Fattura elettronica scartata: come rendere tracciabile la correzione e il nuovo invio

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La risposta in breve

Una correzione è tracciabile quando segue la sequenza prevista dal Sistema di Interscambio: ricevuta di scarto con codice errore, fattura corretta rinviata con stessa data e numerazione ma nome file diverso, e infine conservazione a norma del documento definitivo.

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Cosa controlla il SdI prima di accettare la fattura

Il SdI verifica dati minimi obbligatori, esistenza delle partite IVA, presenza del Codice destinatario e coerenza tra imponibile, aliquota e IVA. In caso di esito negativo scarta il file e invia una ricevuta con codice errore e descrizione del motivo, trasmessa allo stesso canale (PEC, SFTP o Web Service) da cui era arrivata la fattura.

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Il percorso operativo dalla predisposizione alla conservazione

Passaggi

1. Predisporre la fattura nel portale Fatture e Corrispettivi o con software stand alone, scegliendo fattura ordinaria, semplificata o PA.
2. Inviare il file XML al SdI collegandosi solo per il tempo necessario alla trasmissione.
3. Ricevere la ricevuta del SdI (scarto, consegna o mancata consegna) consultabile nell'area dedicata del portale.
4. Se la ricevuta è di scarto, correggere l'errore indicato e rinviare la fattura con stessa data e numerazione ma nome file diverso.
5. Attivare o verificare il servizio di conservazione a norma per custodire l'originale definitivo nel tempo.

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Un caso ipotetico

Esempio ipotetico: un'azienda emette una fattura con imponibile 100 euro e aliquota 22%, ma indica erroneamente un'IVA di 20 euro. Il SdI rileva l'incoerenza e scarta il file con relativo codice errore. L'amministrazione corregge l'importo IVA a 22 euro, mantiene la stessa data e numero della fattura originaria, rinomina il file e lo rinvia al SdI, che questa volta lo accetta e invia la ricevuta di consegna.

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Verifiche prima e dopo il rinvio

• Il codice errore della ricevuta di scarto è stato letto e compreso correttamente.
• La fattura corretta mantiene data e numerazione originarie.
• Il nome del file è stato modificato quando la fattura non è prodotta tramite la procedura web del portale.
• La ricevuta finale (consegna o mancata consegna) è stata archiviata insieme al file.
• La fattura definitiva è stata inviata in conservazione a norma.

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Cosa può predisporre un'azienda nel proprio software gestionale

Un'azienda può chiedere al proprio fornitore software di tracciare, per ogni fattura, la ricevuta ricevuta dal SdI, il codice errore associato a eventuali scarti e la relazione tra fattura originaria e fattura corretta rinviata. Questi sono scelte operative suggerite, non funzionalità certificate di un prodotto specifico.

È utile assegnare un ruolo responsabile della verifica delle ricevute e un passaggio di revisione prima del rinvio, così che la correzione resti ricostruibile insieme alla data di presa visione da parte del cliente.

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Domande frequenti

Perché la fattura corretta deve avere la stessa data e numerazione dell'originale? Perché questo permette di ricollegare la correzione alla fattura scartata, mantenendo la tracciabilità dell'operazione.

Dove si trova il motivo dello scarto? Nella ricevuta di scarto inviata dal SdI, che include un codice errore e una descrizione sintetica.

Cosa succede dopo l'accettazione della fattura corretta? Il documento definitivo può essere avviato alla conservazione a norma, che garantisce leggibilità e recuperabilità nel tempo.

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Prossimo passo

Verifica con il tuo ufficio amministrativo come vengono archiviate oggi le ricevute di scarto e se ogni correzione è ricollegabile al documento originario: è il primo controllo per rendere il processo davvero tracciabile.