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Die zu prüfenden Pflichtangaben
Artikel 226 der Mehrwertsteuerrichtlinie macht bestimmte Angaben auf ausgestellten Rechnungen verpflichtend, sofern keine Sonderbestimmungen gelten: das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer, die die Rechnung eindeutig identifiziert, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des liefernden bzw. leistenden Unternehmers sowie, in den in dieser Bestimmung vorgesehenen Fällen, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden oder Empfängers.
Diese Elemente sind der erste Block von Kontrollen, die vor der Ausstellung von Rechnungen eingerichtet werden sollten, wobei von Fall zu Fall zu prüfen ist, wann auch die Umsatzsteuernummer des Empfängers erforderlich ist.
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Warum diese Angaben verpflichtend sind
Die Pflicht zur Rechnungsausstellung ergibt sich aus Artikel 220 für Lieferungen von Gegenständen und Dienstleistungen an einen anderen Steuerpflichtigen oder eine nicht steuerpflichtige juristische Person sowie für Anzahlungen, die vor Ausführung des Umsatzes erhalten werden.
Beträge können in jeder Währung angegeben werden, der zu zahlende Mehrwertsteuerbetrag muss jedoch in der Landeswährung des Mitgliedstaats angegeben werden, unter Anwendung des vorgesehenen Umrechnungskursmechanismus.
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Wie Artikel 226 in operative Kontrollen umgesetzt wird
Schritte
- Automatische Erfassung des Ausstellungsdatums bei Erstellung des Dokuments.
- Zuweisung einer eindeutigen fortlaufenden Nummer für jede verwendete Rechnungsreihe.
- Prüfung des Formats der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten vor der Ausstellung.
- Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden oder Empfängers in den Fällen, in denen der Umsatz dies erfordert.
- Umrechnung des Mehrwertsteuerbetrags in die Landeswährung, wenn die Rechnung in einer anderen Währung ausgestellt wird.
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Hypothetisches Beispiel
Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen stellt Rechnungen an Kunden in drei verschiedenen Mitgliedstaaten in unterschiedlichen Währungen aus. Das System weist jeder Reihe eine fortlaufende Nummer zu, prüft die Umsatzsteuernummer des Lieferanten und, sofern erforderlich, die des Empfängers, und rechnet den fälligen Betrag in die Landeswährung des zuständigen Mitgliedstaats um, wie im Umrechnungskursmechanismus vorgesehen.
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Vor der Ausstellung zu prüfende Kontrollen
- Das Ausstellungsdatum ist vorhanden und stimmt mit dem Erstellungszeitpunkt überein.
- Die fortlaufende Nummer ist eindeutig und wiederholt sich nicht zwischen den Reihen.
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten ist vorhanden und im richtigen Format; die des Kunden wird geprüft, wenn diese Angabe erforderlich ist.
- Der Mehrwertsteuerbetrag ist in der Landeswährung des Mitgliedstaats angegeben.
- Bei elektronischen Rechnungen ist die Zustimmung des Empfängers erfasst, sofern keine nationale Ausnahme gilt.
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Was ein Unternehmen mit seinem Softwarepartner konfigurieren kann
Ein Unternehmen kann seinen Softwarepartner bitten, Felder für Datum, fortlaufende Nummerierung und die anwendbaren Umsatzsteuernummern mit Validierungskontrollen vor der Ausstellung einzurichten. Dies ist eine empfohlene operative Entscheidung, keine vom Werkzeug auferlegte gesetzliche Anforderung.
Für die Archivierung kann das Unternehmen Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen, wer Kopien ausgestellter und erhaltener Rechnungen aufbewahrt und wie Informationen im Falle einer Anfrage schnell verfügbar gemacht werden, wobei ein Prüfpfad zwischen Rechnung und Umsatz beibehalten wird.
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Häufig gestellte Fragen
Artikel 233 verlangt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Archivierungsfrist gewährleistet werden, unter anderem durch Verwaltungskontrollen, die einen verlässlichen Prüfpfad schaffen.
Artikel 236 erlaubt es bei Sammelrechnungen mit mehreren elektronischen Rechnungen an denselben Empfänger, gemeinsame Angaben nur einmal aufzuführen, sofern für jede Rechnung alle Informationen zugänglich bleiben.
Artikel 242 verlangt eine Buchführung, die ausreichend detailliert ist, um die Anwendung der Mehrwertsteuer und ihre Kontrolle durch die Steuerverwaltung zu ermöglichen.
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Nächster Schritt
Prüfen Sie mit Ihrem Softwarepartner, welche Pflichtfelder nach Artikel 226 bereits automatisch kontrolliert werden und welche eine zusätzliche Konfiguration erfordern, einschließlich der Archivierungsregeln nach Artikel 244 und 245.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Welche Mindestangaben verlangt Artikel 226?
Das Ausstellungsdatum, eine eindeutige fortlaufende Nummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten und, in den Fällen, in denen diese Angabe erforderlich ist, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden oder Empfängers.
Erfordert eine elektronische Rechnung immer die Zustimmung des Empfängers?
Im Allgemeinen ja, sofern der Mitgliedstaat keine Ausnahme für in seinem Gebiet ansässige Steuerpflichtige vorsieht.
Wie lange müssen Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung gewährleistet werden?
Vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Archivierungsfrist der Rechnung, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder elektronisch vorliegt.
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