Facturation électronique : comment attribuer les responsabilités dans le processus, de la préparation à l'envoi au SdI

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Quatre tâches, quatre responsables

La responsabilité de la facturation électronique peut être répartie sur quatre tâches distinctes : qui prépare les données, qui vérifie les données du client, qui génère le fichier XML et qui le transmet au Système d'Échange (SdI). La première fois qu'une procédure est utilisée, il faut vérifier les données du fournisseur récupérées du Registre Fiscal, modifiables intégralement sauf le numéro de TVA.

Si le numéro de TVA ou le code fiscal du client n'existe pas dans le Registre Fiscal, la facture est rejetée par le SdI : attribuer cette vérification à une personne précise réduit les rejets.

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Le cadre réglementaire

Depuis le 1er janvier 2019, l'obligation de facturation électronique s'applique aux opérations B2B et B2C entre parties résidentes ou établies en Italie ; pour les opérations avec l'administration publique, l'obligation était déjà en vigueur depuis le 31 mars 2015. Les règles pour préparer, transmettre, recevoir et conserver les factures électroniques entre particuliers sont définies par la disposition n° 433608 du 24 novembre 2022, tandis que pour les factures envers l'administration publique les règles du Décret Ministériel n° 55/2013 restent valables.

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La séquence des tâches

Étapes

1. Préparation : remplir le fichier XML avec les données minimales prévues par l'art. 21 du Décret Présidentiel n° 633/1972, via la procédure web, un logiciel téléchargeable ou l'application FatturAE.
2. Vérification fournisseur : lors de la première utilisation, vérifier les données du fournisseur récupérées du Registre Fiscal ; seul le numéro de TVA ne peut pas être modifié.
3. Vérification client : saisir les données du client ; la procédure vérifie en temps réel l'existence du numéro de TVA/code fiscal dans le Registre Fiscal.
4. Envoi : transmettre le fichier XML au SdI via le portail, la procédure web, l'application FatturAE, la messagerie certifiée (PEC) à sdi01@pec.fatturapa.it, ou un canal SFTP/Web Service.
5. Conservation : conserver les factures de manière conforme, sécurisée et inaltérable avec les services gratuits de l'Agence ou des logiciels conformes aux spécifications techniques.

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Un cas hypothétique d'attribution des rôles

Dans un cas hypothétique, une PME italienne attribue la préparation de la facture à l'administration, la vérification des données client à un responsable commercial qui connaît la contrepartie, et l'envoi via un canal SFTP à la personne qui gère les systèmes d'information. Si le client a un numéro de TVA qui n'existe pas dans le Registre Fiscal, le responsable commercial le corrige avant que la facture ne soit rejetée par le SdI.

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Vérifications à attribuer avant l'envoi

• Vérifier les données du fournisseur récupérées du Registre Fiscal, sauf le numéro de TVA qui ne peut pas être modifié.
• Vérifier que le numéro de TVA ou le code fiscal du client existe dans le Registre Fiscal.
• Choisir le canal de transmission au SdI : portail, procédure web, application FatturAE, PEC ou canal SFTP/Web Service.
• Vérifier que les logiciels et services utilisés sont conformes aux spécifications de la disposition du 24 novembre 2022.

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Comment un logiciel de gestion peut rendre le processus traçable

Un logiciel de gestion peut être configuré pour rendre visible qui a préparé une facture, qui a vérifié les données du client et qui l'a envoyée au SdI, en traçant la responsabilité de chaque étape. C'est un choix opérationnel suggéré : définir un rôle pour la vérification des données avant l'envoi aide à repérer les cas où le numéro de TVA ou le code fiscal n'existe pas dans le Registre Fiscal, évitant ainsi le rejet par le SdI.

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Questions fréquentes sur les rôles

• Qui doit vérifier les données du fournisseur ? Celui qui utilise la procédure pour la première fois, car toutes les données peuvent être modifiées sauf le numéro de TVA.
• Qui vérifie le numéro de TVA du client ? Celui qui saisit les données du client, car la procédure vérifie en temps réel son existence dans le Registre Fiscal.
• Qui choisit le canal d'envoi ? Celui qui gère les systèmes d'information, en choisissant entre le portail, la procédure web, l'application FatturAE, la PEC ou le canal SFTP/Web Service.

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L'étape pratique à suivre maintenant

Faites correspondre les quatre tâches - préparation, vérification fournisseur, vérification client, envoi - à des personnes ou rôles définis dans votre entreprise, en vérifiant que les logiciels utilisés sont conformes à la disposition du 24 novembre 2022.