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Die kurze Antwort

Eine Korrektur ist nachvollziehbar, wenn sie der vom Austauschsystem vorgesehenen Abfolge folgt: Ablehnungsquittung mit Fehlercode, korrigierte Rechnung mit gleichem Datum und gleicher Nummerierung, aber anderem Dateinamen erneut übermittelt, und schließlich regelkonforme Archivierung des endgültigen Dokuments.

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Was das Austauschsystem vor Annahme der Rechnung prüft

Das Austauschsystem prüft die obligatorischen Mindestdaten, das Vorhandensein der Mehrwertsteuernummern, das Vorliegen des Empfängercodes sowie die Übereinstimmung zwischen Nettobetrag, Steuersatz und Mehrwertsteuer. Bei negativem Ergebnis lehnt es die Datei ab und sendet eine Quittung mit Fehlercode und Beschreibung des Grundes über denselben Kanal (zertifizierte E-Mail, SFTP oder Webdienst), über den die Rechnung eingegangen ist.

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Der operative Weg von der Erstellung bis zur Archivierung

Schritte

  1. Die Rechnung im Portal Fatture e Corrispettivi oder mit eigenständiger Software erstellen und dabei zwischen ordentlicher, vereinfachter oder Rechnung an die öffentliche Verwaltung wählen.
  2. Die XML-Datei an das Austauschsystem senden, dabei nur so lange online verbunden bleiben, wie für die Übermittlung notwendig ist.
  3. Die Quittung des Austauschsystems (Ablehnung, Zustellung oder Nichtzustellung) erhalten, einsehbar im entsprechenden Bereich des Portals.
  4. Bei einer Ablehnungsquittung den angegebenen Fehler korrigieren und die Rechnung mit gleichem Datum und gleicher Nummerierung, aber anderem Dateinamen erneut senden.
  5. Den Dienst der regelkonformen Archivierung aktivieren oder überprüfen, um das endgültige Originaldokument dauerhaft aufzubewahren.

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Ein hypothetischer Fall

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen stellt eine Rechnung mit einem Nettobetrag von 100 Euro und einem Steuersatz von 22% aus, gibt jedoch fälschlicherweise eine Mehrwertsteuer von 20 Euro an. Das Austauschsystem erkennt die Unstimmigkeit und lehnt die Datei mit entsprechendem Fehlercode ab. Die Verwaltung korrigiert den Mehrwertsteuerbetrag auf 22 Euro, behält Datum und Nummer der ursprünglichen Rechnung bei, benennt die Datei um und sendet sie erneut an das Austauschsystem, das sie diesmal annimmt und die Zustellungsquittung sendet.

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Prüfungen vor und nach dem erneuten Versand

  • Der Fehlercode der Ablehnungsquittung wurde korrekt gelesen und verstanden.
  • Die korrigierte Rechnung behält Datum und Nummerierung der ursprünglichen Rechnung bei.
  • Der Dateiname wurde geändert, wenn die Rechnung nicht über die Webprozedur des Portals erstellt wird.
  • Die endgültige Quittung (Zustellung oder Nichtzustellung) wurde zusammen mit der Datei archiviert.
  • Die endgültige Rechnung wurde zur regelkonformen Archivierung übermittelt.

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Was ein Unternehmen in seiner eigenen Verwaltungssoftware einrichten kann

Ein Unternehmen kann seinen Softwareanbieter bitten, für jede Rechnung die vom Austauschsystem erhaltene Quittung, den mit etwaigen Ablehnungen verbundenen Fehlercode und die Beziehung zwischen der ursprünglichen und der erneut gesendeten korrigierten Rechnung nachzuverfolgen. Dies sind vorgeschlagene operative Entscheidungen, keine zertifizierten Funktionen eines bestimmten Produkts.

Es ist sinnvoll, eine für die Prüfung der Quittungen verantwortliche Rolle sowie einen Überprüfungsschritt vor dem erneuten Versand festzulegen, damit die Korrektur zusammen mit dem Datum der Einsichtnahme durch den Kunden nachvollziehbar bleibt.

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Häufig gestellte Fragen

Warum muss die korrigierte Rechnung dasselbe Datum und dieselbe Nummerierung wie das Original haben? Weil dies erlaubt, die Korrektur mit der abgelehnten Rechnung zu verknüpfen und so die Nachvollziehbarkeit des Vorgangs zu erhalten.

Wo findet man den Grund für die Ablehnung? In der vom Austauschsystem gesendeten Ablehnungsquittung, die einen Fehlercode und eine kurze Beschreibung enthält.

Was passiert nach der Annahme der korrigierten Rechnung? Das endgültige Dokument kann zur regelkonformen Archivierung übermittelt werden, die Lesbarkeit und Wiederauffindbarkeit über die Zeit garantiert.

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Nächster Schritt

Prüfen Sie mit Ihrer Verwaltungsabteilung, wie Ablehnungsquittungen heute archiviert werden und ob jede Korrektur mit dem ursprünglichen Dokument verknüpft werden kann: das ist die erste Prüfung, um den Prozess wirklich nachvollziehbar zu machen.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Was zeigt eine Ablehnungsquittung des Austauschsystems an?

Sie zeigt an, dass die Rechnung die Prüfungen des Austauschsystems nicht bestanden hat; sie enthält einen Fehlercode und eine kurze Beschreibung des Ablehnungsgrundes, die zur Korrektur der Datei nützlich ist.

Ist es obligatorisch, den Dateinamen zu ändern, wenn eine korrigierte Rechnung erneut gesendet wird?

Ja, wenn die Rechnung nicht über die Webprozedur des Portals Fatture e Corrispettivi erstellt wird, muss der Dateiname geändert werden, während Datum und Nummerierung unverändert bleiben.

Betrifft die regelkonforme Archivierung nur korrigierte oder auch abgelehnte Rechnungen?

Der Dienst der regelkonformen Archivierung betrifft ausgestellte und erhaltene elektronische Rechnungen, also das vom Austauschsystem angenommene endgültige Dokument; Quittungen sollten dennoch zur Nachvollziehbarkeit archiviert werden.

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Quellen und Prüfung