Régularisation de TVA : quelles informations la rendent traçable

01

Ce qui rend une régularisation de TVA traçable

Une régularisation de TVA devient traçable lorsque le montant à régulariser est exprimé dans la monnaie nationale de l'État membre, en utilisant le mécanisme de conversion prévu par la directive, et reste relié, par une piste d'audit fiable, à la facture et à l'opération d'origine.

La déclaration de TVA périodique doit comporter toutes les données nécessaires pour déterminer la taxe due et les déductions à opérer, afin que la régularisation soit également visible dans les totaux déclarés à l'État membre.

02

Le cadre de la directive TVA

La Directive 2006/112/CE régit le système commun de TVA dans l'Union européenne ; ces indications sont des informations générales et non un conseil juridique ou fiscal.

Les États membres fixent une période imposable d'un, deux ou trois mois, avec la possibilité d'une durée différente à condition qu'elle n'excède pas un an, et la déclaration doit être déposée dans un délai n'excédant pas deux mois après l'expiration de la période.

03

Parcours pratique pour rendre une régularisation traçable

Étapes

1. Identifier la facture d'origine et l'opération de livraison de biens ou de prestation de services à laquelle la régularisation se rapporte.
2. Exprimer le montant de TVA à régulariser dans la monnaie nationale, en appliquant le mécanisme de conversion de l'article 91.
3. Documenter la régularisation avec des contrôles de gestion qui créent une piste d'audit fiable entre la facture et l'opération.
4. Reporter les données mises à jour dans la déclaration de TVA périodique, y compris la taxe due et les déductions.
5. Archiver une copie de la facture rectifiée avec l'originale, en la gardant disponible pour les autorités compétentes.

04

Un cas hypothétique

Exemple hypothétique : une entreprise émet une facture en devise étrangère et découvre ensuite une erreur sur le taux appliqué. Pour rendre la régularisation traçable, elle recalcule le montant de TVA à régulariser en monnaie nationale à l'aide du taux de conversion prévu, relie la nouvelle facture à l'opération d'origine par une référence interne et archive les deux documents ensemble, prêts pour une éventuelle demande des autorités.

05

Éléments d'information à vérifier

• Numéro d'identification TVA et adresse complète du fournisseur et du destinataire impliqués dans l'opération.
• Date de la livraison ou de la prestation d'origine, si différente de la date d'émission de la facture.
• Base d'imposition, taux appliqué et montant de TVA correct pour chaque taux ou exonération.
• Montant de TVA à régulariser exprimé en monnaie nationale avec le taux de conversion appliqué.
• Une référence reliant la facture rectifiée à la facture et à l'opération d'origine, pour la piste d'audit.

06

Choix opérationnels qu'une entreprise peut configurer

• Une entreprise peut configurer un champ dédié pour enregistrer le montant de TVA à régulariser en monnaie nationale, distinct du montant d'origine en devise étrangère.
• Il est possible d'attribuer un rôle de révision qui vérifie le lien entre la facture rectifiée et la facture d'origine avant l'archivage.
• On peut demander au fournisseur logiciel un registre qui trace la date, le montant et le motif de chaque régularisation, pour construire la piste d'audit.
• Les régularisations peuvent être liées aux données reportées dans la déclaration périodique, afin que les totaux restent cohérents avec les factures archivées.

07

Clarifications fréquentes

• La monnaie de facturation peut être n'importe quelle devise, mais le montant de TVA à régulariser doit toujours être exprimé en monnaie nationale.
• La piste d'audit peut se fonder sur des contrôles de gestion internes, pas nécessairement sur un système spécifique.
• Pour les lots de factures électroniques adressées au même destinataire, les indications communes peuvent être mentionnées une seule fois si elles sont accessibles pour chaque facture.

08

Prochaine étape

Vérifiez que votre processus d'archivage conserve à la fois la facture d'origine et la facture rectifiée, avec un accès rapide pour les autorités compétentes en cas de demande.