Wie man eine Dokumenten-Checkliste zur Validierung mit dem Fachberater erstellt

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Die direkte Antwort

Eine nützliche Dokumenten-Checkliste listet die Bücher und Aufzeichnungen auf, die das Unternehmen führen muss, prüft, ob sie nummeriert und gemäß den geltenden Regeln aufbewahrbar sind, und kontrolliert die Fristen für Erstellung und Aufbewahrung, damit der Fachberater die Vollständigkeit vor einer Meldung oder Prüfung validieren kann.

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Was das Zivilgesetzbuch verlangt

Der Unternehmer, der eine gewerbliche Tätigkeit ausübt, muss das Journal und das Inventarbuch führen, zusätzlich zu den weiteren Aufzeichnungen, die durch Art und Größe des Unternehmens erforderlich sind, und muss für jedes Geschäft geordnet die Originale erhaltener Briefe, Telegramme und Rechnungen sowie Kopien der versandten aufbewahren.

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Wie man die Checkliste erstellt

Schritte

1. Die Pflichtbücher aufführen: Journal, Inventarbuch und weitere Aufzeichnungen, die durch Art oder Größe des Unternehmens erforderlich sind.
2. Die fortlaufende Nummerierung der Buchführungsbücher vor ihrer Inbetriebnahme prüfen.
3. Kontrollieren, dass digitale Dokumente jederzeit einsehbar und, falls vorgeschrieben, mindestens einmal jährlich mit Zeitstempel und digitaler Signatur versehen sind.
4. Die jährliche Erstellung des Inventars mit Aktiva und Passiva des Unternehmens sowie dessen Unterzeichnung innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Steuererklärungsfrist bestätigen.
5. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist ab dem Datum der letzten Eintragung für Aufzeichnungen, Rechnungen, Briefe und Telegramme prüfen.

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Ein hypothetischer Fall

Ein Unternehmen, das sich auf das jährliche Treffen mit dem Steuerberater vorbereitet, kann in einem einzigen Ordner sammeln: das nummerierte Journal, das Inventarbuch mit Aktiva und Passiva des Geschäftsjahres, Originale der erhaltenen Rechnungen nach Geschäft organisiert, Kopien der versandten Rechnungen und, falls die Buchführung digital erfolgt, den Nachweis der jährlichen Zeitstempelung. Der Fachberater prüft anschließend, ob nichts fehlt, bevor das Inventar unterzeichnet wird.

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Elemente für die Checkliste

• Journal mit den Tag für Tag festgehaltenen Geschäftsvorgängen.
• Inventarbuch, erstellt bei Geschäftsbeginn und jedes Jahr danach.
• Weitere Aufzeichnungen, die durch Art und Größe des Unternehmens erforderlich sind.
• Originale erhaltener Briefe, Telegramme und Rechnungen, geordnet für jedes Geschäft aufbewahrt.
• Kopien versandter Briefe, Telegramme und Rechnungen.
• Fortlaufende Nummerierung der Buchführungsbücher vor ihrer Inbetriebnahme.
• Nachweis jährlicher Zeitstempelung und digitaler Signatur bei digitaler Buchführung.
• Aufbewahrung für zehn Jahre ab dem Datum der letzten Eintragung.
• Für Gesellschaften mit beschränkter Haftung: das Buch der Beschlüsse von Gesellschaftern, Geschäftsführern und Aufsichtsrat.
• Sitzungsprotokoll mit Datum, Identität der Teilnehmer, vertretenem Kapital und Abstimmungsergebnis.

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Wie Verwaltungssoftware die Checkliste unterstützen kann

Ein Unternehmen kann ein Archiv einrichten, oder seinen Softwarepartner darum bitten, das Pflichtbücher von anderen Aufzeichnungen trennt, mit nachvollziehbarer Nummerierung und jederzeitigem Zugriff zur Einsicht, damit der Fachberater die Vollständigkeit der Dokumentation schnell validieren kann.

Dies ist eine empfohlene operative Entscheidung, keine aus der Software entstehende Pflicht: Das Unternehmen kann verantwortliche Rollen für die Führung jedes Buchs und einen jährlichen Überprüfungszeitpunkt festlegen, im Einklang mit der für das Inventar vorgesehenen regelmäßigen Erstellung.

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Häufig gestellte Fragen

Muss die Checkliste auch Gesellschaften mit beschränkter Haftung berücksichtigen? Ja: Zusätzlich zu den für den Unternehmer vorgesehenen Büchern muss die Gesellschaft das Buch der Beschlüsse von Gesellschaftern, Geschäftsführern und Aufsichtsrat führen.

Wie lange müssen die aufgeführten Dokumente aufbewahrt werden? Aufzeichnungen, Rechnungen, Briefe und Telegramme müssen zehn Jahre ab dem Datum der letzten Eintragung aufbewahrt werden.

Ersetzt die digitale Buchführung die traditionelle Nummerierung? Die digitale Buchführung erfordert Zeitstempelung und digitale Signatur mindestens einmal jährlich, als Alternative zur für Papierbücher vorgesehenen Stempelung.

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Nächster Schritt

Bereite die Checkliste mit den genannten Punkten vor und bringe sie zum ersten Treffen mit dem Fachberater mit: die gemeinsame Überprüfung vor der Meldung verringert das Risiko unvollständiger Dokumentation.