Come preparare una checklist documentale da validare con il professionista

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La risposta in breve

Una checklist documentale si prepara elencando i libri e le scritture che il Codice civile impone o richiede in base alla natura e alle dimensioni dell'impresa: libro giornale, libro degli inventari, corrispondenza e fatture originali, oltre a eventuali libri sociali. La checklist va poi validata con il professionista verificando forma, tempistiche di redazione e periodo di conservazione.

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Cosa sono i documenti da inserire in checklist

• Il libro giornale indica giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresa.
• Il libro degli inventari si redige all'inizio dell'attività e poi ogni anno, con attività e passività dell'impresa.
• Le scritture contabili aggiuntive dipendono dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa.
• Vanno conservati ordinatamente originali e copie di lettere, telegrammi e fatture per ciascun affare.
• Le società a responsabilità limitata tengono anche libri sociali specifici, come il libro delle decisioni dei soci.

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Come costruire la checklist passo per passo

Passaggi

1. Elenca i libri obbligatori per la forma societaria: libro giornale, libro inventari e, per le SRL, i libri sociali dell'articolo 2478.
2. Verifica se i libri richiedono numerazione progressiva e, dove previsto, bollatura o vidimazione.
3. Se la tenuta è informatica, prevedi la marcatura temporale e la firma digitale almeno annuale sulle registrazioni.
4. Controlla la data di sottoscrizione dell'inventario, entro tre mesi dal termine per la dichiarazione dei redditi.
5. Indica il periodo di conservazione di dieci anni per scritture, fatture, lettere e telegrammi ricevuti o spediti.

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Un caso ipotetico

Ipotesi: una piccola SRL avvia l'attività a gennaio. Nella checklist inserisce il libro giornale e il libro degli inventari, redatti secondo l'articolo 2217, e i libri sociali dell'articolo 2478 tenuti a cura di amministratori e sindaci. Se la contabilità è informatica, aggiunge la voce sulla marcatura temporale annuale prevista dall'articolo 2215-bis.

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Elementi minimi da spuntare con il professionista

• Libro giornale con operazioni registrate giorno per giorno.
• Libro degli inventari sottoscritto entro il termine indicato dall'articolo 2217.
• Originali e copie di fatture, lettere e telegrammi conservati per affare.
• Numerazione progressiva dei libri contabili e, dove richiesta, bollatura.
• Verbali assembleari con data, partecipanti, capitale rappresentato ed esito delle votazioni, se pertinenti.

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Come impostare il flusso in un software gestionale

Un'azienda può chiedere al proprio partner software di configurare un registro delle scadenze documentali, con ruoli definiti per chi redige, chi firma digitalmente e chi archivia. È una scelta operativa suggerita, non un requisito derivato da una funzionalità specifica.

Utile prevedere anche una tracciabilità delle versioni dei libri tenuti in digitale e un promemoria per la marcatura temporale annuale, così da facilitare la revisione periodica con il professionista.

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Domande frequenti sulla checklist

La checklist deve distinguere i libri obbligatori per legge, come libro giornale e inventari, dalle scritture richieste solo dalla natura o dimensione dell'impresa.

Per le società, la checklist deve includere anche i libri sociali specifici, come quello delle decisioni dei soci previsto per le SRL.

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Prossimo passo

Condividi la checklist con il tuo professionista prima della chiusura dell'esercizio, verificando insieme forma dei libri, termini di sottoscrizione e periodo di conservazione decennale.