Conservazione ordinata della documentazione aziendale: la checklist del Codice civile

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Cosa impone il Codice civile sulla conservazione dei documenti

Chi esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari, oltre alle altre scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa, e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, insieme alle copie di quelli spediti.

Le scritture contabili, le fatture, le lettere e i telegrammi devono essere conservati per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione.

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Chi è tenuto e quali eccezioni esistono

L'obbligo di tenuta del libro giornale, del libro degli inventari e delle altre scritture contabili riguarda chi esercita un'attività commerciale; le disposizioni non si applicano ai piccoli imprenditori. Il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni dell'esercizio, mentre l'inventario va redatto all'inizio dell'attività e poi ogni anno, con indicazione e valutazione di attività e passività.

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Il flusso operativo per organizzare la conservazione

Passaggi

1. Numerare progressivamente i libri contabili prima dell'uso e applicare bollatura o vidimazione dove prevista dalle leggi speciali.
2. Aggiornare il libro giornale giorno per giorno e redigere l'inventario all'inizio dell'attività e poi annualmente.
3. Sottoscrivere l'inventario entro tre mesi dal termine per la dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette.
4. Conservare per dieci anni dall'ultima registrazione le scritture, le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e spediti.
5. Se si adotta la tenuta informatica, apporre almeno una volta all'anno marcatura temporale e firma digitale.

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Un caso ipotetico: l'organizzazione documentale di una SRL

Ipotizziamo una SRL che, oltre alle scritture previste dall'articolo 2214, tiene il libro delle decisioni dei soci, il libro delle decisioni degli amministratori e il libro delle decisioni del collegio sindacale, come previsto per le società a responsabilità limitata. Nel libro delle decisioni dei soci vengono trascritti senza indugio i verbali delle assemblee, anche se redatti per atto pubblico, e le decisioni dei soci assunte secondo le modalità previste dalla legge; la relativa documentazione è conservata dalla società.

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Checklist decisionale prima della chiusura d'esercizio

• Il libro giornale è aggiornato giorno per giorno con le operazioni dell'esercizio.
• L'inventario annuale è stato redatto e sottoscritto entro il termine dei tre mesi previsto.
• I libri sono numerati progressivamente e, se richiesto, bollati prima dell'uso.
• Fatture, lettere e telegrammi ricevuti e spediti sono conservati per dieci anni dall'ultima registrazione.
• Se la tenuta è informatica, marcatura temporale e firma digitale sono state apposte almeno una volta all'anno.

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Come impostare il supporto software alla conservazione documentale

Un'azienda può scegliere di configurare, con il proprio partner software, una tracciabilità che colleghi ogni registrazione contabile alla data dell'operazione, così da rispecchiare l'aggiornamento giorno per giorno richiesto per il libro giornale. È una scelta operativa suggerita, non un obbligo derivante dal software, mantenere ruoli distinti tra chi inserisce i dati e chi sottoscrive l'inventario annuale, e conservare le evidenze delle marcature temporali e delle firme digitali quando la tenuta è informatica.

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Punti da ricordare

• Il termine di conservazione delle scritture contabili è di dieci anni dall'ultima registrazione.
• L'inventario va sottoscritto entro tre mesi dal termine per la dichiarazione dei redditi.
• I piccoli imprenditori non sono soggetti agli obblighi di tenuta previsti dall'articolo 2214.

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Prossimo passo pratico

Prima della prossima chiusura d'esercizio, verifica con il tuo consulente quali libri sociali si applicano alla forma societaria adottata e imposta un calendario che copra numerazione, sottoscrizione dell'inventario e conservazione decennale.