01
Die kurze Antwort
Ein Unternehmer, der eine kaufmännische Tätigkeit ausübt, muss das Tagebuch und das Inventarbuch führen, sowie weitere Buchführungsunterlagen, die nach Art und Größe des Unternehmens erforderlich sind, und für jedes Geschäft Originale und Kopien von Briefen, Telegrammen und Rechnungen geordnet aufbewahren (citation-2, citation-4). Die Aufzeichnungen, Rechnungen und die Korrespondenz müssen zehn Jahre ab dem Datum der letzten Eintragung aufbewahrt werden, auch in digitaler Form, sofern sie jederzeit lesbar gemacht werden kann (citation-0, citation-1).
02
Wer betroffen ist und welche Bücher zählen
Die Pflichten zur Buchführung gelten nicht für Kleinunternehmer (citation-2). Gesellschaften mit beschränkter Haftung müssen zudem das Buch der Gesellschafterbeschlüsse, das Buch der Beschlüsse der Geschäftsführer und das Buch der Beschlüsse des Aufsichtsrats führen, jeweils geführt von den Geschäftsführern bzw. den Rechnungsprüfern (citation-3). Gesellschafterbeschlüsse müssen in einem Protokoll festgehalten werden, das unterzeichnet ist und Datum, Identität der Teilnehmer und Abstimmungsergebnis enthält (citation-0).
03
Der Arbeitsablauf zur Organisation der Aufbewahrung
Schritte
- Die Pflichtbücher bestimmen: das Tagebuch (tägliche Geschäftsvorgänge) und das Inventarbuch (jährliche Bewertung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten) (citation-1).
- Tagebuch und Inventarbuch vor Gebrauch fortlaufend nummerieren; diese beiden Bücher bedürfen keiner Stempelung oder Beglaubigung (citation-2).
- Für andere, stempelpflichtige Bücher die Stempelung durch das Handelsregisteramt oder einen Notar vornehmen lassen (citation-2).
- Bei digitaler Führung sicherstellen, dass die Einträge jederzeit einsehbar sind, und mindestens einmal jährlich einen Zeitstempel und eine digitale Signatur anbringen (citation-1).
- Originale und Kopien von Briefen, Telegrammen und Rechnungen für jedes Geschäft geordnet zehn Jahre ab der letzten Eintragung aufbewahren (citation-0, citation-2).
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Hypothetisches Beispiel
Eine hypothetische GmbH beginnt das Geschäftsjahr, indem sie Tagebuch und Inventarbuch vor Beginn der Eintragungen fortlaufend nummeriert (citation-2). Sie entscheidet sich für digitale Führung: Zeitstempel und digitale Signatur werden bis Jahresende angebracht, die Einträge bleiben jederzeit einsehbar (citation-1). Der Vorstand bewahrt Rechnungen und Korrespondenz zehn Jahre auf und lässt das Inventar innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Frist für die Steuererklärung unterzeichnen (citation-0).
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Prüfliste
- Tagebuch und Inventarbuch vor Gebrauch fortlaufend nummeriert (citation-2).
- Stempelung für stempelpflichtige Bücher über Handelsregisteramt oder Notar durchgeführt (citation-2).
- Digitale Einträge jederzeit einsehbar, mit jährlichem Zeitstempel und digitaler Signatur (citation-1).
- Originale und Kopien von Briefen, Telegrammen und Rechnungen für jedes Geschäft geordnet aufbewahrt (citation-2, citation-4).
- Aufzeichnungen und Korrespondenz zehn Jahre ab letzter Eintragung aufbewahrt (citation-0).
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Was ein Verwaltungssystem unterstützen kann
Ein Unternehmen kann mit seinem Softwarepartner ein Informationsverzeichnis einrichten, das Datum, Autor und fortlaufende Nummerierung jeder Eintragung erfasst, um die Überprüfung der gesetzlichen Anforderungen zu erleichtern (citation-2). Es ist eine empfohlene betriebliche Wahl, klare Rollen für die Führung von Tagebuch, Inventarbuch und Gesellschaftsbüchern sowie für die jährliche Anbringung von Zeitstempel und digitaler Signatur festzulegen (citation-1, citation-3). Ein regelmäßiger Überprüfungsprozess mit Kontrolle der Lesbarkeit und der zehnjährigen Aufbewahrung bleibt eine empfohlene Konfiguration, die gemeinsam mit dem Berater zu bewerten ist (citation-0).
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Häufig gestellte Fragen
Die folgenden Antworten erläutern bereits im Artikel behandelte Punkte, ohne neue Pflichten einzuführen.
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Nächster Schritt
Erstellen Sie Ihre interne Dokumenten-Checkliste und legen Sie sie Ihrem Berater vor, um die Anwendbarkeit auf die Bücher und Aufzeichnungen Ihres Unternehmens zu prüfen (citation-0, citation-2).
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Wie lange müssen Rechnungen und Korrespondenz aufbewahrt werden?
Aufzeichnungen, Rechnungen und ein- oder ausgehende Korrespondenz müssen zehn Jahre ab dem Datum der letzten Eintragung aufbewahrt werden (citation-0).
Können Buchführungsunterlagen digital geführt werden?
Ja, sofern die Einträge jederzeit einsehbar sind und für die Nummerierung mindestens einmal jährlich ein Zeitstempel und eine digitale Signatur angebracht werden (citation-1).
Welche zusätzlichen Bücher muss eine GmbH führen?
Neben den allgemeinen Buchführungsunterlagen führt eine GmbH das Buch der Gesellschafterbeschlüsse, das Buch der Beschlüsse der Geschäftsführer und das Buch der Beschlüsse des Aufsichtsrats (citation-3).
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