Verwaltungsdaten und obligatorische Buchführung: die Unterscheidung nach Artikel 2214 und 2215-bis

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Die Unterscheidung im Überblick

Artikel 2214 des Zivilgesetzbuchs verpflichtet den Unternehmer, der eine Handelstätigkeit ausübt, das Journalbuch und das Inventarbuch zu führen: Diese sind gesetzlich vorgeschrieben, mit Ausnahme der für Kleinunternehmer vorgesehenen Befreiung. Derselbe Artikel fügt jedoch hinzu, dass der Unternehmer auch die 'anderen Buchführungsunterlagen' führen muss, die von der Art und Größe des Unternehmens verlangt werden: Dies sind Verwaltungsdaten, deren Notwendigkeit von der konkreten Organisation des Unternehmens abhängt, nicht von einer festen gesetzlichen Liste.

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Warum die Unterscheidung wichtig ist

Artikel 2215-bis vereinheitlicht die elektronische Behandlung beider Kategorien: Bücher, Register, Aufzeichnungen und Dokumentationen, deren Führung gesetzlich oder durch Verordnung vorgeschrieben ist oder von der Art oder Größe des Unternehmens verlangt wird, können mit elektronischen Mitteln erstellt und geführt werden. Die Einträge müssen jederzeit einsehbar bleiben und stellen primäre und originäre Information dar, aus der Reproduktionen und Kopien für die gesetzlich zulässigen Zwecke erstellt werden können.

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Wie man die Führung der Register organisiert

Schritte

1. Die gesetzlich vorgeschriebenen Register identifizieren: Journalbuch und Inventarbuch (Art. 2214).
2. Bewerten, welche zusätzlichen Aufzeichnungen von der Art und Größe des Unternehmens verlangt werden (Art. 2214).
3. Die vorgeschriebenen Führungsmethoden anwenden: fortlaufende Nummerierung, Stempelung oder Beglaubigung, wo erforderlich (Art. 2215).
4. Bei elektronischer Führung die kontinuierliche Einsehbarkeit der Einträge sicherstellen (Art. 2215-bis).
5. Aufzeichnungen, Rechnungen, Briefe und Telegramme zehn Jahre nach dem letzten Eintrag aufbewahren (Art. 2220).

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Hypothetisches Beispiel

Ein mittelgroßes Handelsunternehmen führt das Journalbuch und das Inventarbuch, wie von Artikel 2214 vorgeschrieben. Angesichts der Komplexität seiner Tätigkeit führt es auch ein detailliertes Register der Lieferantenverträge: Diese zusätzliche Aufzeichnung ist durch die Art und Größe des Unternehmens bedingt, nicht durch eine spezifische gesetzliche Pflicht, kann aber dennoch mit elektronischen Mitteln nach Artikel 2215-bis geführt werden, vorausgesetzt sie bleibt jederzeit einsehbar.

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Durchzuführende Prüfungen

• Erfasst das Journalbuch die Vorgänge Tag für Tag (Art. 2216)?
• Wird das Inventar zu Beginn des Geschäftsjahres erstellt und jährlich erneuert, mit Vermögenswerten und Verbindlichkeiten (Art. 2217)?
• Bleiben elektronische Aufzeichnungen jederzeit mit den verfügbaren Mitteln einsehbar (Art. 2215-bis)?
• Wird die zehnjährige Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Rechnungen, Briefen und Telegrammen eingehalten (Art. 2220)?
• Werden bei Gesellschaften die spezifischen Gesellschaftsbücher (Gesellschafterbeschlüsse, Geschäftsführer, Aufsichtsrat) von den zuständigen Personen geführt (Art. 2478)?

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Wie man den Dokumentenfluss mit einer Verwaltungssoftware einrichtet

Ein Unternehmen kann seinen Softwarepartner bitten, unterschiedliche Rollen für diejenigen einzurichten, die obligatorische Einträge (Journalbuch, Inventar) erfassen, und für diejenigen, die zusätzliche, an den täglichen Betrieb gebundene Aufzeichnungen verwalten, wobei die Nachverfolgbarkeit der Einträge und die jederzeitige Einsehbarkeit erhalten bleiben, wie es Artikel 2215-bis für elektronische Dokumentation vorsieht. Dies ist eine vorgeschlagene organisatorische Entscheidung, keine Pflicht, die aus einer bestimmten Funktion entsteht.

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Praktische Schritte für eine regelmäßige Überprüfung

Schritte

1. Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen getrennt von den durch die eigene Organisation verlangten auflisten.
2. Prüfen, dass elektronische Aufzeichnungen mit den dem Verantwortlichen zur Verfügung stehenden Mitteln einsehbar bleiben.
3. Die Übereinstimmung zwischen Einträgen und Originaldokumenten (Rechnungen, Briefe, Telegramme) kontrollieren.
4. Die Aufbewahrung für den in Artikel 2220 vorgesehenen Zeitraum von zehn Jahren planen.
5. Den zuständigen Berater einbeziehen, um die Klassifizierung der Aufzeichnungen vor dem Jahresabschluss zu validieren.

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Nächster Schritt

Erstellen Sie zusammen mit Ihrem Berater eine Übersicht über die gesetzlich vorgeschriebenen und die Verwaltungsaufzeichnungen Ihres Unternehmens und prüfen Sie die vom Zivilgesetzbuch vorgesehenen Führungs- und Aufbewahrungsmethoden.