Mehrwertsteuerkorrektur: Welche Informationen machen sie nachverfolgbar

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Was eine Mehrwertsteuerkorrektur nachverfolgbar macht

Eine Mehrwertsteuerkorrektur wird nachverfolgbar, wenn der zu berichtigende Betrag in der Landeswährung des Mitgliedstaats ausgedrückt wird, unter Anwendung des in der Richtlinie vorgesehenen Umrechnungsmechanismus, und durch einen verlässlichen Prüfpfad mit der Rechnung und dem ursprünglichen Vorgang verbunden bleibt.

Die periodische Mehrwertsteuererklärung muss alle Angaben enthalten, die zur Bestimmung der geschuldeten Steuer und der abzugsfähigen Beträge erforderlich sind, damit die Korrektur auch in den dem Mitgliedstaat erklärten Gesamtbeträgen sichtbar ist.

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Der Rahmen der Mehrwertsteuerrichtlinie

Die Richtlinie 2006/112/EG regelt das gemeinsame Mehrwertsteuersystem in der Europäischen Union; diese Angaben sind allgemeine Informationen und keine Rechts- oder Steuerberatung.

Die Mitgliedstaaten legen einen Steuerzeitraum von einem, zwei oder drei Monaten fest, mit der Möglichkeit einer abweichenden Dauer, sofern diese ein Jahr nicht übersteigt, und die Erklärung muss innerhalb einer Frist von höchstens zwei Monaten nach Ablauf des Zeitraums eingereicht werden.

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Praktischer Weg zur Nachverfolgbarkeit einer Korrektur

Schritte

1. Die ursprüngliche Rechnung und den Vorgang der Lieferung oder Dienstleistung, auf den sich die Korrektur bezieht, identifizieren.
2. Den zu berichtigenden Mehrwertsteuerbetrag in der Landeswährung ausdrücken, unter Anwendung des Umrechnungsmechanismus nach Artikel 91.
3. Die Korrektur mit Verwaltungskontrollen dokumentieren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Vorgang schaffen.
4. Die aktualisierten Daten in der periodischen Mehrwertsteuererklärung angeben, einschließlich geschuldeter Steuer und Abzüge.
5. Eine Kopie der berichtigten Rechnung zusammen mit dem Original archivieren und den zuständigen Behörden zugänglich halten.

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Ein hypothetischer Fall

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen stellt eine Rechnung in Fremdwährung aus und entdeckt später einen Fehler beim angewandten Steuersatz. Um die Korrektur nachverfolgbar zu machen, berechnet es den zu berichtigenden Mehrwertsteuerbetrag in Landeswährung anhand des vorgesehenen Umrechnungskurses neu, verknüpft die neue Rechnung mit dem ursprünglichen Vorgang über eine interne Referenz und archiviert beide Dokumente zusammen, bereit für eine mögliche Anfrage der Behörden.

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Zu prüfende Informationselemente

• Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer und vollständige Anschrift des Lieferanten und des am Vorgang beteiligten Empfängers.
• Datum der ursprünglichen Lieferung oder Dienstleistung, falls abweichend vom Ausstellungsdatum der Rechnung.
• Steuerbemessungsgrundlage, angewandter Steuersatz und korrekter Mehrwertsteuerbetrag für jeden Steuersatz oder jede Befreiung.
• Zu berichtigender Mehrwertsteuerbetrag, ausgedrückt in Landeswährung mit dem angewandten Umrechnungskurs.
• Ein Verweis, der die berichtigte Rechnung mit der ursprünglichen Rechnung und dem ursprünglichen Vorgang verknüpft, für den Prüfpfad.

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Betriebliche Entscheidungen, die ein Unternehmen konfigurieren kann

• Ein Unternehmen kann ein eigenes Feld einrichten, um den zu berichtigenden Mehrwertsteuerbetrag in Landeswährung zu erfassen, getrennt vom ursprünglichen Betrag in Fremdwährung.
• Es ist möglich, eine Prüfungsrolle zuzuweisen, die die Verknüpfung zwischen berichtigter und ursprünglicher Rechnung vor der Archivierung überprüft.
• Man kann vom Softwareanbieter ein Protokoll verlangen, das Datum, Betrag und Grund jeder Korrektur erfasst, um den Prüfpfad aufzubauen.
• Korrekturen können mit den in der periodischen Erklärung angegebenen Daten verknüpft werden, damit die Gesamtbeträge mit den archivierten Rechnungen übereinstimmen.

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Häufige Klärungen

• Die Rechnungswährung kann eine beliebige Währung sein, der zu berichtigende Mehrwertsteuerbetrag muss jedoch stets in Landeswährung ausgedrückt werden.
• Der Prüfpfad kann auf internen Verwaltungskontrollen beruhen, nicht notwendigerweise auf einem bestimmten System.
• Bei Sammlungen elektronischer Rechnungen an denselben Empfänger können gemeinsame Angaben nur einmal genannt werden, sofern sie für jede Rechnung zugänglich sind.

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Nächster Schritt

Überprüfen Sie, dass Ihr Archivierungsprozess sowohl die ursprüngliche als auch die berichtigte Rechnung aufbewahrt, mit schnellem Zugriff für die zuständigen Behörden im Falle einer Anfrage.