Dati gestionali e scritture contabili obbligatorie: la distinzione degli articoli 2214 e 2215-bis

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La distinzione in sintesi

L'articolo 2214 del Codice civile impone all'imprenditore che esercita attività commerciale la tenuta del libro giornale e del libro degli inventari: questi sono obbligatori per legge, salvo l'esenzione prevista per i piccoli imprenditori. Lo stesso articolo aggiunge però che l'imprenditore deve tenere anche le 'altre scritture contabili' richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa: questi sono dati gestionali, la cui necessità dipende dall'organizzazione concreta del business, non da un elenco fisso di legge.

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Perché la distinzione conta

L'articolo 2215-bis unifica il trattamento informatico di entrambe le categorie: libri, repertori, scritture e documentazione la cui tenuta è obbligatoria per legge o regolamento, oppure richiesta dalla natura o dimensione dell'impresa, possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. Le registrazioni devono restare consultabili in ogni momento e costituiscono informazione primaria e originale, da cui si possono trarre riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

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Come organizzare la tenuta dei registri

Passaggi

1. Identificare i registri obbligatori per legge: libro giornale e libro degli inventari (art. 2214).
2. Valutare quali scritture aggiuntive richiedono la natura e le dimensioni dell'impresa (art. 2214).
3. Applicare le modalità di tenuta previste: numerazione progressiva, bollatura o vidimazione dove richiesta (art. 2215).
4. Se si opta per la tenuta informatica, garantire consultabilità continua delle registrazioni (art. 2215-bis).
5. Conservare scritture, fatture, lettere e telegrammi per dieci anni dall'ultima registrazione (art. 2220).

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Esempio ipotetico

Un'impresa commerciale di medie dimensioni tiene il libro giornale e il libro degli inventari come richiesto dall'articolo 2214. Data la complessità delle sue operazioni, tiene anche un registro dettagliato dei contratti con i fornitori: questa scrittura aggiuntiva è dettata dalla natura e dimensione dell'attività, non da un obbligo di legge specifico, ma può comunque essere tenuta con strumenti informatici secondo l'articolo 2215-bis, purché resti consultabile in ogni momento.

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Verifiche da fare

• Il libro giornale riporta le operazioni giorno per giorno (art. 2216)?
• L'inventario è redatto all'inizio dell'esercizio e rinnovato ogni anno, con attività e passività (art. 2217)?
• Le scritture informatiche sono rese consultabili in ogni momento con i mezzi a disposizione (art. 2215-bis)?
• La conservazione decennale di scritture, fatture, lettere e telegrammi è rispettata (art. 2220)?
• Per le società, i libri sociali specifici (decisioni soci, amministratori, collegio sindacale) sono tenuti a cura dei soggetti competenti (art. 2478)?

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Come impostare il flusso documentale con un software gestionale

Un'azienda può chiedere al proprio partner software di configurare ruoli distinti per chi registra le scritture obbligatorie (libro giornale, inventario) e chi gestisce le scritture aggiuntive legate all'operatività quotidiana, mantenendo tracciabilità delle registrazioni e possibilità di consultazione in ogni momento, come previsto per la documentazione informatica dall'articolo 2215-bis. È una scelta operativa suggerita, non un obbligo derivante da una funzionalità specifica.

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Passi pratici per una revisione periodica

Passaggi

1. Elencare separatamente le scritture obbligatorie per legge e quelle richieste dalla propria organizzazione.
2. Verificare che le scritture informatiche restino consultabili con i mezzi a disposizione del soggetto tenutario.
3. Controllare la coerenza tra registrazioni e documenti originali (fatture, lettere, telegrammi).
4. Programmare la conservazione per il periodo decennale previsto dall'articolo 2220.
5. Coinvolgere il professionista incaricato per validare la classificazione delle scritture prima della chiusura d'esercizio.

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Prossimo passo

Costruisci con il tuo consulente una mappa delle scritture obbligatorie e di quelle gestionali della tua impresa, verificando le modalità di tenuta e conservazione previste dal Codice civile.