Conservación ordenada de la documentación empresarial: la checklist del Código Civil

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Qué exige el Código Civil sobre la conservación de documentos

Quien ejerce una actividad comercial debe llevar el libro diario y el libro de inventarios, además de los demás registros contables requeridos por la naturaleza y el tamaño de la empresa, y conservar ordenadamente, para cada operación, los originales de las cartas, telegramas y facturas recibidas, junto con las copias de las enviadas.

Los registros contables, facturas, cartas y telegramas deben conservarse durante diez años desde la fecha del último asiento.

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Quién está obligado y qué excepciones existen

La obligación de llevar el libro diario, el libro de inventarios y otros registros contables corresponde a quienes ejercen una actividad comercial; las disposiciones no se aplican a los pequeños empresarios. El libro diario debe indicar día por día las operaciones del ejercicio, mientras que el inventario debe redactarse al inicio de la actividad y luego cada año, con indicación y valoración de activos y pasivos.

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El flujo operativo para organizar la conservación

Pasos

1. Numerar progresivamente los libros contables antes de su uso y aplicar sellado o certificación donde lo prevean las leyes especiales.
2. Actualizar el libro diario día por día y redactar el inventario al inicio de la actividad y luego anualmente.
3. Firmar el inventario dentro de los tres meses siguientes al plazo de la declaración de la renta.
4. Conservar durante diez años desde el último asiento los registros, facturas, cartas y telegramas recibidos y enviados.
5. Si se adopta la lleva electrónica, aplicar al menos una vez al año el sellado de tiempo y la firma digital.

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Un caso hipotético: la organización documental de una SRL

Supongamos una SRL que, además de los registros previstos en el artículo 2214, lleva el libro de decisiones de los socios, el libro de decisiones de los administradores y el libro de decisiones del consejo de vigilancia, como se prevé para las sociedades de responsabilidad limitada. En el libro de decisiones de los socios se transcriben sin demora las actas de las reuniones, aunque se redacten como escritura pública, así como las decisiones de los socios adoptadas según los procedimientos previstos por la ley; la documentación correspondiente es conservada por la sociedad.

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Checklist decisiva antes del cierre del ejercicio

• El libro diario está actualizado día por día con las operaciones del ejercicio.
• El inventario anual se ha redactado y firmado dentro del plazo de tres meses previsto.
• Los libros están numerados progresivamente y, si es necesario, sellados antes de su uso.
• Las facturas, cartas y telegramas recibidos y enviados se conservan durante diez años desde el último asiento.
• Si la lleva es electrónica, se han aplicado el sellado de tiempo y la firma digital al menos una vez al año.

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Configurar el soporte de software para la conservación documental

Una empresa puede optar por configurar, con su socio de software, una trazabilidad que vincule cada asiento contable con la fecha de la operación, para reflejar la actualización diaria requerida para el libro diario. Es una elección operativa sugerida, no una obligación derivada del software, mantener roles distintos entre quienes introducen los datos y quienes firman el inventario anual, y conservar las evidencias de los sellados de tiempo y firmas digitales cuando la lleva es electrónica.

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Puntos a recordar

• El plazo de conservación de los registros contables es de diez años desde el último asiento.
• El inventario debe firmarse dentro de los tres meses siguientes al plazo de la declaración de la renta.
• Los pequeños empresarios no están sujetos a las obligaciones de lleva previstas en el artículo 2214.

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Próximo paso práctico

Antes de su próximo cierre de ejercicio, verifique con su asesor qué libros sociales se aplican a su forma societaria y establezca un calendario que cubra la numeración, la firma del inventario y la conservación decenal.