Comment préparer une checklist documentaire à valider avec le professionnel

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La réponse en bref

Une checklist documentaire se prépare en listant les livres et écritures que le Code civil impose ou requiert selon la nature et la taille de l'entreprise : livre-journal, livre d'inventaire, correspondance et factures originales, ainsi que d'éventuels livres sociaux. La checklist doit ensuite être validée avec le professionnel en vérifiant la forme, les délais de rédaction et la période de conservation.

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Quels documents inclure dans la checklist

• Le livre-journal indique jour après jour les opérations relatives à l'exercice de l'entreprise.
• Le livre d'inventaire est rédigé au début de l'activité puis chaque année, avec les actifs et passifs de l'entreprise.
• Les écritures comptables supplémentaires dépendent de la nature et de la taille de l'entreprise.
• Il faut conserver soigneusement les originaux et copies des lettres, télégrammes et factures pour chaque affaire.
• Les sociétés à responsabilité limitée tiennent aussi des livres sociaux spécifiques, comme le livre des décisions des associés.

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Comment construire la checklist étape par étape

Étapes

1. Liste les livres obligatoires selon la forme sociale : livre-journal, livre d'inventaire et, pour les SARL, les livres sociaux de l'article 2478.
2. Vérifie si les livres nécessitent une numérotation progressive et, le cas échéant, un tamponnage ou une certification.
3. Si la tenue est informatique, prévois l'horodatage et la signature numérique au moins une fois par an sur les enregistrements.
4. Vérifie la date de signature de l'inventaire, dans les trois mois suivant le délai de déclaration des revenus.
5. Indique la période de conservation de dix ans pour les écritures, factures, lettres et télégrammes reçus ou envoyés.

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Un cas hypothétique

Hypothèse : une petite SARL démarre son activité en janvier. Dans sa checklist, elle inclut le livre-journal et le livre d'inventaire, rédigés selon l'article 2217, et les livres sociaux de l'article 2478 tenus par les administrateurs et commissaires. Si la comptabilité est informatique, elle ajoute la mention de l'horodatage annuel prévu par l'article 2215-bis.

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Éléments minimums à valider avec le professionnel

• Livre-journal avec les opérations enregistrées jour après jour.
• Livre d'inventaire signé dans le délai indiqué par l'article 2217.
• Originaux et copies de factures, lettres et télégrammes conservés pour chaque affaire.
• Numérotation progressive des livres comptables et, si requis, tamponnage.
• Procès-verbaux d'assemblée avec date, participants, capital représenté et résultat des votes, si pertinent.

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Comment organiser le flux dans un logiciel de gestion

Une entreprise peut demander à son partenaire logiciel de configurer un registre des échéances documentaires, avec des rôles définis pour la rédaction, la signature numérique et l'archivage. C'est un choix opérationnel suggéré, pas une exigence dérivée d'une fonctionnalité spécifique.

Il est également utile de prévoir une traçabilité des versions des livres tenus numériquement et un rappel pour l'horodatage annuel, afin de faciliter la révision périodique avec le professionnel.

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Questions fréquentes sur la checklist

La checklist doit distinguer les livres obligatoires par la loi, comme le livre-journal et l'inventaire, des écritures requises uniquement par la nature ou la taille de l'entreprise.

Pour les sociétés, la checklist doit aussi inclure les livres sociaux spécifiques, comme celui des décisions des associés prévu pour les SARL.

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Prochaine étape

Partage la checklist avec ton professionnel avant la clôture de l'exercice, en vérifiant ensemble la forme des livres, les délais de signature et la période de conservation de dix ans.