Come si prepara una checklist documentale da validare con il professionista

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La risposta diretta

Una checklist documentale utile elenca, per ciascun obbligo previsto dal Codice civile, chi tiene il documento, come è tenuto e per quanto tempo va conservato. Il punto di partenza sono gli articoli 2214, 2215, 2215-bis, 2216, 2217 e 2220 del Codice civile, che indicano libro giornale, libro degli inventari, altre scritture richieste dalla natura e dimensione dell'impresa, corrispondenza e fatture.

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Perché serve una checklist e non solo un archivio

L'obbligo di tenere libro giornale e libro degli inventari riguarda l'imprenditore che esercita attività commerciale, con l'eccezione dei piccoli imprenditori; l'impresa deve inoltre tenere le scritture ulteriori richieste dalla sua natura e dimensione e conservare ordinatamente, per ciascun affare, originali e copie di lettere, telegrammi e fatture. Una checklist trasforma questi obblighi in un elenco verificabile prima dell'incontro con il professionista.

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Come costruirla in cinque passaggi

Passaggi

1. Elencare i libri obbligatori tenuti: libro giornale, libro degli inventari e altre scritture richieste dalla natura o dimensione dell'impresa.
2. Verificare la modalità di tenuta: numerazione progressiva e bollatura dove prevista, oppure tenuta informatica con marcatura temporale e firma digitale annuale.
3. Raccogliere corrispondenza e fatture ordinate per affare, sia originali ricevuti sia copie spediti.
4. Per le società, controllare libri sociali specifici (decisioni soci, amministratori, collegio sindacale) e verbali di assemblea con data, partecipanti ed esito votazioni.
5. Controllare il periodo di conservazione: dieci anni dall'ultima registrazione per scritture, fatture, lettere e telegrammi.

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Cosa avere già pronto

Prerequisiti

• Elenco aggiornato dei libri contabili in uso, cartacei o informatici.
• Copia dell'ultimo inventario, redatto a inizio esercizio e sottoscritto entro tre mesi dal termine per la dichiarazione dei redditi.
• Verbali di assemblea o decisioni societarie disponibili per la forma giuridica dell'impresa.

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Un caso ipotetico

Caso ipotetico: una srl in crescita prepara l'incontro annuale con il commercialista. Nella checklist inserisce libro giornale e libro degli inventari (art. 2214), il libro delle decisioni dei soci e degli amministratori (art. 2478), i verbali di assemblea con identità dei partecipanti e risultato delle votazioni (art. 2375), e la corrispondenza con fornitori conservata per affare, con verifica che tutto risalga a non più di dieci anni fa (art. 2220).

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Verifiche da fare prima dell'incontro

• Il libro giornale riporta le operazioni giorno per giorno, senza lacune?
• L'inventario è stato redatto all'inizio dell'esercizio e aggiornato ogni anno?
• Se la tenuta è informatica, marcatura temporale e firma digitale sono state apposte almeno una volta l'anno?
• I documenti conservati su supporti immagine sono sempre leggibili con i mezzi disponibili?

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Come un sistema gestionale può sostenere la checklist

Un'azienda può chiedere al proprio partner software di configurare ruoli chiari su chi carica, verifica e archivia ciascun documento, un registro delle modifiche che renda tracciabile ogni aggiornamento, e un promemoria periodico per il controllo di scadenze come la sottoscrizione dell'inventario. Questi sono scelte operative suggerite, non requisiti derivati dal software stesso, e vanno sempre validate con il professionista sulla base degli obblighi effettivi dell'impresa.

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Punti da riportare nella checklist finale

• Nome del libro o scrittura, riferimento normativo, modalità di tenuta.
• Responsabile della tenuta e della conservazione.
• Data ultima registrazione e verifica dei dieci anni di conservazione.
• Note su marcatura temporale o firma digitale, se tenuta informatica.

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Prossimo passo

Prepara l'elenco dei libri e delle scritture in uso nella tua impresa e condividilo con il commercialista prima del prossimo incontro annuale, indicando modalità di tenuta e data delle ultime registrazioni.