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La risposta diretta
Una checklist documentale utile elenca i libri e le scritture che l'impresa deve tenere, verifica che siano numerati e conservabili secondo le regole previste, e controlla i termini di redazione e conservazione, in modo che il professionista possa validare la completezza prima di una registrazione o di un controllo.
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Cosa richiede il Codice civile
L'imprenditore che esercita attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari, oltre alle altre scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa, e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali di lettere, telegrammi e fatture ricevute, nonché le copie di quelli spediti.
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Come costruire la checklist
Passaggi
- Elencare i libri obbligatori: libro giornale, libro degli inventari e le altre scritture richieste dalla natura o dimensione dell'impresa.
- Verificare la numerazione progressiva dei libri contabili prima della messa in uso.
- Controllare che i documenti informatici siano consultabili in ogni momento e, se previsto, marcati temporalmente con firma digitale almeno una volta l'anno.
- Confermare la redazione annuale dell'inventario, con attività e passività dell'impresa, e la sua sottoscrizione entro tre mesi dal termine per la dichiarazione dei redditi.
- Verificare il periodo di conservazione di dieci anni dalla data dell'ultima registrazione per scritture, fatture, lettere e telegrammi.
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Un caso ipotetico
Un'impresa che prepara l'incontro annuale con il commercialista può raccogliere in un'unica cartella: libro giornale numerato, libro degli inventari con attività e passività dell'esercizio, originali delle fatture ricevute organizzati per affare, copie delle fatture spedite e, se la tenuta è informatica, evidenza della marcatura temporale annuale. Il professionista verifica poi che nulla manchi prima della sottoscrizione dell'inventario.
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Elementi da inserire nella checklist
- Libro giornale con le operazioni indicate giorno per giorno.
- Libro degli inventari redatto a inizio esercizio e ogni anno successivo.
- Altre scritture richieste dalla natura e dimensione dell'impresa.
- Originali di lettere, telegrammi e fatture ricevute, conservati ordinatamente per ciascun affare.
- Copie di lettere, telegrammi e fatture spedite.
- Numerazione progressiva dei libri contabili prima della messa in uso.
- Evidenza di marcatura temporale e firma digitale annuale, per la tenuta informatica.
- Conservazione per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione.
- Per le società a responsabilità limitata: libro delle decisioni dei soci, degli amministratori e del collegio sindacale.
- Verbale di assemblea con data, identità dei partecipanti, capitale rappresentato e risultato delle votazioni.
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Come un software gestionale può supportare la checklist
Un'azienda può configurare, o chiedere al proprio partner software, un archivio che tenga distinti i libri obbligatori dalle altre scritture, con numerazione tracciabile e accesso in consultazione in ogni momento, così che il professionista possa validare rapidamente la completezza documentale.
È una scelta operativa suggerita, non un obbligo derivante dal software: l'azienda può stabilire ruoli responsabili per la tenuta di ciascun libro e un momento annuale di revisione, in linea con la redazione periodica prevista per l'inventario.
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Domande frequenti
La checklist deve includere anche le società a responsabilità limitata? Sì: oltre ai libri previsti per l'imprenditore, la società deve tenere il libro delle decisioni dei soci, degli amministratori e del collegio sindacale.
Per quanto tempo vanno conservati i documenti elencati? Le scritture, le fatture, le lettere e i telegrammi devono essere conservati per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione.
La tenuta informatica sostituisce la numerazione tradizionale? La tenuta con strumenti informatici richiede marcatura temporale e firma digitale almeno una volta l'anno, in alternativa alla vidimazione prevista per i libri cartacei.
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Prossimo passo
Prepara la checklist con i punti indicati e portala al primo incontro con il professionista: la revisione congiunta prima della registrazione riduce il rischio di documentazione incompleta.
FAQ
Domande frequenti
Quali libri deve avere sempre un'impresa commerciale nella checklist?
Il libro giornale e il libro degli inventari sono sempre richiesti, insieme alle altre scritture necessarie in base alla natura e alle dimensioni dell'impresa.
Entro quando va sottoscritto l'inventario annuale?
L'inventario deve essere sottoscritto dall'imprenditore entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi.
Cosa deve controllare la checklist per le srl in tema di decisioni societarie?
Deve verificare l'esistenza del libro delle decisioni dei soci, degli amministratori e del collegio sindacale, oltre alle scritture previste per l'imprenditore in generale.
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