01
La réponse en bref
L'entrepreneur exerçant une activité commerciale doit tenir le livre-journal et le livre des inventaires, ainsi que les autres écritures requises par la nature et la taille de l'entreprise, en conservant de manière ordonnée pour chaque affaire les originaux et copies des lettres, télégrammes et factures (citation-2, citation-4). Les écritures, les factures et la correspondance doivent être conservées pendant dix ans à compter de la date du dernier enregistrement, même sous forme numérique si elles peuvent être rendues lisibles à tout moment (citation-0, citation-1).
02
Qui est concerné et quels livres comptent
Les obligations de tenue des livres ne s'appliquent pas aux petits entrepreneurs (citation-2). Les sociétés à responsabilité limitée doivent en outre tenir le livre des décisions des associés, le livre des décisions des administrateurs et le livre des décisions du conseil des commissaires aux comptes, tenus respectivement par les administrateurs et les commissaires (citation-3). Les délibérations de l'assemblée doivent être constatées par un procès-verbal signé, avec date, identité des participants et résultat des votes (citation-0).
03
Le processus pour organiser la conservation
Étapes
- Identifier les livres obligatoires : le livre-journal (opérations au jour le jour) et le livre des inventaires (évaluation annuelle des actifs et passifs) (citation-1).
- Numéroter progressivement le livre-journal et le livre des inventaires avant leur utilisation ; ces deux livres ne nécessitent ni cachet ni visa (citation-2).
- Pour les autres livres soumis au cachet, le faire effectuer par le bureau du registre des entreprises ou par un notaire (citation-2).
- En cas de tenue informatique, garantir que les enregistrements restent consultables à tout moment et apposer un horodatage et une signature numérique au moins une fois par an (citation-1).
- Conserver de manière ordonnée pour chaque affaire les originaux et copies des lettres, télégrammes et factures, pendant dix ans à compter du dernier enregistrement (citation-0, citation-2).
04
Exemple hypothétique
Une SARL hypothétique débute son exercice en numérotant progressivement le livre-journal et le livre des inventaires avant de commencer les enregistrements (citation-2). Elle choisit la tenue informatique : elle applique un horodatage et une signature numérique avant la fin de l'année et maintient les enregistrements consultables à tout moment (citation-1). Le conseil conserve les factures et la correspondance pendant dix ans et fait signer l'inventaire dans les trois mois suivant le délai de dépôt de la déclaration de revenus (citation-0).
05
Liste de vérification
- Livre-journal et livre des inventaires numérotés progressivement avant utilisation (citation-2).
- Cachet effectué pour les livres qui le requièrent, via le bureau du registre des entreprises ou un notaire (citation-2).
- Enregistrements numériques consultables à tout moment, avec horodatage et signature numérique annuels (citation-1).
- Originaux et copies des lettres, télégrammes et factures conservés de manière ordonnée pour chaque affaire (citation-2, citation-4).
- Écritures et correspondance conservées pendant dix ans à compter du dernier enregistrement (citation-0).
06
Ce qu'un système de gestion peut superviser
Une entreprise peut configurer avec son partenaire logiciel un registre d'informations qui trace la date, l'auteur et la numérotation progressive de chaque écriture, facilitant ainsi la vérification des exigences légales (citation-2). Il s'agit d'un choix opérationnel suggéré de définir des rôles clairs pour qui tient le livre-journal, le livre des inventaires et les livres sociaux, et pour qui appose l'horodatage et la signature numérique annuels (citation-1, citation-3). Un processus de révision périodique, avec contrôle de la lisibilité et de la conservation décennale, reste une configuration recommandée à évaluer avec le professionnel (citation-0).
07
Questions fréquentes
Les réponses suivantes clarifient des points déjà traités dans l'article, sans introduire de nouvelles obligations.
08
Prochaine étape
Construisez votre liste de contrôle documentaire interne et soumettez-la à votre conseiller pour vérifier son applicabilité aux livres et écritures de votre entreprise (citation-0, citation-2).
FAQ
Questions fréquentes
Pendant combien de temps faut-il conserver les factures et la correspondance ?
Les écritures, les factures et la correspondance reçue ou envoyée doivent être conservées pendant dix ans à compter de la date du dernier enregistrement (citation-0).
Est-il possible de tenir les livres comptables sous forme numérique ?
Oui, à condition que les enregistrements soient consultables à tout moment et que, pour la numérotation, un horodatage et une signature numérique soient appliqués au moins une fois par an (citation-1).
Quels livres supplémentaires une SARL doit-elle tenir ?
Outre les livres comptables généraux, la SARL tient le livre des décisions des associés, le livre des décisions des administrateurs et le livre des décisions du conseil des commissaires aux comptes (citation-3).
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