Wie man eine Dokumenten-Checkliste zur Abstimmung mit dem Steuerberater erstellt

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Die direkte Antwort

Eine nützliche Dokumenten-Checkliste listet für jede im Zivilgesetzbuch vorgesehene Pflicht auf, wer das Dokument führt, wie es geführt wird und wie lange es aufbewahrt werden muss. Ausgangspunkt sind die Artikel 2214, 2215, 2215-bis, 2216, 2217 und 2220 des Zivilgesetzbuchs, die das Journal, das Inventarbuch, weitere durch Art und Größe des Unternehmens erforderliche Aufzeichnungen, Korrespondenz und Rechnungen betreffen.

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Warum eine Checkliste und nicht nur ein Archiv nötig ist

Die Pflicht, Journal und Inventarbuch zu führen, betrifft Unternehmer, die eine kaufmännische Tätigkeit ausüben, mit Ausnahme von Kleinunternehmern; das Unternehmen muss außerdem die durch seine Art und Größe erforderlichen weiteren Aufzeichnungen führen und für jedes Geschäft Originale und Kopien von Briefen, Telegrammen und Rechnungen geordnet aufbewahren. Eine Checkliste macht diese Pflichten vor dem Termin mit dem Fachmann überprüfbar.

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Wie man sie in fünf Schritten erstellt

Schritte

1. Die geführten Pflichtbücher aufführen: Journal, Inventarbuch und weitere durch Art oder Größe des Unternehmens erforderliche Aufzeichnungen.
2. Die Führungsweise prüfen: fortlaufende Nummerierung und, wo vorgeschrieben, Abstempelung, oder elektronische Führung mit jährlicher Zeitstempelung und digitaler Signatur.
3. Korrespondenz und Rechnungen nach Geschäft geordnet sammeln, sowohl erhaltene Originale als auch versendete Kopien.
4. Bei Gesellschaften die spezifischen Gesellschaftsbücher prüfen (Beschlüsse der Gesellschafter, der Geschäftsführer, des Aufsichtsrats) sowie Versammlungsprotokolle mit Datum, Teilnehmern und Abstimmungsergebnis.
5. Die Aufbewahrungsfrist prüfen: zehn Jahre ab der letzten Eintragung für Aufzeichnungen, Rechnungen, Briefe und Telegramme.

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Was bereits vorbereitet sein sollte

Voraussetzungen

• Aktualisierte Liste der verwendeten Buchhaltungsbücher, papierbasiert oder elektronisch.
• Kopie des letzten Inventars, erstellt zu Beginn des Geschäftsjahres und unterschrieben innerhalb von drei Monaten nach der Frist für die Steuererklärung.
• Versammlungsprotokolle oder Gesellschafterbeschlüsse, verfügbar entsprechend der Rechtsform des Unternehmens.

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Ein hypothetischer Fall

Hypothetischer Fall: eine wachsende GmbH bereitet den jährlichen Termin mit dem Steuerberater vor. In der Checkliste stehen Journal und Inventarbuch (Art. 2214), das Buch der Beschlüsse der Gesellschafter und Geschäftsführer (Art. 2478), die Versammlungsprotokolle mit Identität der Teilnehmer und Abstimmungsergebnis (Art. 2375) sowie die nach Geschäft aufbewahrte Korrespondenz mit Lieferanten, mit Prüfung, dass nichts älter als zehn Jahre ist (Art. 2220).

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Prüfungen vor dem Termin

• Verzeichnet das Journal die Geschäftsvorgänge Tag für Tag, ohne Lücken?
• Wurde das Inventar zu Beginn des Geschäftsjahres erstellt und jedes Jahr aktualisiert?
• Wurden bei elektronischer Führung Zeitstempelung und digitale Signatur mindestens einmal jährlich angebracht?
• Sind auf Bildträgern gespeicherte Dokumente jederzeit mit den verfügbaren Mitteln lesbar?

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Wie eine Verwaltungssoftware die Checkliste unterstützen kann

Ein Unternehmen kann seinen Softwarepartner bitten, klare Rollen dafür einzurichten, wer jedes Dokument hochlädt, prüft und archiviert, ein Änderungsprotokoll, das jede Aktualisierung nachvollziehbar macht, und eine regelmäßige Erinnerung für Fristen wie die Unterzeichnung des Inventars. Dies sind vorgeschlagene betriebliche Entscheidungen, keine aus der Software selbst abgeleiteten Anforderungen, und sollten stets mit dem Fachmann anhand der tatsächlichen Pflichten des Unternehmens abgestimmt werden.

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Punkte für die endgültige Checkliste

• Name des Buchs oder der Aufzeichnung, Rechtsgrundlage, Führungsweise.
• Verantwortlicher für Führung und Aufbewahrung.
• Datum der letzten Eintragung und Prüfung der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist.
• Hinweise zu Zeitstempelung oder digitaler Signatur, falls elektronisch geführt.

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Nächster Schritt

Erstellen Sie die Liste der in Ihrem Unternehmen verwendeten Bücher und Aufzeichnungen und teilen Sie sie vor dem nächsten Jahrestermin mit dem Steuerberater, unter Angabe der Führungsweise und des Datums der letzten Eintragungen.