Come preparare una checklist documentale da validare con il professionista

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Cos'è una checklist documentale e a cosa serve

Una checklist documentale è l'elenco ordinato dei libri e delle scritture che un'impresa deve tenere, con le caratteristiche minime richieste da ciascuno. Prepararla prima dell'incontro con il professionista permette di verificare rapidamente cosa esiste, cosa manca e cosa va corretto, riducendo il tempo di revisione e gli errori di tenuta.

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Chi deve tenere quali documenti

L'imprenditore che esercita attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari, oltre alle altre scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa; questo obbligo non si applica ai piccoli imprenditori. Le società a responsabilità limitata devono inoltre tenere il libro delle decisioni dei soci, il libro delle decisioni degli amministratori e, se nominato, il libro delle decisioni del collegio sindacale.

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Come costruire la checklist passo dopo passo

Passaggi

1. Elencare i libri obbligatori per la propria forma giuridica: libro giornale, libro degli inventari, e i libri sociali se si tratta di una srl.
2. Annotare per ciascun libro il contenuto minimo richiesto, ad esempio le operazioni giorno per giorno nel libro giornale.
3. Verificare le scritture aggiuntive richieste dalla natura o dimensione dell'impresa, incluse fatture, lettere e telegrammi ricevuti o spediti.
4. Controllare la modalità di tenuta scelta, cartacea o informatica, e le relative condizioni di consultabilità.
5. Portare la checklist al professionista per validare completezza, conservazione e sottoscrizioni mancanti.

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Un esempio ipotetico

Esempio ipotetico: una srl in fase di revisione annuale prepara una checklist con libro giornale, libro degli inventari, libro delle decisioni dei soci e libro delle decisioni degli amministratori. Per ciascuno indica se le registrazioni sono aggiornate, se l'inventario è stato sottoscritto entro tre mesi dal termine per la dichiarazione dei redditi e se i verbali assembleari riportano data, partecipanti e risultato delle votazioni.

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Voci minime da includere nella checklist

• Libro giornale: registrazione giorno per giorno delle operazioni dell'impresa.
• Libro degli inventari: redatto all'inizio dell'attività e ogni anno, con attività e passività; sottoscritto entro tre mesi dal termine per la dichiarazione dei redditi.
• Scritture aggiuntive richieste da natura o dimensione dell'impresa, con originali e copie di lettere, telegrammi e fatture.
• Per le srl: libro delle decisioni dei soci, degli amministratori e, se nominato, del collegio sindacale.
• Verbali assembleari con data, identità dei partecipanti, capitale rappresentato ed esito delle votazioni.
• Periodo di conservazione: dieci anni dall'ultima registrazione per scritture, fatture, lettere e telegrammi.
• Se la tenuta è informatica: consultabilità continua e marcatura temporale con firma digitale almeno una volta all'anno.

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Come un sistema software può supportare la checklist

Un'azienda può configurare, con il proprio partner software, un registro delle informazioni: elenco dei libri obbligatori, ruolo responsabile per ciascuno (amministratore, sindaco, imprenditore), data dell'ultimo aggiornamento e stato di sottoscrizione. È una scelta operativa suggerita, non un requisito di legge, utile per mantenere traccia e facilitare la revisione con il professionista.

Si può inoltre prevedere un passaggio di verifica periodica, in cui una persona designata controlla che ogni voce della checklist sia coerente con il contenuto minimo richiesto, prima di condividerla con il consulente esterno.

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Domande frequenti sulla checklist

La checklist non sostituisce la consulenza professionale, ma organizza le informazioni prima dell'incontro.

I piccoli imprenditori non sono soggetti agli obblighi di libro giornale e libro inventari previsti per l'attività commerciale.

La conservazione decennale riguarda scritture, fatture, lettere e telegrammi, sia ricevuti che spediti.

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Prossimo passo

Costruisci la tua checklist partendo dai libri obbligatori per la tua forma giuridica e condividila con il professionista prima della prossima revisione annuale.