Welche Kontrollen vor dem Versand einer elektronischen Rechnung vorzubereiten sind

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Was das Austauschsystem kontrolliert

Das SdI überprüft, ob die Rechnung die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestangaben enthält, wie Identifikationsdaten von Lieferant und Kunde, Nummer, Datum, Beschreibung der Ware oder Dienstleistung, Steuerbemessungsgrundlage, Satz und Mehrwertsteuer. Zudem wird geprüft, ob die angegebenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder Steuernummern im Steuerregister existieren, ob das Feld Empfängercode ausgefüllt ist und ob die Werte von Bemessungsgrundlage, Satz und Mehrwertsteuer untereinander konsistent sind.

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Warum diese Kontrollen bestehen

Seit dem 1. Januar 2019 müssen alle Rechnungen zwischen in Italien ansässigen oder niedergelassenen Parteien elektronisch sein, sowohl für B2B- als auch für B2C-Transaktionen, zusätzlich zur bereits seit 2015 geltenden Pflicht gegenüber der öffentlichen Verwaltung. Die technischen Regeln zur Erstellung, Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung von Rechnungen sind in der Verordnung Nr. 433608 vom 24. November 2022 festgelegt.

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Wie der Erstellungs- und Versandprozess zu organisieren ist

Schritte

1. Erstellen Sie die XML-Datei mit einer Software, die den technischen Spezifikationen der Verordnung vom 24. November 2022 entspricht
2. Nutzen Sie das Webverfahren, die herunterladbare Software oder die App FatturAE, die von der Agentur der Einnahmen kostenlos zur Verfügung gestellt werden, oder eine konforme private Software
3. Überprüfen Sie die Mindestangaben und die Konsistenz zwischen Bemessungsgrundlage, Satz und Mehrwertsteuer vor dem Versand
4. Übermitteln Sie die XML-Datei über das Portal Fatture e Corrispettivi, per zertifizierter E-Mail an sdi01@pec.fatturapa.it oder über einen mit dem SdI aktivierten Telematikkanal
5. Prüfen Sie die Ablehnungs-, Zustellungs- oder Nichtzustellungsbestätigung im entsprechenden Bereich des Portals

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Hypothetisches Beispiel

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen erstellt eine Rechnung mit einer Bemessungsgrundlage von 100 Euro und einem Satz von 22 %, gibt jedoch versehentlich eine Mehrwertsteuer von 20 Euro statt 22 an. Das SdI erkennt die Unstimmigkeit zwischen Bemessungsgrundlage, Satz und Mehrwertsteuer und sendet eine Ablehnungsbestätigung, wodurch das Unternehmen die Datei korrigieren und erneut versenden muss.

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Vor dem Versand zu prüfen

• Mindestangaben vorhanden: Identifikationsdaten, Nummer, Datum, Beschreibung, Bemessungsgrundlage, Satz, Mehrwertsteuer
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer von Kunde und Lieferant korrekt und im Steuerregister vorhanden
• Feld Empfängercode korrekt ausgefüllt
• Numerische Konsistenz zwischen Bemessungsgrundlage, Satz und berechnetem Mehrwertsteuerbetrag
• Prüfen, ob die Datei nicht bereits zuvor gesendet wurde, um ein Duplikat zu vermeiden

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Wie die Kontrolle mit einer Verwaltungssoftware zu strukturieren ist

Ein Unternehmen kann seine Verwaltungssoftware bitten, einen internen Prüfworkflow vor dem Versand zu unterstützen: eine zuständige Rolle, die die Mindestangaben prüft, eine zweite Kontrolle der Konsistenz zwischen Bemessungsgrundlage, Satz und Mehrwertsteuer sowie eine nachvollziehbare Aufzeichnung der vom SdI erhaltenen Bestätigungen. Dies ist eine empfohlene organisatorische Entscheidung, keine Anforderung der Software selbst.

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Häufig gestellte Fragen

Das SdI akzeptiert auch nicht digital signierte Rechnungen für Transaktionen gegenüber Umsatzsteuerpflichtigen oder Endverbrauchern, prüft jedoch bei einer signierten Datei die Gültigkeit des Zertifikats.

Die technischen Regeln der Verordnung vom 24. November 2022 gelten nur für Rechnungen zwischen Privaten; gegenüber der öffentlichen Verwaltung gelten weiterhin die Regeln des Ministerialdekrets Nr. 55/2013.

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Nächster Schritt

Prüfen Sie jetzt, vor Ihrem nächsten Versand, ob Ihr Prozess alle Kontrollen zu Mindestangaben, Mehrwertsteuerkonsistenz und Empfängercode abdeckt, um das Risiko von Ablehnungen durch das SdI zu verringern.