Facturación electrónica: cómo asignar las responsabilidades en el proceso, desde la preparación hasta el envío al SdI

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Cuatro tareas, cuatro responsables

La responsabilidad de la facturación electrónica se puede distribuir en cuatro tareas distintas: quién prepara los datos, quién verifica los datos del cliente, quién genera el archivo XML y quién lo transmite al Sistema de Intercambio (SdI). La primera vez que se utiliza un procedimiento hay que verificar los datos del proveedor recuperados del Registro Fiscal, modificables en su totalidad excepto el número de IVA.

Si el número de IVA o el código fiscal del cliente no existe en el Registro Fiscal, la factura es rechazada por el SdI: asignar esta verificación a una persona concreta reduce los rechazos.

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El marco normativo

Desde el 1 de enero de 2019, la obligación de facturación electrónica se aplica a las operaciones B2B y B2C entre partes residentes o establecidas en Italia; para las operaciones con la Administración Pública, la obligación ya estaba vigente desde el 31 de marzo de 2015. Las reglas para preparar, transmitir, recibir y conservar las facturas electrónicas entre particulares están definidas por la disposición n.º 433608 del 24 de noviembre de 2022, mientras que para las facturas a la Administración Pública siguen vigentes las reglas del Decreto Ministerial n.º 55/2013.

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La secuencia de tareas

Pasos

1. Preparación: completar el archivo XML con los datos mínimos previstos por el art. 21 del Decreto Presidencial n.º 633/1972, mediante el procedimiento web, software descargable o la aplicación FatturAE.
2. Verificación del proveedor: en el primer uso, verificar los datos del proveedor recuperados del Registro Fiscal; solo el número de IVA no se puede modificar.
3. Verificación del cliente: introducir los datos del cliente; el procedimiento verifica en tiempo real la existencia del número de IVA/código fiscal en el Registro Fiscal.
4. Envío: transmitir el archivo XML al SdI a través del portal, el procedimiento web, la aplicación FatturAE, correo certificado (PEC) a sdi01@pec.fatturapa.it, o un canal SFTP/Web Service.
5. Conservación: conservar las facturas de forma conforme, segura e inalterable con los servicios gratuitos de la Agencia o software conforme a las especificaciones técnicas.

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Un caso hipotético de asignación de roles

En un caso hipotético, una pyme italiana asigna la preparación de la factura a la administración, la verificación de los datos del cliente a un responsable comercial que conoce a la contraparte, y el envío mediante canal SFTP a quien gestiona los sistemas informáticos. Si el cliente tiene un número de IVA que no existe en el Registro Fiscal, el responsable comercial lo corrige antes de que la factura sea rechazada por el SdI.

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Verificaciones a asignar antes del envío

• Verificar los datos del proveedor recuperados del Registro Fiscal, excepto el número de IVA, que no se puede modificar.
• Comprobar que el número de IVA o el código fiscal del cliente existe en el Registro Fiscal.
• Elegir el canal de transmisión al SdI: portal, procedimiento web, aplicación FatturAE, PEC o canal SFTP/Web Service.
• Verificar que el software y los servicios utilizados cumplen con las especificaciones de la disposición del 24 de noviembre de 2022.

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Cómo un software de gestión puede hacer trazable el proceso

Un software de gestión puede configurarse para mostrar quién preparó una factura, quién verificó los datos del cliente y quién la envió al SdI, dejando trazabilidad de la responsabilidad de cada paso. Es una elección operativa sugerida: definir un rol para la verificación de datos antes del envío ayuda a detectar los casos en que el número de IVA o el código fiscal no existe en el Registro Fiscal, evitando el rechazo por parte del SdI.

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Preguntas frecuentes sobre los roles

• ¿Quién debe verificar los datos del proveedor? Quien utiliza el procedimiento por primera vez, ya que todos los datos pueden modificarse excepto el número de IVA.
• ¿Quién verifica el número de IVA del cliente? Quien introduce los datos del cliente, ya que el procedimiento verifica en tiempo real su existencia en el Registro Fiscal.
• ¿Quién elige el canal de envío? Quien gestiona los sistemas informáticos, eligiendo entre el portal, el procedimiento web, la aplicación FatturAE, la PEC o el canal SFTP/Web Service.

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El paso práctico a seguir ahora

Asigne las cuatro tareas - preparación, verificación del proveedor, verificación del cliente, envío - a personas o roles definidos en su empresa, comprobando que el software utilizado cumple con la disposición del 24 de noviembre de 2022.