Ordnungsgemäße Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: die Checkliste zum Zivilgesetzbuch

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Was das Zivilgesetzbuch zur Aufbewahrung von Unterlagen vorschreibt

Wer eine kaufmännische Tätigkeit ausübt, muss das Journal und das Inventarbuch führen, sowie weitere Buchhaltungsunterlagen, die aufgrund der Art und Größe des Unternehmens erforderlich sind, und für jedes Geschäft die Originale der erhaltenen Briefe, Telegramme und Rechnungen ordentlich aufbewahren, zusammen mit Kopien der versandten.

Buchhaltungsunterlagen, Rechnungen, Briefe und Telegramme müssen zehn Jahre ab dem Datum der letzten Eintragung aufbewahrt werden.

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Wer verpflichtet ist und welche Ausnahmen bestehen

Die Pflicht zur Führung des Journals, des Inventarbuchs und weiterer Buchhaltungsunterlagen betrifft Personen, die eine kaufmännische Tätigkeit ausüben; die Vorschriften gelten nicht für Kleinunternehmer. Das Journal muss die Geschäftsvorgänge Tag für Tag ausweisen, während das Inventar zu Beginn der Tätigkeit und danach jährlich zu erstellen ist, mit Angabe und Bewertung von Aktiva und Passiva.

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Der operative Ablauf zur Organisation der Aufbewahrung

Schritte

1. Buchhaltungsbücher vor Gebrauch fortlaufend nummerieren und, soweit nach Sondergesetzen vorgesehen, stempeln oder beglaubigen lassen.
2. Das Journal Tag für Tag aktualisieren und das Inventar zu Beginn der Tätigkeit und danach jährlich erstellen.
3. Das Inventar innerhalb von drei Monaten nach der Frist für die Einkommensteuererklärung unterschreiben.
4. Buchhaltungsunterlagen, Rechnungen, Briefe und Telegramme, die empfangen und versandt wurden, zehn Jahre ab der letzten Eintragung aufbewahren.
5. Bei elektronischer Buchführung mindestens einmal jährlich einen Zeitstempel und eine digitale Signatur anbringen.

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Ein hypothetischer Fall: die Dokumentenorganisation einer GmbH

Angenommen, eine GmbH führt zusätzlich zu den nach Artikel 2214 vorgeschriebenen Unterlagen das Buch der Gesellschafterbeschlüsse, das Buch der Geschäftsführerbeschlüsse und das Buch der Beschlüsse des Aufsichtsrats, wie für Gesellschaften mit beschränkter Haftung vorgesehen. Im Buch der Gesellschafterbeschlüsse werden die Protokolle der Versammlungen unverzüglich eingetragen, auch wenn sie als öffentliche Urkunde erstellt wurden, ebenso wie die von den Gesellschaftern nach den gesetzlich vorgesehenen Verfahren getroffenen Beschlüsse; die entsprechende Dokumentation wird von der Gesellschaft aufbewahrt.

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Entscheidungscheckliste vor dem Jahresabschluss

• Das Journal wird Tag für Tag mit den Geschäftsvorgängen aktualisiert.
• Das Jahresinventar wurde innerhalb der Dreimonatsfrist erstellt und unterschrieben.
• Die Bücher sind fortlaufend nummeriert und, falls erforderlich, vor Gebrauch gestempelt.
• Empfangene und versandte Rechnungen, Briefe und Telegramme werden zehn Jahre ab der letzten Eintragung aufbewahrt.
• Bei elektronischer Buchführung wurden Zeitstempel und digitale Signatur mindestens einmal jährlich angebracht.

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Einrichtung der Software-Unterstützung für die Dokumentenaufbewahrung

Ein Unternehmen kann sich dafür entscheiden, mit seinem Softwarepartner eine Nachverfolgbarkeit einzurichten, die jede Buchhaltungseintragung mit dem Datum des Vorgangs verknüpft, um die tägliche Aktualisierung des Journals abzubilden. Es handelt sich um eine empfohlene betriebliche Wahl, keine aus der Software abgeleitete Pflicht, getrennte Rollen zwischen den Personen, die Daten eingeben, und denen, die das Jahresinventar unterschreiben, zu wahren und die Nachweise von Zeitstempeln und digitalen Signaturen bei elektronischer Buchführung aufzubewahren.

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Wichtige Punkte zum Merken

• Die Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsunterlagen beträgt zehn Jahre ab der letzten Eintragung.
• Das Inventar muss innerhalb von drei Monaten nach der Frist für die Einkommensteuererklärung unterschrieben werden.
• Kleinunternehmer unterliegen nicht den Führungspflichten nach Artikel 2214.

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Praktischer nächster Schritt

Prüfen Sie vor dem nächsten Jahresabschluss mit Ihrem Berater, welche Gesellschaftsbücher für Ihre Rechtsform gelten, und legen Sie einen Zeitplan fest, der Nummerierung, Unterschrift des Inventars und zehnjährige Aufbewahrung abdeckt.