Comment préparer une checklist documentaire à valider avec le professionnel

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Qu'est-ce qu'une checklist documentaire et à quoi sert-elle

Une checklist documentaire est la liste ordonnée des livres et registres qu'une entreprise doit tenir, avec les caractéristiques minimales requises pour chacun. La préparer avant la rencontre avec le professionnel permet de vérifier rapidement ce qui existe, ce qui manque et ce qui doit être corrigé, réduisant le temps de révision et les erreurs de tenue.

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Qui doit tenir quels documents

L'entrepreneur exerçant une activité commerciale doit tenir le livre journal et le livre des inventaires, ainsi que les autres registres requis par la nature et la taille de l'entreprise; cette obligation ne s'applique pas aux petits entrepreneurs. Les sociétés à responsabilité limitée doivent en outre tenir le livre des décisions des associés, le livre des décisions des administrateurs et, s'il est nommé, le livre des décisions du conseil de surveillance.

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Comment construire la checklist étape par étape

Étapes

1. Lister les livres obligatoires pour sa forme juridique : livre journal, livre des inventaires, et les livres sociaux pour une SARL.
2. Noter pour chaque livre le contenu minimal requis, par exemple les opérations jour par jour dans le livre journal.
3. Vérifier les registres supplémentaires requis par la nature ou la taille de l'entreprise, y compris les factures, lettres et télégrammes reçus ou envoyés.
4. Vérifier la modalité de tenue choisie, papier ou informatique, et les conditions de consultation correspondantes.
5. Apporter la checklist au professionnel pour valider l'exhaustivité, la conservation et les signatures manquantes.

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Un exemple hypothétique

Exemple hypothétique : une SARL en phase de révision annuelle prépare une checklist avec le livre journal, le livre des inventaires, le livre des décisions des associés et le livre des décisions des administrateurs. Pour chacun, elle indique si les enregistrements sont à jour, si l'inventaire a été signé dans les trois mois suivant l'échéance de la déclaration de revenus, et si les procès-verbaux d'assemblée mentionnent la date, les participants et le résultat des votes.

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Éléments minimaux à inclure dans la checklist

• Livre journal : enregistrement jour par jour des opérations de l'entreprise.
• Livre des inventaires : établi au début de l'activité et chaque année, avec actifs et passifs ; signé dans les trois mois suivant l'échéance de la déclaration de revenus.
• Registres supplémentaires requis par la nature ou la taille de l'entreprise, avec originaux et copies de lettres, télégrammes et factures.
• Pour les SARL : livre des décisions des associés, des administrateurs et, s'il est nommé, du conseil de surveillance.
• Procès-verbaux d'assemblée avec date, identité des participants, capital représenté et résultat des votes.
• Durée de conservation : dix ans à compter du dernier enregistrement pour les registres, factures, lettres et télégrammes.
• Si la tenue est informatique : accessibilité continue et horodatage avec signature numérique au moins une fois par an.

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Comment un système logiciel peut soutenir la checklist

Une entreprise peut configurer, avec son partenaire logiciel, un registre d'informations : liste des livres obligatoires, rôle responsable pour chacun (administrateur, commissaire aux comptes, entrepreneur), date de la dernière mise à jour et statut de signature. C'est un choix opérationnel suggéré, non une exigence légale, utile pour garder une trace et faciliter la révision avec le professionnel.

On peut également prévoir une étape de vérification périodique, où une personne désignée contrôle que chaque élément de la checklist est cohérent avec le contenu minimal requis, avant de la partager avec le conseiller externe.

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Questions fréquentes sur la checklist

La checklist ne remplace pas le conseil professionnel, mais organise les informations avant la rencontre.

Les petits entrepreneurs ne sont pas soumis aux obligations de livre journal et livre des inventaires prévues pour l'activité commerciale.

La conservation décennale concerne les registres, factures, lettres et télégrammes, reçus comme envoyés.

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Prochaine étape

Construisez votre checklist en partant des livres obligatoires pour votre forme juridique et partagez-la avec le professionnel avant la prochaine révision annuelle.