Facture électronique rejetée : comment rendre traçable la correction et le nouvel envoi

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La réponse en bref

Une correction est traçable lorsqu'elle suit la séquence prévue par le Système d'Échange : accusé de rejet avec code d'erreur, facture corrigée renvoyée avec la même date et numérotation mais un nom de fichier différent, et enfin archivage conforme du document définitif.

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Ce que vérifie le Système d'Échange avant d'accepter la facture

Le Système d'Échange vérifie les données minimales obligatoires, l'existence des numéros de TVA, la présence du Code destinataire et la cohérence entre le montant imposable, le taux et la TVA. En cas de résultat négatif, il rejette le fichier et envoie un accusé avec code d'erreur et description du motif, transmis par le même canal (PEC, SFTP ou Web Service) par lequel la facture était arrivée.

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Le parcours opérationnel de la préparation à l'archivage

Étapes

1. Préparer la facture dans le portail Fatture e Corrispettivi ou avec un logiciel autonome, en choisissant facture ordinaire, simplifiée ou PA.
2. Envoyer le fichier XML au Système d'Échange en se connectant seulement le temps nécessaire à la transmission.
3. Recevoir l'accusé du Système d'Échange (rejet, livraison ou non-livraison) consultable dans la zone dédiée du portail.
4. Si l'accusé est un rejet, corriger l'erreur indiquée et renvoyer la facture avec la même date et numérotation mais un nom de fichier différent.
5. Activer ou vérifier le service d'archivage conforme pour conserver l'original définitif dans le temps.

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Un cas hypothétique

Exemple hypothétique : une entreprise émet une facture avec un montant imposable de 100 euros et un taux de 22%, mais indique par erreur une TVA de 20 euros. Le Système d'Échange détecte l'incohérence et rejette le fichier avec le code d'erreur correspondant. L'administration corrige le montant de la TVA à 22 euros, maintient la même date et le même numéro que la facture originale, renomme le fichier et le renvoie au Système d'Échange, qui cette fois l'accepte et envoie l'accusé de livraison.

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Vérifications avant et après le renvoi

• Le code d'erreur de l'accusé de rejet a été lu et compris correctement.
• La facture corrigée conserve la date et la numérotation originales.
• Le nom du fichier a été modifié lorsque la facture n'est pas produite via la procédure web du portail.
• L'accusé final (livraison ou non-livraison) a été archivé avec le fichier.
• La facture définitive a été envoyée à l'archivage conforme.

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Ce qu'une entreprise peut mettre en place dans son propre logiciel de gestion

Une entreprise peut demander à son fournisseur de logiciel de tracer, pour chaque facture, l'accusé reçu du Système d'Échange, le code d'erreur associé à d'éventuels rejets et la relation entre la facture originale et la facture corrigée renvoyée. Ce sont des choix opérationnels suggérés, non des fonctionnalités certifiées d'un produit spécifique.

Il est utile d'attribuer un rôle responsable de la vérification des accusés et une étape de révision avant le renvoi, afin que la correction reste reconstituable avec la date de prise de connaissance par le client.

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Questions fréquentes

Pourquoi la facture corrigée doit-elle avoir la même date et numérotation que l'originale ? Parce que cela permet de relier la correction à la facture rejetée, en maintenant la traçabilité de l'opération.

Où trouve-t-on le motif du rejet ? Dans l'accusé de rejet envoyé par le Système d'Échange, qui inclut un code d'erreur et une brève description.

Que se passe-t-il après l'acceptation de la facture corrigée ? Le document définitif peut être envoyé à l'archivage conforme, qui garantit la lisibilité et la récupérabilité dans le temps.

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Prochaine étape

Vérifiez avec votre service administratif comment sont archivés aujourd'hui les accusés de rejet et si chaque correction peut être reliée au document original : c'est le premier contrôle pour rendre le processus vraiment traçable.