Comment préparer une liste de contrôle documentaire à valider avec le professionnel

01

La réponse directe

Une liste de contrôle documentaire utile énumère les livres et écritures que l'entreprise doit tenir, vérifie qu'ils sont numérotés et conservables selon les règles prévues, et contrôle les délais de rédaction et de conservation, afin que le professionnel puisse valider la complétude avant un enregistrement ou un contrôle.

02

Ce que requiert le Code civil

L'entrepreneur qui exerce une activité commerciale doit tenir le livre journal et le livre des inventaires, outre les autres écritures requises par la nature et la taille de l'entreprise, et conserver de façon ordonnée pour chaque affaire les originaux des lettres, télégrammes et factures reçus, ainsi que les copies de ceux envoyés.

03

Comment construire la liste de contrôle

Étapes

1. Lister les livres obligatoires : livre journal, livre des inventaires et autres écritures requises par la nature ou la taille de l'entreprise.
2. Vérifier la numérotation progressive des livres comptables avant leur mise en service.
3. Contrôler que les documents informatiques sont consultables à tout moment et, si prévu, horodatés avec signature numérique au moins une fois par an.
4. Confirmer la rédaction annuelle de l'inventaire, avec les actifs et passifs de l'entreprise, et sa signature dans les trois mois suivant le délai de dépôt de la déclaration de revenus.
5. Vérifier la période de conservation de dix ans à compter de la date de la dernière écriture pour les écritures, factures, lettres et télégrammes.

04

Un cas hypothétique

Une entreprise qui prépare sa réunion annuelle avec l'expert-comptable peut réunir dans un seul dossier : le livre journal numéroté, le livre des inventaires avec les actifs et passifs de l'exercice, les originaux des factures reçues organisés par affaire, les copies des factures envoyées et, si la tenue est informatique, la preuve de l'horodatage annuel. Le professionnel vérifie ensuite que rien ne manque avant la signature de l'inventaire.

05

Éléments à inclure dans la liste de contrôle

• Livre journal avec les opérations indiquées jour par jour.
• Livre des inventaires rédigé au début de l'exercice et chaque année suivante.
• Autres écritures requises par la nature et la taille de l'entreprise.
• Originaux des lettres, télégrammes et factures reçus, conservés de façon ordonnée pour chaque affaire.
• Copies des lettres, télégrammes et factures envoyés.
• Numérotation progressive des livres comptables avant leur mise en service.
• Preuve d'horodatage et de signature numérique annuelle, pour la tenue informatique.
• Conservation pendant dix ans à compter de la date de la dernière écriture.
• Pour les sociétés à responsabilité limitée : le livre des décisions des associés, des administrateurs et du conseil de surveillance.
• Procès-verbal d'assemblée avec date, identité des participants, capital représenté et résultat des votes.

06

Comment un logiciel de gestion peut soutenir la liste de contrôle

Une entreprise peut configurer, ou demander à son partenaire logiciel de configurer, une archive qui distingue les livres obligatoires des autres écritures, avec une numérotation traçable et un accès en consultation à tout moment, afin que le professionnel puisse valider rapidement la complétude documentaire.

C'est un choix opérationnel suggéré, non une obligation découlant du logiciel : l'entreprise peut établir des rôles responsables pour la tenue de chaque livre et un moment annuel de révision, en cohérence avec la rédaction périodique prévue pour l'inventaire.

07

Questions fréquentes

La liste de contrôle doit-elle inclure aussi les sociétés à responsabilité limitée ? Oui : en plus des livres prévus pour l'entrepreneur, la société doit tenir le livre des décisions des associés, des administrateurs et du conseil de surveillance.

Pendant combien de temps les documents listés doivent-ils être conservés ? Les écritures, factures, lettres et télégrammes doivent être conservés pendant dix ans à compter de la date de la dernière écriture.

La tenue informatique remplace-t-elle la numérotation traditionnelle ? La tenue avec des outils informatiques requiert un horodatage et une signature numérique au moins une fois par an, en alternative à l'estampillage prévu pour les livres papier.

08

Prochaine étape

Prépare la liste de contrôle avec les points indiqués et apporte-la au premier rendez-vous avec le professionnel : la révision conjointe avant l'enregistrement réduit le risque de documentation incomplète.