Come organizzare la conservazione ordinata della documentazione aziendale

01

La risposta in breve

L'imprenditore che esercita attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari, oltre alle altre scritture richieste dalla natura e dimensione dell'impresa, conservando ordinatamente per ciascun affare originali e copie di lettere, telegrammi e fatture (citation-2, citation-4). Le scritture, le fatture e la corrispondenza vanno conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione, anche in forma digitale se resa leggibile in ogni momento (citation-0, citation-1).

02

Chi è coinvolto e quali libri contano

Gli obblighi di tenuta libri non si applicano ai piccoli imprenditori (citation-2). Le società a responsabilità limitata devono inoltre tenere il libro delle decisioni dei soci, il libro delle decisioni degli amministratori e il libro delle decisioni del collegio sindacale, a cura rispettivamente degli amministratori e dei sindaci (citation-3). Le deliberazioni assembleari devono constare da verbale sottoscritto, con data, identità dei partecipanti e risultato delle votazioni (citation-0).

03

Il flusso di lavoro per organizzare la conservazione

Passaggi

1. Individuare i libri obbligatori: libro giornale (operazioni giorno per giorno) e libro inventari (valutazione annuale di attività e passività) (citation-1).
2. Numerare progressivamente libro giornale e libro inventari prima dell'uso; questi due libri non richiedono bollatura né vidimazione (citation-2).
3. Per gli altri libri soggetti a bollatura, farla effettuare dall'ufficio del registro imprese o da un notaio (citation-2).
4. Se si opta per la tenuta informatica, garantire che le registrazioni siano consultabili in ogni momento e apporre marcatura temporale e firma digitale almeno una volta all'anno (citation-1).
5. Conservare ordinatamente per ciascun affare originali e copie di lettere, telegrammi e fatture per dieci anni dall'ultima registrazione (citation-0, citation-2).

04

Esempio ipotetico

Una srl ipotetica avvia l'esercizio numerando progressivamente il libro giornale e il libro degli inventari prima di iniziare le registrazioni (citation-2). Sceglie la tenuta informatica: applica marcatura temporale e firma digitale entro fine anno e mantiene le registrazioni consultabili in ogni momento (citation-1). Il consiglio conserva fatture e corrispondenza per dieci anni e fa sottoscrivere l'inventario entro tre mesi dal termine per la dichiarazione dei redditi (citation-0).

05

Checklist di verifica

• Libro giornale e libro inventari numerati progressivamente prima dell'uso (citation-2).
• Bollatura effettuata per i libri che la richiedono, tramite registro imprese o notaio (citation-2).
• Registrazioni digitali consultabili in ogni momento, con marcatura temporale e firma digitale annuale (citation-1).
• Originali e copie di lettere, telegrammi e fatture conservati ordinatamente per ciascun affare (citation-2, citation-4).
• Scritture e corrispondenza conservate per dieci anni dall'ultima registrazione (citation-0).

06

Cosa può presidiare un sistema gestionale

Un'azienda può configurare con il proprio partner software un registro delle informazioni che tracci data, autore e numerazione progressiva di ogni scrittura, così da facilitare la verifica dei requisiti di legge (citation-2). È una scelta operativa suggerita definire ruoli chiari per chi tiene il libro giornale, il libro inventari e i libri sociali, e per chi appone marcatura temporale e firma digitale annuale (citation-1, citation-3). Un flusso di revisione periodica, con controllo di leggibilità e conservazione decennale, resta una configurazione consigliata da valutare insieme al professionista (citation-0).

07

Domande frequenti

Le risposte seguenti chiariscono punti già trattati nell'articolo, senza introdurre nuovi obblighi.

08

Prossimo passo

Costruite la vostra checklist documentale interna e sottoponetela al vostro consulente per verificare l'applicabilità ai libri e alle scritture della vostra impresa (citation-0, citation-2).