Verwaltungsdaten und gesetzliche Buchführung: Wie man sie gemäß Artikel 2214 und 2215-bis des Zivilgesetzbuchs…

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Die Unterscheidung im Überblick

Artikel 2214 des Zivilgesetzbuchs unterscheidet zwei Kategorien von Dokumentation für den Unternehmer, der eine Handelstätigkeit ausübt, wobei Kleinunternehmer von diesen Pflichten ausgenommen sind: die eigentlichen Pflichtbücher, nämlich das Journal und das Inventarbuch, und die 'sonstigen Buchführungsunterlagen', die aufgrund der Art und Größe des Unternehmens erforderlich sind. Hinzu kommen Korrespondenz, Telegramme und erhaltene oder versandte Rechnungen, die ordentlich für jedes Geschäft aufzubewahren sind. Die Unterscheidung betrifft also nicht die Form des Dokuments, sondern die Quelle der Verpflichtung: unmittelbares Gesetz oder betrieblicher Bedarf.

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Warum die Unterscheidung auch digital wichtig ist

Artikel 2215-bis erweitert den Anwendungsbereich: Bücher, Register, Aufzeichnungen und Dokumentation, sowohl die gesetzlich oder durch Verordnung vorgeschriebenen als auch die aufgrund der Art oder Größe des Unternehmens erforderlichen, können mit informatischen Mitteln erstellt und geführt werden. In beiden Fällen müssen die Aufzeichnungen jederzeit einsehbar bleiben und primäre und originale Information darstellen, aus der Reproduktionen und Kopien für die vom Gesetz erlaubten Zwecke erstellt werden können. Das bedeutet, dass auch digitale Verwaltungsdaten, nicht nur die formal vorgeschriebenen Bücher, demselben Grundsatz der Integrität und Verfügbarkeit folgen.

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Wie man die eigenen Register kartiert

Schritte

1. Ermitteln, welche Register gesetzlich vorgeschrieben sind: Journal und Inventarbuch gemäß Artikel 2214 des Zivilgesetzbuchs, eine Pflicht, die für Kleinunternehmer nicht gilt.
2. Prüfen, welche sonstigen Aufzeichnungen aufgrund der Art oder Größe des Unternehmens erforderlich sind, einschließlich Korrespondenz und Rechnungen.
3. Bei Führung mit informatischen Mitteln mindestens einmal jährlich Zeitstempel und digitale Signatur anwenden, wie in Art. 2215-bis vorgesehen.
4. Alle Aufzeichnungen und Dokumente zehn Jahre ab dem Datum der letzten Eintragung aufbewahren, gemäß Artikel 2220.
5. Das Jahresinventar mit Aktiva und Passiva erstellen, unterschrieben innerhalb von drei Monaten nach der Frist für die Steuererklärung, gemäß Art. 2217.

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Hypothetisches Beispiel

Hypothetisches Beispiel: Ein Handelsunternehmen führt das Journal und das Inventarbuch als Pflichtaufzeichnungen gemäß Art. 2214 und erfasst die Geschäftsvorgänge Tag für Tag, wie es Art. 2216 vorschreibt. Getrennt davon bewahrt es als Verwaltungsdaten die erhaltenen und versandten Rechnungen sowie die Korrespondenz zu jedem Geschäft auf und ordnet sie chronologisch. Entscheidet es sich, beide Kategorien zu digitalisieren, wendet es den jährlichen Zeitstempel und die digitale Signatur gemäß Art. 2215-bis an und hält die Aufzeichnungen jederzeit einsehbar.

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Prüfungen vor der Archivierung

• Prüfen, ob das Register zu den Pflichtbüchern gemäß Art. 2214, der für Kleinunternehmer nicht gilt, oder zu den sonstigen, aufgrund der Art des Unternehmens erforderlichen Aufzeichnungen gehört.
• Prüfen, ob das Journal die Geschäftsvorgänge Tag für Tag erfasst, wie es Art. 2216 vorschreibt.
• Sicherstellen, dass das Jahresinventar Aktiva und Passiva des Unternehmens enthält, gemäß Art. 2217.
• Stempelung oder Beglaubigung nur dort prüfen, wo sie durch Sondergesetze vorgeschrieben ist, gemäß Art. 2215.
• Bei digitaler Führung jährlichen Zeitstempel und digitale Signatur gemäß Art. 2215-bis prüfen.

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Wie Verwaltungssoftware die Unterscheidung unterstützen kann

Ein Unternehmen kann sich dafür entscheiden, zusammen mit seinem Softwarepartner eine getrennte Nachverfolgung zwischen Pflichtregistern wie Journal und Inventarbuch und den sonstigen, aufgrund der Art des Unternehmens erforderlichen Verwaltungsaufzeichnungen einzurichten und dabei unterschiedliche Rollen für die jeweils Verantwortlichen festzulegen. Dies ist eine empfohlene betriebliche Entscheidung, keine unmittelbar aus der Software resultierende Anforderung, die dazu dient, die Aufzeichnungen jederzeit einsehbar zu halten, im Einklang mit dem in Art. 2215-bis vorgesehenen Grundsatz.

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Wichtige Punkte

• Pflichtbücher benötigen eine fortlaufende Nummerierung, aber nicht unbedingt eine Stempelung, gemäß Art. 2215.
• Sonstige Aufzeichnungen, wie Korrespondenz und Rechnungen, müssen ordentlich für jedes Geschäft aufbewahrt werden, nicht als gestempelte Bücher.
• Beide Kategorien müssen, wenn digital, primäre und originale, jederzeit einsehbare Information bleiben, gemäß Art. 2215-bis.
• Alle Aufzeichnungen, ob Pflicht- oder Verwaltungsunterlagen, folgen derselben zehnjährigen Aufbewahrungsfrist gemäß Art. 2220.

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Nächster praktischer Schritt

Um diese Unterscheidung korrekt anzuwenden, ist es sinnvoll, die vorhandenen Register zu kartieren und für jedes anzugeben, ob es zu den Pflichtbüchern gemäß Art. 2214 oder zu den sonstigen, aufgrund der Art des Unternehmens erforderlichen Aufzeichnungen gehört, und mit dem eigenen Berater zu prüfen, ob das gewählte Aufbewahrungsformat, papierbasiert oder digital, den Artikeln 2215, 2215-bis und 2220 entspricht.