Comment préparer une liste de documents à valider avec son comptable

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La réponse directe

Une liste documentaire utile indique, pour chaque obligation prévue par le Code civil, qui tient le document, comment il est tenu et pendant combien de temps il doit être conservé. Le point de départ est constitué par les articles 2214, 2215, 2215-bis, 2216, 2217 et 2220 du Code civil, qui traitent du livre-journal, du livre des inventaires, des autres registres exigés par la nature et la taille de l'entreprise, de la correspondance et des factures.

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Pourquoi une liste et pas seulement une archive

L'obligation de tenir le livre-journal et le livre des inventaires concerne l'entrepreneur exerçant une activité commerciale, à l'exception des petits entrepreneurs; l'entreprise doit aussi tenir les registres supplémentaires exigés par sa nature et sa taille, et conserver de manière ordonnée, pour chaque affaire, les originaux et copies des lettres, télégrammes et factures. Une liste transforme ces obligations en un ensemble vérifiable avant le rendez-vous avec le professionnel.

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Comment la construire en cinq étapes

Étapes

1. Lister les livres obligatoires tenus : livre-journal, livre des inventaires et autres registres exigés par la nature ou la taille de l'entreprise.
2. Vérifier le mode de tenue : numérotation progressive et estampillage lorsque requis, ou tenue informatique avec horodatage et signature numérique annuels.
3. Rassembler la correspondance et les factures classées par affaire, tant les originaux reçus que les copies expédiées.
4. Pour les sociétés, vérifier les livres sociaux spécifiques (décisions des associés, des administrateurs, du conseil de surveillance) et les procès-verbaux d'assemblée avec date, participants et résultat des votes.
5. Vérifier la période de conservation : dix ans à compter de la dernière inscription pour les registres, factures, lettres et télégrammes.

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Ce qu'il faut déjà avoir prêt

Prérequis

• Liste à jour des livres comptables utilisés, papier ou informatiques.
• Copie du dernier inventaire, établi au début de l'exercice et signé dans les trois mois suivant l'échéance de la déclaration de revenus.
• Procès-verbaux d'assemblée ou décisions sociales disponibles selon la forme juridique de l'entreprise.

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Un cas hypothétique

Cas hypothétique : une SARL en croissance prépare le rendez-vous annuel avec son comptable. Sa liste comprend le livre-journal et le livre des inventaires (art. 2214), le livre des décisions des associés et des administrateurs (art. 2478), les procès-verbaux d'assemblée avec l'identité des participants et le résultat des votes (art. 2375), et la correspondance avec les fournisseurs conservée par affaire, en vérifiant qu'aucun document n'a plus de dix ans (art. 2220).

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Vérifications à faire avant le rendez-vous

• Le livre-journal enregistre-t-il les opérations jour par jour, sans lacunes ?
• L'inventaire a-t-il été établi au début de l'exercice et mis à jour chaque année ?
• En cas de tenue informatique, l'horodatage et la signature numérique ont-ils été apposés au moins une fois par an ?
• Les documents conservés sur supports images sont-ils toujours lisibles avec les moyens disponibles ?

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Comment un logiciel de gestion peut soutenir la liste

Une entreprise peut demander à son partenaire logiciel de configurer des rôles clairs sur qui charge, vérifie et archive chaque document, un journal des modifications rendant chaque mise à jour traçable, et un rappel périodique pour le contrôle des échéances comme la signature de l'inventaire. Ce sont des choix opérationnels suggérés, non des exigences découlant du logiciel lui-même, et ils doivent toujours être validés avec le professionnel selon les obligations réelles de l'entreprise.

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Points à reporter dans la liste finale

• Nom du livre ou registre, référence légale, mode de tenue.
• Responsable de la tenue et de la conservation.
• Date de la dernière inscription et vérification des dix ans de conservation.
• Notes sur l'horodatage ou la signature numérique, si tenue informatique.

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Prochaine étape

Préparez la liste des livres et registres utilisés dans votre entreprise et partagez-la avec votre comptable avant le prochain rendez-vous annuel, en indiquant le mode de tenue et la date des dernières inscriptions.