Qué controles preparar antes de enviar una factura electrónica

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Qué controla el Sistema de Intercambio

El SdI verifica que la factura contenga los datos mínimos obligatorios previstos por la ley, como identificadores del proveedor y del cliente, número, fecha, descripción del bien o servicio, base imponible, tipo y IVA. Además comprueba que los números de IVA o códigos fiscales indicados existan en el Registro Fiscal, que el campo Código de destinatario esté completado, y que los valores de base imponible, tipo e IVA sean coherentes entre sí.

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Por qué existen estos controles

Desde el 1 de enero de 2019, todas las facturas entre partes residentes o establecidas en Italia deben ser electrónicas, tanto para operaciones B2B como B2C, además de la obligación hacia la Administración Pública ya vigente desde 2015. Las reglas técnicas para preparar, transmitir, recibir y conservar las facturas están definidas por la disposición n.º 433608 del 24 de noviembre de 2022.

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Cómo organizar el proceso de preparación y envío

Pasos

1. Prepara el archivo XML con un software conforme a las especificaciones técnicas de la disposición del 24 de noviembre de 2022
2. Utiliza el procedimiento web, el software descargable o la app FatturAE puestos a disposición gratuitamente por la Agencia Tributaria, o un software privado conforme
3. Verifica los datos mínimos obligatorios y la coherencia entre base imponible, tipo e IVA antes del envío
4. Transmite el archivo XML a través del portal Fatture e Corrispettivi, por PEC a la dirección sdi01@pec.fatturapa.it, o por un canal telemático activado con el SdI
5. Consulta el recibo de rechazo, entrega o falta de entrega en el área dedicada del portal

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Ejemplo hipotético

Ejemplo hipotético: una empresa prepara una factura con una base imponible de 100 euros y un tipo del 22%, pero por error introduce un IVA de 20 euros en lugar de 22. El SdI detecta la incoherencia entre base imponible, tipo e IVA y devuelve un recibo de rechazo, obligando a la empresa a corregir y reenviar el archivo.

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Controles a realizar antes del envío

• Datos mínimos obligatorios presentes: identificadores, número, fecha, descripción, base imponible, tipo, IVA
• Número de IVA o código fiscal del cliente y del proveedor correctos y existentes en el Registro Fiscal
• Campo Código de destinatario correctamente completado
• Coherencia numérica entre base imponible, tipo e importe de IVA calculado
• Verificar que el archivo no haya sido enviado ya anteriormente, para evitar un duplicado

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Cómo estructurar el control con un software de gestión

Una empresa puede pedir a su software de gestión que soporte un flujo de verificación interno antes del envío: un rol dedicado que controla los datos mínimos obligatorios, un segundo control sobre la coherencia entre base imponible, tipo e IVA, y un registro consultable de los recibos recibidos del SdI. Esta es una elección operativa sugerida, no un requisito del software en sí.

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Preguntas frecuentes

El SdI también acepta facturas no firmadas digitalmente para operaciones hacia sujetos de IVA o consumidores finales, pero si el archivo está firmado, controla la validez del certificado.

Las reglas técnicas de la disposición del 24 de noviembre de 2022 son válidas solo para facturas entre particulares; hacia la Administración Pública siguen vigentes las reglas del Decreto Ministerial n.º 55/2013.

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Próximo paso

Verifica ahora, antes de tu próximo envío, que tu proceso cubra todos los controles sobre datos mínimos, coherencia de IVA y Código de destinatario, para reducir el riesgo de rechazos por parte del SdI.