werden: Geschäftsführer für die Beschlüsse der Geschäftsführer, Rechnungsprüfer für das Aufsichtsorgan.
5. Die Verwaltung überprüft regelmäßig, ob die Aufbewahrung die zehn Jahre ab der letzten Eintragung einhält, einschließlich Rechnungen und zugehöriger Korrespondenz.

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Ein hypothetischer Fall

Hypothetischer Fall: Ein KMU führt das Journal und das Inventarbuch als gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnungen gemäß Artikel 2214. Gleichzeitig bewahrt es für jedes Geschäft geordnet die erhaltenen Rechnungen und Kopien der versandten auf, ohne dass diese Dokumente selbst eine gesetzlich vorgeschriebene Buchführungsunterlage darstellen. Beim Übergang zur elektronischen Führung nach Artikel 2215-bis hält das Unternehmen die Einträge jederzeit einsehbar und wendet die jährlich erforderliche Zeitstempelung für elektronisch geführte Bücher an.

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Zu prüfende Kontrollen

• Das Journal zeichnet die Geschäfte Tag für Tag ohne wesentliche Zeitlücken auf.
• Das Inventar wird zu Beginn des Geschäftsjahres erstellt und jedes Jahr erneuert, mit Unterzeichnung innerhalb der vorgesehenen Fristen.
• Rechnungen, Briefe und Telegramme werden für jedes Geschäft geordnet aufbewahrt, getrennt von den gesetzlich vorgeschriebenen Büchern.
• Die Aufbewahrung, papierbasiert oder digital, erreicht zehn Jahre ab der letzten Eintragung.
• Bei elektronischer Führung werden Zeitstempel und digitale Signatur mindestens jährlich angebracht.

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Wie man die Softwareunterstützung einrichtet

Ein Softwarepartner kann so konfiguriert werden, dass er klar zwischen gesetzlich vorgeschriebenen Buchführungsunterlagen und Verwaltungsdokumentation unterscheidet, indem er präzise Rollen für diejenigen zuweist, die tägliche Geschäfte erfassen, und für diejenigen, die Korrespondenz und Rechnungen archivieren. Dies ist eine empfohlene operative Wahl, keine von der Software vorgeschriebene Anforderung: Das Unternehmen kann verlangen, dass jede elektronische Eintragung nachvollziehbar ist, mit periodischer Zeitstempelung und einem Protokoll, wer jede Eingabe vorgenommen hat, um jederzeit die erforderliche Einsehbarkeit der elektronischen Dokumentation nachweisen zu können.

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Häufig gestellte Fragen

Kleinunternehmer sind von der gesamten in Artikel 2214 vorgesehenen Pflicht ausgenommen, einschließlich der Pflicht zur geordneten Aufbewahrung der Dokumente, aber die Unterscheidung zwischen gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen und Verwaltungsdokumentation bleibt für die Organisation des Unternehmens nützlich.

Die elektronische Führung ist für gesetzlich vorgeschriebene Bücher, Aufzeichnungen und Dokumentation zulässig, sofern sie jederzeit als primäre und ursprüngliche Information einsehbar bleibt.

Die Mindestaufbewahrungsfrist für Aufzeichnungen, Rechnungen, Briefe und Telegramme beträgt zehn Jahre ab dem Datum der letzten Eintragung.

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Nächster Schritt

Ordnen Sie Ihre Unternehmensdokumente in zwei Spalten — gesetzlich vorgeschriebene Buchführungsunterlagen und Verwaltungsdokumentation — und prüfen Sie mit Ihrem Fachmann, ob Ihre aktuelle elektronische Führung die erforderliche Einsehbarkeit und Zeitstempelung erfüllt.