Conservation ordonnée des documents d'entreprise : la checklist du Code civil

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Ce que le Code civil impose sur la conservation des documents

Toute personne exerçant une activité commerciale doit tenir le journal et le livre d'inventaire, ainsi que les autres registres comptables requis par la nature et la taille de l'entreprise, et conserver en bon ordre, pour chaque affaire, les originaux des lettres, télégrammes et factures reçues, ainsi que les copies de ceux envoyés.

Les registres comptables, factures, lettres et télégrammes doivent être conservés pendant dix ans à compter de la date de la dernière inscription.

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Qui est tenu et quelles exceptions existent

L'obligation de tenir le journal, le livre d'inventaire et les autres registres comptables concerne les personnes exerçant une activité commerciale ; les dispositions ne s'appliquent pas aux petits entrepreneurs. Le journal doit indiquer jour par jour les opérations de l'exercice, tandis que l'inventaire doit être rédigé au début de l'activité puis chaque année, avec indication et évaluation des actifs et passifs.

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Le flux opérationnel pour organiser la conservation

Étapes

1. Numéroter progressivement les livres comptables avant usage et apposer le cachet ou la certification prévus par les lois spéciales.
2. Mettre à jour le journal jour par jour et rédiger l'inventaire au début de l'activité puis chaque année.
3. Signer l'inventaire dans les trois mois suivant le délai de déclaration des revenus.
4. Conserver pendant dix ans à compter de la dernière inscription les registres, factures, lettres et télégrammes reçus et envoyés.
5. En cas de tenue électronique, apposer au moins une fois par an un horodatage et une signature numérique.

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Un cas hypothétique : l'organisation documentaire d'une SARL

Supposons une SARL qui, en plus des registres prévus à l'article 2214, tient le livre des décisions des associés, le livre des décisions des administrateurs et le livre des décisions du conseil de surveillance, comme prévu pour les sociétés à responsabilité limitée. Dans le livre des décisions des associés sont transcrits sans délai les procès-verbaux des assemblées, même établis par acte public, ainsi que les décisions des associés prises selon les modalités prévues par la loi ; la documentation correspondante est conservée par la société.

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Checklist décisionnelle avant la clôture de l'exercice

• Le journal est mis à jour jour par jour avec les opérations de l'exercice.
• L'inventaire annuel a été rédigé et signé dans le délai de trois mois prévu.
• Les livres sont numérotés progressivement et, si nécessaire, cachetés avant usage.
• Les factures, lettres et télégrammes reçus et envoyés sont conservés pendant dix ans à compter de la dernière inscription.
• En cas de tenue électronique, l'horodatage et la signature numérique ont été apposés au moins une fois par an.

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Mettre en place le support logiciel pour la conservation documentaire

Une entreprise peut choisir de configurer, avec son partenaire logiciel, une traçabilité reliant chaque inscription comptable à la date de l'opération, afin de refléter la mise à jour quotidienne exigée pour le journal. C'est un choix opérationnel suggéré, non une obligation découlant du logiciel, de maintenir des rôles distincts entre ceux qui saisissent les données et ceux qui signent l'inventaire annuel, et de conserver les preuves des horodatages et signatures numériques lorsque la tenue est électronique.

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Points à retenir

• Le délai de conservation des registres comptables est de dix ans à compter de la dernière inscription.
• L'inventaire doit être signé dans les trois mois suivant le délai de déclaration des revenus.
• Les petits entrepreneurs ne sont pas soumis aux obligations de tenue prévues à l'article 2214.

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Prochaine étape pratique

Avant votre prochaine clôture d'exercice, vérifiez avec votre conseiller quels livres sociaux s'appliquent à votre forme sociétaire et établissez un calendrier couvrant la numérotation, la signature de l'inventaire et la conservation décennale.