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Die kurze Antwort
Eine Dokumenten-Checkliste wird erstellt, indem die Bücher und Aufzeichnungen aufgelistet werden, die das Zivilgesetzbuch vorschreibt oder die je nach Art und Größe des Unternehmens erforderlich sind: Journal, Inventarbuch, Original-Korrespondenz und Rechnungen sowie gegebenenfalls Gesellschaftsbücher. Die Checkliste sollte dann mit dem Berater validiert werden, indem Form, Erstellungsfristen und Aufbewahrungsdauer geprüft werden.
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Welche Dokumente in die Checkliste aufzunehmen sind
- Das Journal verzeichnet Tag für Tag die Geschäftsvorgänge des Unternehmens.
- Das Inventarbuch wird zu Beginn der Tätigkeit und danach jährlich erstellt und enthält Vermögenswerte und Verbindlichkeiten des Unternehmens.
- Zusätzliche Buchführungsunterlagen hängen von Art und Größe des Unternehmens ab.
- Originale und Kopien von Briefen, Telegrammen und Rechnungen müssen für jeden Vorgang geordnet aufbewahrt werden.
- Gesellschaften mit beschränkter Haftung führen zudem spezifische Gesellschaftsbücher, wie das Buch der Gesellschafterbeschlüsse.
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Wie man die Checkliste Schritt für Schritt aufbaut
Schritte
- Liste die für die Gesellschaftsform erforderlichen Bücher auf: Journal, Inventarbuch und, für GmbHs, die Gesellschaftsbücher nach Artikel 2478.
- Prüfe, ob die Bücher eine fortlaufende Nummerierung und, wo vorgesehen, eine Stempelung oder Beglaubigung erfordern.
- Bei digitaler Führung ist mindestens einmal jährlich eine Zeitstempelung und digitale Signatur der Einträge vorzusehen.
- Prüfe das Unterschriftsdatum des Inventars, innerhalb von drei Monaten nach der Frist für die Steuererklärung.
- Vermerke die zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Aufzeichnungen, Rechnungen sowie erhaltene und versendete Briefe und Telegramme.
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Ein hypothetischer Fall
Annahme: Eine kleine GmbH nimmt im Januar ihre Tätigkeit auf. In ihre Checkliste nimmt sie das Journal und das gemäß Artikel 2217 erstellte Inventarbuch sowie die von Geschäftsführern und Prüfern geführten Gesellschaftsbücher nach Artikel 2478 auf. Bei digitaler Buchführung fügt sie einen Punkt zur jährlichen Zeitstempelung gemäß Artikel 2215-bis hinzu.
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Mindestpunkte zur Abstimmung mit dem Berater
- Journal mit Tag für Tag erfassten Geschäftsvorgängen.
- Inventarbuch, unterzeichnet innerhalb der in Artikel 2217 angegebenen Frist.
- Originale und Kopien von Rechnungen, Briefen und Telegrammen, für jeden Vorgang aufbewahrt.
- Fortlaufende Nummerierung der Buchführungsbücher und, wo erforderlich, Stempelung.
- Sitzungsprotokolle mit Datum, Teilnehmern, vertretenem Kapital und Abstimmungsergebnis, soweit relevant.
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Wie man den Ablauf in einer Verwaltungssoftware einrichtet
Ein Unternehmen kann seinen Software-Partner bitten, ein Register der Dokumentenfristen einzurichten, mit klar definierten Rollen für Erstellung, digitale Unterschrift und Archivierung. Dies ist ein vorgeschlagener operativer Ansatz, kein Erfordernis aus einer bestimmten Funktion.
Sinnvoll ist auch eine Versionsverfolgung der digital geführten Bücher sowie eine Erinnerung an die jährliche Zeitstempelung, um die regelmäßige Prüfung mit dem Berater zu erleichtern.
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Häufige Fragen zur Checkliste
Die Checkliste sollte gesetzlich vorgeschriebene Bücher wie Journal und Inventarbuch von Aufzeichnungen unterscheiden, die nur aufgrund der Art oder Größe des Unternehmens erforderlich sind.
Bei Gesellschaften sollte die Checkliste auch spezifische Gesellschaftsbücher enthalten, wie das für GmbHs vorgeschriebene Buch der Gesellschafterbeschlüsse.
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Nächster Schritt
Teile die Checkliste vor dem Jahresabschluss mit deinem Berater und prüft gemeinsam die Form der Bücher, die Unterschriftsfristen und die zehnjährige Aufbewahrungsdauer.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Welche Buchführungsbücher sind für eine kommerzielle Tätigkeit immer vorgeschrieben?
Journal und Inventarbuch sind für jeden verpflichtend, der eine kommerzielle Tätigkeit ausübt, außer für Kleinunternehmer, die von dieser Pflicht ausgenommen sind.
Wie lange müssen Buchführungsunterlagen und Korrespondenz aufbewahrt werden?
Aufzeichnungen, Rechnungen und erhaltene oder versendete Korrespondenz müssen zehn Jahre nach dem Datum der letzten Eintragung aufbewahrt werden.
Was ändert sich, wenn die Bücher mit digitalen Mitteln geführt werden?
Digitale Einträge müssen jederzeit einsehbar bleiben und erfordern mindestens einmal jährlich eine Zeitstempelung und digitale Signatur, mit derselben Beweiskraft wie Papieraufzeichnungen.
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