Wie man eine Dokumenten-Checkliste zur Validierung mit dem Berufsträger erstellt

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Was eine Dokumenten-Checkliste ist und wozu sie dient

Eine Dokumenten-Checkliste ist die geordnete Liste der Bücher und Aufzeichnungen, die ein Unternehmen führen muss, mit den für jedes erforderlichen Mindestmerkmalen. Ihre Vorbereitung vor dem Treffen mit dem Berufsträger ermöglicht es, schnell zu prüfen, was vorhanden ist, was fehlt und was korrigiert werden muss, wodurch Prüfzeit und Führungsfehler reduziert werden.

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Wer welche Dokumente führen muss

Ein Unternehmer, der eine Handelstätigkeit ausübt, muss das Journal und das Inventarbuch führen, zusätzlich zu den weiteren Aufzeichnungen, die durch Art und Größe des Unternehmens erforderlich sind; diese Pflicht gilt nicht für Kleinunternehmer. Gesellschaften mit beschränkter Haftung müssen außerdem das Buch der Gesellschafterbeschlüsse, das Buch der Geschäftsführerbeschlüsse und, falls bestellt, das Buch der Beschlüsse des Aufsichtsrats führen.

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Wie man die Checkliste Schritt für Schritt erstellt

Schritte

1. Die für die eigene Rechtsform erforderlichen Bücher auflisten: Journal, Inventarbuch, und die Gesellschaftsbücher bei einer GmbH.
2. Für jedes Buch den geforderten Mindestinhalt vermerken, zum Beispiel die tagesweisen Eintragungen im Journal.
3. Die zusätzlichen Aufzeichnungen prüfen, die aufgrund von Art oder Größe des Unternehmens erforderlich sind, einschließlich erhaltener oder versendeter Rechnungen, Briefe und Telegramme.
4. Die gewählte Führungsart prüfen, papierbasiert oder digital, sowie die entsprechenden Einsichtsbedingungen.
5. Die Checkliste dem Berufsträger vorlegen, um Vollständigkeit, Aufbewahrung und fehlende Unterschriften zu validieren.

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Ein hypothetisches Beispiel

Hypothetisches Beispiel: Eine GmbH, die sich in der jährlichen Prüfung befindet, erstellt eine Checkliste mit Journal, Inventarbuch, Buch der Gesellschafterbeschlüsse und Buch der Geschäftsführerbeschlüsse. Für jedes vermerkt sie, ob die Eintragungen aktuell sind, ob das Inventar innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Frist für die Einkommensteuererklärung unterschrieben wurde und ob die Versammlungsprotokolle Datum, Teilnehmer und Abstimmungsergebnis enthalten.

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Mindestpunkte für die Checkliste

• Journal: tagesweise Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge des Unternehmens.
• Inventarbuch: erstellt zu Beginn der Tätigkeit und jährlich, mit Aktiva und Passiva; unterschrieben innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Frist für die Einkommensteuererklärung.
• Zusätzliche Aufzeichnungen, die aufgrund von Art oder Größe des Unternehmens erforderlich sind, mit Originalen und Kopien von Briefen, Telegrammen und Rechnungen.
• Für GmbHs: Buch der Gesellschafterbeschlüsse, der Geschäftsführerbeschlüsse und, falls bestellt, des Aufsichtsrats.
• Versammlungsprotokolle mit Datum, Identität der Teilnehmer, vertretenem Kapital und Abstimmungsergebnis.
• Aufbewahrungsfrist: zehn Jahre ab der letzten Eintragung für Aufzeichnungen, Rechnungen, Briefe und Telegramme.
• Bei digitaler Führung: ständige Einsehbarkeit und Zeitstempelung mit digitaler Signatur mindestens einmal jährlich.

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Wie ein Softwaresystem die Checkliste unterstützen kann

Ein Unternehmen kann zusammen mit seinem Softwarepartner ein Informationsregister einrichten: Liste der Pflichtbücher, verantwortliche Rolle für jedes (Geschäftsführer, Aufsichtsrat, Unternehmer), Datum der letzten Aktualisierung und Unterschriftsstatus. Dies ist eine vorgeschlagene operative Entscheidung, keine gesetzliche Anforderung, die hilfreich ist, um den Überblick zu behalten und die Prüfung mit dem Berufsträger zu erleichtern.

Zudem kann ein periodischer Überprüfungsschritt vorgesehen werden, bei dem eine benannte Person prüft, ob jeder Checklistenpunkt mit dem erforderlichen Mindestinhalt übereinstimmt, bevor er mit dem externen Berater geteilt wird.

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Häufige Fragen zur Checkliste

Die Checkliste ersetzt nicht die fachliche Beratung, sondern organisiert Informationen vor dem Treffen.

Kleinunternehmer unterliegen nicht den Pflichten zu Journal und Inventarbuch, die für die Handelstätigkeit vorgesehen sind.

Die zehnjährige Aufbewahrung betrifft Aufzeichnungen, Rechnungen, Briefe und Telegramme, sowohl erhaltene als auch versendete.

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Nächster Schritt

Erstellen Sie Ihre Checkliste ausgehend von den für Ihre Rechtsform erforderlichen Büchern und teilen Sie sie dem Berufsträger vor der nächsten Jahresprüfung mit.