Fatturazione elettronica: come assegnare le responsabilità nel processo, dalla predisposizione all'invio al SdI

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Quattro compiti, quattro responsabili

La responsabilità sulla fatturazione elettronica si può distribuire su quattro compiti distinti: chi predispone i dati, chi verifica l'anagrafica del cliente, chi genera il file XML e chi lo trasmette al Sistema di Interscambio (SdI). La prima volta che si usa una procedura occorre verificare i dati del fornitore recuperati dall'Anagrafe Tributaria, modificabili in tutto tranne la partita IVA.

Se la partita IVA o il codice fiscale del cliente non esistono in Anagrafe Tributaria, la fattura viene scartata dal SdI: assegnare questa verifica a una persona precisa riduce gli scarti.

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Il quadro normativo di riferimento

Dal 1° gennaio 2019 l'obbligo di fattura elettronica vale per le operazioni B2B e B2C tra soggetti residenti o stabiliti in Italia; per le operazioni verso la Pubblica Amministrazione l'obbligo era già in vigore dal 31 marzo 2015. Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche tra privati sono definite dal provvedimento n. 433608 del 24 novembre 2022, mentre per le fatture verso la PA restano valide le regole del Decreto Ministeriale n. 55/2013.

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La sequenza dei compiti

Passaggi

1. Predisposizione: compilare il file XML con i dati minimi previsti dall'art. 21 del Dpr n. 633/1972, tramite procedura web, software scaricabile o App FatturAE.
2. Verifica fornitore: al primo utilizzo controllare i dati del cedente/prestatore recuperati dall'Anagrafe Tributaria; solo la partita IVA non è modificabile.
3. Verifica cliente: inserire i dati del cessionario/committente; la procedura verifica in tempo reale l'esistenza della partita IVA/codice fiscale in Anagrafe Tributaria.
4. Invio: trasmettere il file XML al SdI tramite portale, procedura web, App FatturAE, PEC all'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it, oppure canale SFTP o Web Service.
5. Conservazione: conservare le fatture in modo conforme, sicuro e inalterabile con i servizi gratuiti dell'Agenzia o software conformi alle specifiche tecniche.

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Un caso ipotetico di assegnazione ruoli

In un caso ipotetico, una PMI italiana assegna la predisposizione della fattura all'amministrazione, la verifica dei dati cliente a un responsabile commerciale che conosce la controparte, e l'invio tramite canale SFTP a chi gestisce i sistemi informativi. Se il cliente ha una partita IVA inesistente in Anagrafe Tributaria, il responsabile commerciale la corregge prima che la fattura venga scartata dal SdI.

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Verifiche da assegnare prima dell'invio

• Verificare i dati del fornitore recuperati dall'Anagrafe Tributaria, salvo la partita IVA non modificabile.
• Controllare che la partita IVA o il codice fiscale del cliente esista in Anagrafe Tributaria.
• Scegliere il canale di trasmissione al SdI: portale, procedura web, App FatturAE, PEC o canale SFTP/Web Service.
• Verificare che software e servizi usati siano conformi alle specifiche del provvedimento del 24 novembre 2022.

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Come un gestionale può rendere tracciabile il processo

Un software gestionale può essere configurato per rendere visibile chi ha predisposto una fattura, chi ha verificato i dati del cliente e chi ha effettuato l'invio al SdI, tracciando la responsabilità di ciascun passaggio. È una scelta operativa suggerita: definire un ruolo per la verifica anagrafica prima dell'invio aiuta a intercettare i casi in cui partita IVA o codice fiscale non esistono in Anagrafe Tributaria, evitando lo scarto da parte del SdI.

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Domande frequenti sui ruoli

• Chi deve verificare i dati del fornitore? Chi usa la procedura per la prima volta, perché tutti i dati sono modificabili tranne la partita IVA.
• Chi controlla la partita IVA del cliente? Chi inserisce i dati del cessionario/committente, poiché la procedura verifica in tempo reale l'esistenza in Anagrafe Tributaria.
• Chi sceglie il canale di invio? Chi gestisce i sistemi informativi, scegliendo tra portale, procedura web, App FatturAE, PEC o canale SFTP/Web Service.

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Il passo pratico da fare ora

Mappa i quattro compiti - predisposizione, verifica fornitore, verifica cliente, invio - su persone o ruoli definiti in azienda, verificando che i software usati siano conformi al provvedimento del 24 novembre 2022.